eGospodarka.pl
eGospodarka.pl poleca

eGospodarka.plWiadomościKomunikaty firm › Jak zmienić biuro rachunkowe i o czym pamiętać w trakcie zmiany?

Jak zmienić biuro rachunkowe i o czym pamiętać w trakcie zmiany?

2020-07-02 12:13

Jak zmienić biuro rachunkowe i o czym pamiętać w trakcie zmiany?

Jak zmienić biuro rachunkowe i o czym pamiętać w trakcie zmiany? © pexels.com

Komunikat PR

Prawidłowo prowadzona księgowość oraz stałe wsparcie głównego księgowego jest podstawą funkcjonowania w każdym przedsiębiorstwie. Wygodnym rozwiązaniem okazuje się skorzystanie z usług biura rachunkowego, które zajmie się wszystkim kompleksowo - rozliczeniami, przechowywaniem dokumentacji, składaniem deklaracji, płacami, a także kadrami. Wybór odpowiedniego usługodawcy jest niezwykle istotny - współpraca nie zawsze przebiega pomyślnie.
Klienci przechodzący do nas z innych biur rachunkowych najczęściej wskazują, że przyczyną zmiany jest utrudniony kontakt z księgowością, czy brak bieżącego wsparcia. Postawieni w obliczu dopełniania różnych obowiązków z ZUS, Urzędem Skarbowym, czy Urzędem pracy często zostają sami, a znajomość przepisów jest tu kluczowa. - wskazuje ekspert z biura rachunkowego Keep Going Group - Łukasz Skłucki.

W takich i wielu innych sytuacjach konieczne okazuje się zmienienie biura księgowego.

Kiedy zmienić biuro rachunkowe?


Wybór biura rachunkowego powinien być dobrze przemyślany, a nie przypadkowy. Należy najpierw przeanalizować swoje potrzeby, oczekiwania, preferencje oraz jasno określić wymagania względem usługodawcy. Korzystanie z usług pierwszego lepszego biura rachunkowego może przełożyć się na wystąpienie mniejszych lub większych problemów. Jest kilka powodów, dla których warto pomyśleć nad zmianą dotychczasowego biura rachunkowego. Zaliczyć można do tego:
  • Pojawienie się wątpliwości co do poprawności rozliczeń. Jeśli istnieje podejrzenie co do rzetelności prowadzonych rozliczeń i dokumentacji, lepiej dla właściciela firmy będzie zweryfikowanie tego faktu z innym specjalistą.
  • Brak możliwości reprezentowania przedsiębiorcy przed urzędami typu ZUS, Urząd Skarbowy, czy Urząd Pracy. Ten ostatni ze względu na możliwe wsparcie w związku z COVID-19, coraz częściej pojawia się na ustach osób prowadzących biznes.
  • Brak stałego kontaktu czy właściwego wsparcia merytorycznego - czyli wyczerpującej pomocy na najwyższym poziomie, w kwestii faktur, rozliczeń, umów czy deklaracji.
  • Brak zaangażowania biura - nieinformowanie o zmianach w przepisach czy pojawieniu się nowych obowiązków.
  • Brak elastyczności względem sposobu dostarczania dokumentów. Osobiste dostarczanie w formie papierowej, niejednokrotnie wymaga sporego nakładu czasu. Nowoczesne biuro księgowe umożliwia załatwienie większości spraw zdalnie, czyli drogą elektroniczną, a w przypadku generowania dużej ilości dokumentów powinno również samodzielnie odbierać je na bieżąco.
  • Księgowość warto również zmienić, gdy usługodawca nie zajmuje się prowadzeniem rozrachunków, pojawia się konieczność prowadzenia równoległej ewidencji księgowej, przedsiębiorca nie otrzymuje terminowo informacji o wysokości podatku dochodowego, czy podatku VAT.

Jak zmienić biuro rachunkowe?


Biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym momencie, jeśli zajdzie taka potrzeba czy chęć ze strony przedsiębiorcy. Na uwadze należy mieć tylko to, aby zmiana nastąpiła po zamknięciu okresu rozliczeniowego, złożeniu deklaracji i opłaceniu podatków. W umowie jest zawsze wyszczególniony dokładny czas trwania okresu jej wypowiedzenia. Najwygodniejszym i najprostszym rozwiązaniem będzie zmiana biura księgowego wraz z początkiem nowego roku lub kwartału. Należy liczyć się z tym, że przeniesie dokumentacji może trwać kilka miesięcy. Przedsiębiorca nie powinien jednak czekać, aż do wygaśnięcia umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym. Nową umowę należy podpisać z wyprzedzeniem. Do tego czasu nowe biuro rachunkowe zdąży zapoznać się dokładnie z firmową dokumentacją, założyć firmę w systemie księgowym, czy skonfigurować plan kont (w przypadku pełnej księgowości).

Po podpisaniu nowej umowy pozostaje uregulowanie takich kwestii, jak:
  • wystawienie odpowiedniego pełnomocnictwa umożliwiającego reprezentację firmy przez biuro rachunkowe (druk UPL-1),
  • anulowanie pełnomocnictwa poprzedniego biura (druk OPL-1),
  • przekazanie różnorodnych dokumentów rejestrowych m.in. NIP, REGON, czy też KRS.

Więcej: https://keep-going.pl/ksiegowosc-finanse/

Jak wybrać biuro rachunkowe i na co zwrócić uwagę w nowej umowie?


Przy wyborze biura rachunkowego należy mieć na uwadze kilka istotnych kwestii. Znaczenie mają:
  • kwalifikacje,
  • doświadczenie w danej branży czy w danym typie usług,
  • ochrona danych osobowych,
  • zakres świadczenia usług i ich wycena,
  • sposób przekazywania i przechowywanie dokumentacji,
  • elastyczność i sposób kontaktowania się.

Umowa musi zawierać datę rozpoczęcia obowiązywania, okres jej obowiązywania, zasady i warunki zmiany lub wypowiedzenia, procedurę zwrotu dokumentacji księgowej i podatkowej przy rozwiązaniu umowy oraz kary umowne za jej naruszenie.

oprac. : Komunikat PR

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: