E-administracja: główne przeszkody w rozwoju

Przeczytaj także: Rządowy plan informatyzacji

Przyczyna 2 — przygotowanie (lub jego brak) administracji

Wdrożenie e-administracji ma ułatwić życie obu stronom: zarówno petentowi zdegustowanemu zwyczajowymi kolejkami przed okienkami, jak i urzędnikowi, przed którego obliczem przewijają się codziennie tysiące interesantów, często niezadowolonych z przedłużającej się procedury załatwiania ich sprawy.

Podstawowe znaczenie w tym nowym podejściu do zarządzania administracją mają procedury wyzwalające komputerową reakcję wywołaną zapytaniem czy to realnego obywatela, czy też e-petenta. Pracę elektroniczną administracji publicznej mają zapewniać tzw. front i back office rozumiane jako elementy oddzielające prawdziwego lub elektronicznego petenta od realnego lub elektronicznego urzędnika.

Front-office jest tym, co obserwuje klient-petent — czyli portal za pośrednictwem którego kreowany jest popyt na informacje przez indywidualnych petentów i przedsiębiorców. Popyt przejawia się zapotrzebowaniem na e-usługi świadczone przez portale internetowe, tradycyjne usługi realizowane za pomocą narzędzi informatycznych podczas osobistych kontaktów interesanta z urzędnikiem, w e-demokracji oraz w zwiększeniu zadowolenia z wykonywanej pracy.

Zaplecze wspomagające podejmowanie decyzji oraz realizację usług to tzw. back-office, który powstanie poprzez wdrożenie technik reinżynieringu w odniesieniu do:

• obecnie stosowanych wewnętrznych procedur administracyjnych, aby zwiększyć ich efektywność, dopasowanie do zgłaszanych spraw i szybkość załatwiania,
• obecnie stosowanych zewnętrznych procedur administracyjnych, wykorzystywanych przy kooperacji z innymi stopniami administracji, aby osiągnąć spójność wertykalną (współpraca pomiędzy różnymi poziomami administracji) i horyzontalną (współpraca pomiędzy tymi samymi poziomami) oraz otwartość na tzw. trzeci sektor,
• obecnie istniejących zasobów informatycznych.

Jak pokazuje bogata literatura przypadków praktycznych stosowania reinżynieringu, problem leży w dwóch rzeczach: zasobach potrzebnych do przeprojektowania procedur w taki sposób, aby na pierwszym miejscu uwzględniały interes i wygodę klienta, oraz na przywiązaniu do egoistycznej władzy, które bujnie kwitnie w administracjach i urzędach. Filozofia reinżynieringu polega na rezygnacji z nadrzędnej roli urzędnika w relacji urzędnik-klient i na zajęciu roli podrzędnej. Mówiąc krótko — jest to zrzeczenie się władzy, a to nie przychodzi łatwo.

Co do zasobów informatycznych, to sytuacja też wygląda nieciekawie. Każdy e-urząd musi albo posiadać własny serwer, albo korzystać z serwera innej zaufanej instytucji. W pierwszym wypadku powinny być zapewnione wszystkie normy bezpieczeństwa, takie jak ochrona antywirusowa, zapora ogniowa (firewall) czy rezerwowe zasilanie. Następnym krokiem jest przygotowanie architektury platformy, z której petent będzie mógł komunikować się z e-urzędem, wybór oprogramowania i zdefiniowanie elektronicznego obiegu dokumentów zarówno w portalu e-urzędu, jak i w sieci wewnętrznej.

Wszystko to razem oznacza mnóstwo czasu i fachowego, profesjonalnego wysiłku ekspertów od IT i procesów. A w dobie, w której urząd jest rozliczany z realizacji swojego budżetu, trudno oczekiwać aby dyrektor na własną rękę zarządził wdrożenie platformy e-urzędu. Potrzebna jest zgoda i budżet zatwierdzony poziom wyżej niż on, a więc do gry włączają się czynniki polityczne. Czy któraś z opcji politycznych jest na tyle odważna, żeby podjąć decyzję o masowej digitalizacji administracji i poprzeć ją odpowiednimi kwotami pieniędzy? Widząc jak posuwają się prace nad Euro 2012, odpowiedź wydaje się jednoznacznie oczywista.

Przyczyna 3 — przygotowanie (lub jego brak) całych krajów

Na obszarze pojedynczego kraju sprawa e-podpisu i e-administracji wygląda nieciekawie: niechęć, obawa przed kosztami, niepewność co do efektów, apatia. Jednak jest to i tak krajobraz lepszy niż ten jaki ukazuje się po przejściu na poziom ponadkrajowy — choćby patrząc na całą Unię Europejską. Najlepiej pasującym słowem jest: chaos i brak komunikacji między poszczególnymi krajami.

Chociaż dyrektywa UE o podpisie cyfrowym ma już prawie osiem lat, kraje członkowskie różnie rozumieją jej zapisy i odmiennie je implementują. Oto kilka ciekawszych „kwiatków”.