Po co firmie intranet?

Przeczytaj także: Sieci intranet w Polsce w 2009 r.

Przy podejmowani decyzji o wdrożeniu intranetu, przedsiębiorstwa liczyły na: usprawnienie komunikacji wewnętrznej (44,9%), usprawnienie sposobów gromadzenia i dostępu do wiedzy (21,8%) i usprawnienie obiegu dokumentów (10,3%).

Z intranetu może korzystać każda komórka organizacyjna w firmie. Początkowo najwięcej korzyści miał głównie działy: kadr, marketingu i sprzedaży, jednakże korzyści z Intranetu mogą odnieść również działy: techniczny, obsługi klientów, finansowy, produkcji. Dotyczy to również działów informatyki, dla których wprowadzenie Intranetu może oznaczać ułatwienie zarządzania sieciami, kontroli i administrowania aktualizacji oprogramowania.

Intranet pozwala scalać istniejące już w organizacji systemy informatyczne i wzbogaca je o różne narzędzia, takie jak platforma wymiany informacji, mobilnego dostępu do zasobów firmy (z intranetu można korzystać za pomocą palmtopów, telefonów komórkowych), platforma e-learning, itp.

Zaletą intranetów jest fakt, iż tworząc go w organizacji wykorzystuje się istniejącą infrastrukturę komputerową - sprzęt, sieć, istniejące systemy baz danych. Dodatkowo nie trzeba się obawiać o wyciek danych poufnych, ponieważ obieg informacji w sieci jest bezpieczny dzięki szyfrowanym połączeniom.

Kiedy stosować

Przedsiębiorstwo powinno zdecydować się na inwestycję w intranet, kiedy zależy mu na wspieraniu dzielenia się wiedzą i na podnoszeniu efektywności pracy. Ważne jest to aby przepływ informacji występował pomiędzy osobami odpowiadającymi za podobne zagadnienia. Dzięki temu można wyeliminować sytuacje, kiedy pracownik jest zmuszony ponownie stworzyć dokument już istniejący w zasobach innego pracownika.

Co prawda w wielu przypadkach małej firmie wystarczy stworzenie miejsca na sieciowym dysku, na którym pracownicy mogą wymieniać się plikami ale to z całą pewnością w przypadku wielkich firm jest zbyt mało. Dlatego w przypadku firm o rozbudowanej strukturze: korporacja z oddziałami rozsianymi po świecie, duża firma z wieloma oddziałami rozsianymi po kraju, duża firma, opierająca się o system pracy projektowej i operująca wieloma dokumentami; intranet jest prawie koniecznością.

Jeżeli więc rozwój przedsiębiorstwa zależy od efektywnej pracy grupowej, dzielenia się wiedzą i doświadczeniami między pracownikami, pracownicy tworzą wiele ważnych dla firmy dokumentów, a firma ma rozbudowaną strukturę, warto zastanowić się nad firmowym intranetem.