Magazyn pod nadzorem komputerów. Na co zwrócić uwagę wybierając system WMS?

Przeczytaj także: 7 mitów na temat systemu WMS

W jaki sposób system WMS w połączeniu z innymi aplikacjami zmienia oblicze ręcznej inwentaryzacji i w jakim stopniu usprawnia ten proces? Jakie cechy powinien posiadać taki system i jakich parametrów sprzętowych wymaga?

Dobry system WMS powinien wspierać proces inwentaryzacji który nie powoduje konieczności zawieszania pracy magazynu. W zależności od realizacji zamówień, system blokuje do wydania określone lokacje magazynowe, i w sposób ciągły zleca wybranym magazynierom przeliczenie towaru w określonych lokalizacjach. Sam proces inwentaryzacji lokacji zależy od wielu elementów, np. jednorodności towaru na lokacji, rozmiarów towaru, trudności jego zliczania. Inaczej też obsługuje się lokacje górne, do których magazynier bez wózka koszowego lub zdjęcia palety nie ma dostępu. Często proces ten jest projektowany indywidualnie.

W jaki sposób od strony technicznej należy zorganizować w magazynie obsługę zwrotów, aby przybiegała sprawnie i nie zakłócała podstawowych prac magazynu? (jak powinno wyglądać wydzielenie strefy, proces, powtórne przyjęcie itd.)

W przypadku zwrotów paczkowych, często proces przebiega w taki sposób, że przesyłka zwrotu jest przyjmowana na magazyn, znakowana i zgłaszana do obsługi w biurze celem zezwolenia na przyjęcie. Po uzyskaniu zezwolenia (sprawdzenie co to za zwrot, i z jakiego powodu go odesłano), określona jest już charakterystyka dalszego procesu, zależnego od identyfikacji typu zwrotu. Po zwolnieniu, towar pełnowartościowy jest przyjmowany jak dostawa od dystrybutora. Oczywiście, taki proces często obejmuje wiele specyficznych scenariuszy (wielokrotnie zależnych nawet od specyfiki obsługi konkretnego klienta) - aby unikać pomyłek i i straty czasu na ich wyjaśnianie warto ten proces dokładnie skonfigurować w systemie WMS.

Jakie błędy są popełniane w podejściu polskich firm do wdrożenia systemu WMS? Skąd te błędy się biorą i kto za nie odpowiada?

Najczęstszym błędem jest brak sprecyzowanych potrzeb względem dostawcy systemu WMS i efektu biznesowego, jakiego się oczekuje po wdrożeniu systemu. Dlatego najczęstszym kryterium porównania ofert stają się funkcje (potrzebne lub nie) oraz cena. Potem okazuje się, ze z jakiegoś powodu system “nie działa optymalnie” - tylko owo “optymalnie” nigdy nie było dobrze uświadomione, a już tym bardziej opisane. Tymczasem obszar WMS, szczególnie w średnich i większych magazynach, wymaga precyzyjnego zdiagnozowania wąskich gardeł systemu magazynowego, charakterystyki obrotu, i zaplanowania reguł zarządzania pracą magazynu w określonym środowisku.

Czy firma informatyczna może „naprawić” popełnione wcześniej błędy i „uzdrowić” nieefektywne procesy, jeżeli zostanie zaproszona do współpracy na zbyt późnym etapie projektu?

Tak, pod warunkiem, że zaprosimy do rozmowy partnera doświadczonego i umiejącego myśleć biznesowo, a nie funkcjonalnie. Partnera, który będzie adwersarzem dla kierownika magazynu i managementu firmy, aby w drodze wspólnej dyskusji ustalić najlepsze rozwiązania organizacyjne. Dopiero potem jest czas na wdrożenie systemu. Implementacja zmienionej organizacji nie musi się udać za pierwszym razem - projektowanie organizacji pracy zawsze jest obarczone ryzykiem, którego firma musi być świadoma. Wówczas liczy się szybka reakcja i zdolność do zmian konfiguracji procesu “w locie”.

Na jakim etapie wdrożenia WMS-a czyha najwięcej zagrożeń z punktu widzenie powodzenia projektu? Z czego to wynika i jak temu zapobiec?

Jak w każdym projekcie informatycznym, tak i tutaj najwięcej zagrożeń wynika z niedokładności analizy procesów biznesowych firmy na etapie specyfikacji systemu. Musimy być świadomi, ze analitycy systemowi mają tendencję do upraszczania modelu, a rzeczywistość pokazuje, że potrafi być dużo bardziej złożona. Ważne więc, aby podczas etapu specyfikacji poświęcić co najmniej tyle samo czasu sytuacjom powszechnym, jak i tym rzadko spotykanym. Zasada Pereto sprawdza się tutaj znakomicie - 80 % czasu wdrożeniowego poświęcamy na przygotowanie obsługi 20 % przypadków. Ale to na ich obsłudze “zatnie” się system.