Usługi IT: jak wybrać partnera?

Przeczytaj także: Model SaaS: umowy bez ustawowej regulacji

Jednak jeśli część konsultantów nie ma takiego doświadczenia – nie warto ich przekreślać. Często są to specjaliści, którzy umiejętnie przenoszą analogiczne doświadczenia z innych segmentów rynku, np. podobnych procesów optymalizacji wymaga wycinanie jak największej ilości elementów z beli materiału na odzież, z blachy na części samochodowe, czy z płyty meblowej.

– W procesie wyboru dostawcy klient nie tylko może, ale wręcz powinien zadawać wiele pytań. Do najważniejszych należy wiedza o kompetencjach konsultantów, którzy będą pracowali przy projekcie. Czy realizowali już podobne przedsięwzięcia? Jeśli nie mieli takiej okazji, warto spytać czy firma posiada metodykę transferu wiedzy podczas wewnętrznych szkoleń. Nie wahajmy się poprosić o spotkanie z zespołem, gdyż najlepiej pracuje się z ludźmi, których miało się okazję poznać – zaznacza Michał Guzek z Hicron. – Dobrym sygnałem jest obecność konsultantów-ekspertów. Nie biorą oni czynnego udziału w projekcie, lecz służą swoją wiedzą i doświadczeniem przy wdrożeniu – dodaje.

Partner IT powinien być również przygotowany do zaprezentowania szczegółowego case study co najmniej jednego wdrożenia oprogramowania dla oferowanego rozwiązania, a także dokładnego opisu przebiegu realizacji. Cenne są też referencje od dotychczasowych klientów, potwierdzające kompetencje w określonych obszarach.

4. Jakie wsparcie serwisowe oferuje?

Aby firma otrzymała obsługę IT na najwyższym poziomie także po wdrożeniu, należy przeanalizować oferowane przez potencjalnego dostawcę opcje wsparcia serwisowego. Na podstawie ustalonych warunków SLA (Service Level Agreement) można zdefiniować czas reakcji na zgłoszenie, formę obsługi, a także sposób zgłaszania i usuwania problemów.

Warto zatem przyjrzeć się strukturze wsparcia serwisowego u dostawcy. Oddzielny dział serwisu zapewnia klientowi stały dostęp do zespołu wykwalifikowanych konsultantów, w tym – o ile to możliwe – do opiekuna klienta przypisanego bezpośrednio do projektu, który pomaga przejść cały proces zgłoszenia i rozwiązania problemu. Niektórzy dostawcy umożliwiają potencjalnym klientom odbycie wizyty referencyjnej i obserwację zespołu przy pracy.

– Od konsultanta serwisowego wymaga się doskonałej znajomości samego systemu – wszystkich jego funkcji i modułów, a także konfiguracji wdrożonej u konkretnego klienta. To jednak nie wszystko. Zgłoszenia serwisowe są ściśle powiązane z procesami biznesowymi zachodzącymi w firmie; bez wiedzy o ich specyfice rozwiązanie problemu przez dział serwisu byłoby bardziej czasochłonne, a czasem wręcz niemożliwe – mówi Agnieszka Werbińska, Application Services Manager w Hicron. – Konsultanci muszą znać również języki obce w stopniu umożliwiającym płynną komunikację branżową z klientami zza granicy – dodaje A. Werbińska.

W przypadku zmiany partnera IT warto zwrócić uwagę, czy nowa firma posiada metodykę przejęcia usług serwisowych od poprzedniego dostawcy. Niezbędne jest również przetestowanie aplikacji do zgłaszania problemów serwisowych: jej interfejsu, funkcji i możliwości integracji z już istniejącymi rozwiązaniami.

5. Cena ważna, ale nie najważniejsza

W procesie wyboru dostawcy systemu IT ostatnim, często kluczowym ogniwem jest cena. Jeśli spośród przedstawionych ofert któraś wyróżnia się znacząco niższą stawką, warto sprawdzić, czy nie stoi za tym niższa jakość usług. Nawiązanie współpracy tylko i wyłącznie ze względu na niskie koszty może słono kosztować w przyszłości, wiążąc się z częstymi komunikatami o niemożności zwiększenia zakresu projektu bez dodatkowych kosztów. Dlatego tak ważne jest wnikliwe przyjrzenie się działalności i kompetencjom potencjalnego dostawcy.

– Jako polski integrator IT skutecznie konkurujemy z firmami zagranicznymi, zdobywając kontrakty np. w Niemczech czy Holandii. Polacy są postrzegani jako wysokiej klasy eksperci otwarci na nowe rozwiązania. Naszą przewagą często nie jest konkurencyjna cena: na rynku funkcjonują firmy o znacznie niższych stawkach, np. w Czechach, Hiszpanii czy Indiach. Nowe projekty wygrywamy elastycznym, proklienckim podejściem. Punktem odniesienia oczywiście jest budżet, ale klient oprócz usługi kupuje też wysoką jakość, która w ostatecznym rozrachunku okazuje się być tańszą opcją, ponieważ sam koszt posiadania systemu jest niższy – mówi Michał Guzek z Hicron.

Opinię o firmie w dużej mierze buduje doświadczenie jej konsultantów. Wysoko wykwalifikowani specjaliści podnoszą cenę projektu, lecz są gwarancją dobrze wykonanej pracy. Jak to sprawdzić? Oprócz wspomnianych wcześniej referencji od klientów zawsze możemy poprosić o CV konsultantów przydzielonych do obsługi projektu, aby zweryfikować ich kompetencje. Wdrożenie i utrzymanie systemu zarządzania przedsiębiorstwem zawsze jest dużym wyzwaniem: zarówno dla dostawcy, jak i dla klienta. Dlatego decyzję o wyborze właściwego partnera IT należy podjąć rozważnie.