Przeszłość, teraźniejszość i przyszłość e-fakturowania w Polsce

Przeczytaj także: Jakie zmiany w KSeF? Ministerstwo Finansów przedstawiło propozycje

E-fakturowanie, czyli krok w kierunku nowoczesności

W miarę jak technologie cyfrowe coraz mają coraz większy wpływ na nasze codzienne życie, tradycyjne metody fakturowania z wykorzystaniem papieru odchodzą w niepamięć. Coraz więcej firm przechodzi na e-fakturowanie dobrowolnie, ale dla większości jest to podyktowane zmianami w prawie podatkowym. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Fakturowania w Polsce stanowi więc kluczowy element rewolucji w fakturowaniu.

Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma, która umożliwia firmom wysyłanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Jej celem jest usprawnienie procesów księgowych i podatkowych poprzez centralizację oraz standaryzację wymiany dokumentów finansowych.

Z KSeF zobowiązani są korzystać przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT, a także osoby zidentyfikowane w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, które posiadają polski NIP.

Przesunięta data obowiązkowego e-fakturowania

Obecnie e-fakturowanie oraz korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne.

Pomimo pierwotnych planów wprowadzenia KSeF w życie od lipca 2024 roku, Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o odroczeniu terminu wdrożenia, nie podając jednocześnie nowej daty obowiązywania. To daje firmom dodatkowy czas na przygotowanie się do nowego systemu, dostosowanie swoich procesów, a także szczegółowe testowanie wymiany e-faktur.

Czy warto przejść na faktury elektroniczne?

E-fakturowanie niesie za sobą szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla administracji podatkowej. Szybszy obieg dokumentów, eliminacja błędów wynikających z ręcznego przetwarzania faktur, oraz większa transparentność to tylko niektóre z korzyści wynikających z e-fakturowania.

Oprócz tego nie można zapominać również o:

• skróconym okresie zwrotu podatku – 40 dni,
• jednym standardzie faktury,
• eliminacji duplikatów faktur, ich zagubienia lub zniszczenia,
• braku obowiązku archiwizowania faktur papierowych – faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.

Wyzwania integracji z KSeF

Choć korzyści płynące z e-fakturowania są niezaprzeczalne, proces integracji z KSeF może być skomplikowany i czasochłonny, zwłaszcza jeśli chodzi o wdrożenie KSeF w dużym przedsiębiorstwie. Konieczne jest przeprowadzenie dokładnej analizy procesów księgowych firmy oraz dostosowanie systemów informatycznych do wymogów KSeF.

O czym jeszcze trzeba pamiętać?

• określeniu alternatywnego procesu fakturowania na wypadek awarii lub niedostępności KSeF,
• wyborze platformy ulatwiającej wymianę faktur z KSeF oraz jej wdrożeniu.

Najlepsze praktyki w e-fakturowaniu

Aby ułatwić integrację z KSeF, coraz więcej firm decyduje się na wykorzystanie oprogramowania do e-fakturowania od sprawdzonych dostawców. Rozwiązania tego rodzaju umożliwiają płynną komunikację z KSeF, konwertowanie formatów faktur, a także integrację z istniejącymi systemami ERP.

Co więcej, niektóre platformy oferują m.in.:

• techniczną i biznesową walidację faktur,
• wzbogacanie faktur o dodatkowe informacje,
• routing dokumentów z KSeF do wielu systemów (AP),
• samofakturowanie,
• wykrywanie anomalii,
• obsługę załączników do faktur ustrukturyzowanych.

Perspektywy rozwoju e-fakturowania

Wbrew pozorom e-fakturowanie w Polsce nie jest nowością – elektroniczne fakturowanie jest możliwe od ponad dwudziestu lat. Przed KSeF wprowadzono również obowiązek wykorzystania Platformy Elektronicznego Fakturowania do obsługi zamawiających i wykonawców zamówień publicznych. Różnice pomiędzy KSeF a PEF są niewielkie, warto jednak pamiętać, że to wciąż odrębne systemy.

Wiele krajów przechodzi obecnie rewolucję w fakturowaniu i wprowadza obowiązek wysyłania i odbierania faktur elektronicznych. W miarę dalszego rozwoju technologii wymiana e-dokumentów stanie się coraz bardziej powszechna.

Nie warto więc zwlekać z przygotowaniami – lepiej jest wprowadzić modyfikacje w procesach księgowych w firmie już teraz i uniknąć potencjalnych kar. Ponadto należy śledzić oficjalne komunikaty z Ministerstwa Finansów oraz być na bieżąco ze zmianami we wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF.

Wcześniejsze przygotowanie – podstawa bezproblemowej integracji z KSeF

Krajowy System e-Faktur to kolejny krok w kierunku nowoczesnego, cyfrowego świata biznesu. Choć proces integracji może być skomplikowany, to korzyści wynikające z e-fakturowania są niezaprzeczalne. Co więcej, każdy przedsiębiorca działający w Polsce będzie musiał przygotować się do e-fakturowania prędzej czy później. Lepiej nie czekać i już teraz zacząć przygotowania do KSeF, aby być gotowym na nadchodzące zmiany i nie dać się zaskoczyć.

Artykuł przygotowany przez zespół Comarch.

O firmie: Comarch to globalny dostawca rozwiązań między innymi do elektronicznej wymiany danych i e-fakturowania z ponad 30-letnim doświadczeniem rynkowym. System Comarch EDI to platforma elektronicznej wymiany dokumentów, która ułatwia integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Dowiedz się więcej na: https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/