Mass mailing w małym przedsiębiorstwie

Przeczytaj także: Kiedy wysłać newsletter?

Budowa i zarządzanie własną listą adresową

Dla firmy wysyłającej korespondencję masową najbezpieczniej jest, gdy marketing bezpośredni prowadzony jest za zgodą odbiorców (permission marketing), którzy dobrowolnie przystąpili do subskrypcji takich wiadomości, wpisali się na listę wysyłkową, a co najważniejsze wyraziły zgodę na otrzymywanie informacji tą drogą. Najskuteczniejszym sposobem pozyskania adresu dla celów przyszłej wysyłki newsletterów byłoby zawarcie stosownej klauzuli w pisemnej umowie o współpracy pomiędzy firmami. Takie rozwiązanie jest jednak zupełnie niepraktyczne. Z drugiej strony trudno w obecnych czasach umieszczać na stronie www zwykły formularz z prośbą o podanie adresu e-mail (metoda Opt-in).

Aby uniknąć sytuacji, w której nieznane osoby zapisują siebie lub innych do list wysyłkowych i aby zminimalizować ryzyko wysyłania w ten sposób niechcianej korespondencji, stosuje się metodę Double Opt-in. Jest to metoda w stosunku do poprzedniej rozszerzona o weryfikację adresu. Podany w formularzu adres e-mail jest tymczasowo dodany do bazy i otrzymuje status niepotwierdzony. Przed wysłaniem jakiejkolwiek informacji reklamowej odbiorca jest jednorazowo proszony o potwierdzenie chęci uczestnictwa w subskrypcji. Jest to realizowane najczęściej poprzez kliknięcie na specjalnie wygenerowany odnośnik, bądź na odesłanie wiadomości zawierającej specjalny kod. W ten sposób wysyłający uzyskuje pewność, że osoba zapisująca się na listę faktycznie odbiera wiadomości pod podanym adresem e-mail oraz świadomie zgadza się na ich otrzymywanie. Możliwe w tej metodzie jest również dokonanie subskrypcji poprzez wysłanie pustej wiadomości (np. z góry ustalonym hasłem w temacie) zamiast stosowania formularza na stronie www.

Równolegle bardzo często stosuje się metodę Double Opt-out, która opisywany wcześniej mechanizm wykorzystuje również do wypisania się z listy wysyłkowej, co zgodnie z przepisami powinno być również zagwarantowane.

Cechy wzorcowych programów do mass mailingu

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu konkretnego oprogramowania, powinno się przeprowadzić analizę funkcjonalności danego produktu pod kątem występowania w nim najważniejszych funkcji oraz ich przydatności w przedsiębiorstwie. Może się okazać, że nawet bardzo popularny program nie będzie spełniał wymogów stawianych przez firmę.

Do najważniejszych funkcji oferowanych przez programy określane mianem mailing software należą [RP07b]:

• szybka zmiana tożsamości - pozwala na wysyłanie poczty z jednego stanowiska w firmie, na przykład w imieniu dowolnego pracownika, bez konieczności korzystania z jego komputera;
• obsługa kodowania polskich znaków w standardach ISO-8859-2 (oficjalny standard) lub Windows-1250 - dzięki temu polskie znaki diakrytyczne zostaną zakodowane zgodnie z przyjętymi standardami i nie powinno być żadnych problemów z ich wyświetleniem na ekranie odbiorcy listu;
• import zewnętrznych baz adresów e-mail z książki adresowej Windows, plików tekstowych, popularnych typów plików np. pakietu Office, bezpośrednio ze stron internetowych itp. - dzięki temu użytkownik może korzystać w programie z baz adresowych obecnie używanych w swojej firmie;
• sprawdzanie poprawności adresów e-mail - bardzo ważna funkcja, która umożliwia usunięcie z baz adresowych błędnych adresów e mail;
• dowolny adres i nazwa nadawcy lub odbiorcy - użytkownik ma możliwość dowolnej modyfikacji danych nadawcy i odbiorcy;