Mass mailing w małym przedsiębiorstwie

Przeczytaj także: Kiedy wysłać newsletter?

• możliwość automatycznego wysyłania listu powitalnego po zapisaniu lub pożegnalnego po wypisaniu z newslettera - w momencie np. zapisania się do newslettera klient otrzyma list powitalny, w którym będzie przesłana najnowsza oferta firmy lub ostatni numer newslettera;
• obsługa niedostarczonej korespondencji, tzw. zwrotów - umożliwia automatyczne usuwanie z listy wysyłkowej nieprawidłowych adresów lub takich, na które nie można było dostarczyć korespondencji;
• możliwość stworzenia autorespondera z funkcją zapamiętania adresów e-mail - daje możliwość uruchomienia automatycznych odpowiedzi na korespondencje przychodzącą do firmy;
• automatyczne raportowanie kampanii reklamowych - zestaw funkcji dostępnych jedynie w profesjonalnych systemach, udostępnianych zazwyczaj w modelu ASP. Dzięki nim firma może śledzić skuteczność kampanii mailingowych, gdyż w postaci raportów przedstawione są na przykład informacje na temat tego, kto i o której godzinie otworzył list, który z odnośników w liście był najczęściej otwierany, ile było zwrotów itp.

Narzędzia do mass mailingu oraz koszty ich wdrożenia

Przed zakupem dowolnego produktu do mass mailingu należy prze-prowadzić analizę wolumenu (ilości oraz wielkości) korespondencji, którą firma zamierza wysyłać. W Tabeli 1 przedstawiono szacunkową ilość wysyłanej korespondencji w średniej wielkości biurze podróży. Z powyższych danych wynika, iż firma w swojej bazie będzie przechowywała ok. 7200 adresów oraz miesięcznie wygeneruje na serwerze pocztowym ruch wychodzący wynoszący ok. 1,33 GB. Założona wielkość jest wielkością minimalną i dotyczy sytuacji, w której firma wysyła listy w formacie HTML. Nie uwzględnia wysyłki poczty, którą na co dzień wymienia się z klientami lub kontrahentami.

Żaden z darmowych dostawców poczty nie pozwoli na tak duży transfer i od razu zablokuje skrzynkę pocztową. Dlatego nie obejdzie się bez wykupienia komercyjnego konta pocztowego, a najlepiej trzech w tym wypadku, tak aby każdy pracownik mógł wysyłać pocztę z imiennego konta, np. jan.kowalski@nazwafirmy.pl, teresa.nowak@nazwafirmy.pl itd.