eGospodarka.pl
eGospodarka.pl poleca

eGospodarka.plWiadomościPublikacje › Organizowanie i prowadzenie zebrań

Organizowanie i prowadzenie zebrań

2010-11-26 13:44

Przeczytaj także: Budowanie relacji menedżer - pracownik


Planowanie zebrania w taki sposób, by wszyscy przyszli i byli przygotowani do rozmowy

O zaplanowanym spotkaniu trzeba wszystkich zainteresowanych powiadomić. Jeśli jednak tę samą informację przekazujesz wiele razy poszczególnym uczestnikom, możesz łatwo zapomnieć o ważnych szczegółach. Agenda zapewnia, że każdemu przekażesz wszystkie niezbędne wiadomości. Nie ma znaczenia, czy wyślesz tę informację mailem, przekażesz telefonicznie czy rozdasz lub powiesisz jej wydrukowaną wersję.

Ważne, aby każdy z odpowiednim wyprzedzeniem dowiedział się:
  • Co będzie tematem zebrania. Temat zebrania powinien krótko wyjaśniać, jakiego problemu/zagadnienia dotyczy spotkanie i upewnić uczestników, że ich obecność jest potrzebna.
  • Gdzie się odbędzie, jeśli to konieczne, to również wyjaśnienie dla przyjezdnych uczestników (np. z innego oddziału) jak tam trafić/dojechać. Taka dodatkowa informacja może im pomóc w dotarciu na czas, przez co unikniesz sytuacji, kiedy to przez pierwsze 15 minut wszyscy się schodzą i przepraszają, że szukali pokoju 610.
  • Kiedy się odbędzie – by uczestnictwo wszystkich zainteresowanych było realne, powinni oni zostać powiadomieni z odpowiednim wyprzedzeniem (najlepiej minimum 3 dni). Jeśli z jakiegoś powodu zwołujesz zebranie „w ostatniej chwili”, z dnia na dzień, zwyczajnie przeproś za to i wyjaśnij każdemu, dlaczego jego uczestnictwo jest niezbędne. Jeśli bez wyjaśnienia zmusisz wszystkich do nagłej zmiany planów przyjdą na zebranie nastawieni wrogo, a jeśli temat jest dla nich niewygodny, to, informując o nim w ostatniej chwili, bardzo pomogłeś im w znalezieniu argumentu, którym można usprawiedliwić swoją nieobecność.
  • Co jest celem zebrania, czyli dlaczego się spotykacie. Cele będą ułatwiały ocenę efektywności zebrania. Uczestnicy powinni po zapoznaniu się z nimi zrozumieć, dlaczego mają w nim uczestniczyć i w jakim kontekście do niego się przygotować.
  • Kto uczestniczy w zebraniu. Zdecyduj, czy warto każdego poinformować o tym, kto jeszcze pojawi się na spotkaniu. Czy, znając listę uczestników mogą ci doradzić zaproszenie jeszcze kogoś, kto będzie niezbędny do dyskusji lub usprawnić zebranie poprzez zredukowanie liczby osób? Może część z nich razem przygotuje się wtedy do spotkania?
  • Plan przebiegu spotkania to najważniejsza rzecz, do której stosowania chcemy cię przekonać. Zapoznając każdego z agendą, jednocześnie poproś o przygotowanie jednego z poruszanych na zebraniu zagadnień. W ten sposób każdą sprawę przedstawi osoba najbardziej kompetentna. Nieocenione w tej metodzie jest jednak to, że referuje osoba przygotowana, zna liczby i fakty potrzebne do podjęcia decyzji. Niczego nie trzeba sprawdzić po zebraniu. Wyznaczenie każdemu czasu przemówienia pozwoli ci zapanować nad całością, w każdej chwili zebrania możesz odwołać się do założeń i przerwać temu, kto mówi zbyt rozwlekle lub nie na temat.
Prowadzenie zebrania operacyjnego – spotkanie w sprawach bieżących

Zebrania bieżące odbywają się w firmach tak często, że wszystkim wydają się niezmiennym elementem krajobrazu, w którym nic nie da się poprawić. „Od zawsze” wyglądają tak, jak wyglądają. Dotyczą najczęściej drobnych spraw, bieżących zmian i problemów. Jeśli któreś z nich pomimo wielokrotnych zebrań pozostają nierozwiązane, budzą w pracownikach najwięcej goryczy i poczucia bezsensowności dalszych działań. W jednej z firm nieskuteczność zebrań bieżących była od lat tematem smutnych żartów. Zaliczano do nich anegdotę o nierozwiązywalnym problemie, zwanym „kwestią śrubki”. Pomimo cotygodniowych zebrań i wielokrotnego poruszania problemu borykano się ciągle z zamówieniami tych małych elementów. Notorycznie wstrzymywano przez to terminową produkcję dużych maszyn. Zebrania uważano za nieskuteczne „bicie piany”, wszyscy uwierzyli, że musi być tak jak jest. Brygadzistom śrubka śniła się po nocach niczym treblinki z kultowego filmu o PRL-u…4.

To te spotkania warto zmieniać w pierwszej kolejności, bo najbardziej rzutują na bieżącą pracę uczestników. Dotyczą najczęściej spraw mniejszej wagi, w których można szybciej podjąć decyzje i zaobserwować efekty. Jednocześnie to takie drobne zmiany podnoszą morale i dają poczucie, że w firmie można wiele udoskonalić, że warto sygnalizować problemy, proponować rozwiązania. Od tego już tylko krok do utożsamiania się z celami firmy, poczucia współodpowiedzialności, zaangażowania, na którym tak zależy kierownictwu.

Trzeba zacząć od małej rzeczy – od poprawy jakości komunikacji w codziennych sytuacjach, kiedy wszyscy mają chwilę na wspólną rozmowę i wymianę opinii. Taką chwilą jest bieżące zebranie. Niezależnie od tego, czy odbywa się codziennie, czy raz na tydzień charakteryzuje się tym, że jest krótkie. Powinno też skupiać małą liczbę osób. Największym niebezpieczeństwem na takim zebraniu jest to, że stanie się monologiem jednej osoby, której reszta przytakuje, aby jak najszybciej rozejść się do „swoich” spraw. Jak możesz sprawić, aby każdy na takim spotkaniu rzeczowo i precyzyjnie powiedział co myśli?

Pilnuj, aby każda osoba zgłaszająca problem, poruszająca zagadnienie wyczerpała swoją wiedzę na ten temat, opowiadając według czterech punktów, które możesz poznać na poniższym przykładzie:

Przeczytaj także

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: