Techniki prezentacji - pytania i odpowiedzi

Przeczytaj także: Techniki prezentacji: kontakt ze słuchaczami

Pomóż słuchaczom wystartować

Aby stymulować pojawienie się pytań, musisz stworzyć atmosferę przyjazną dla ich zadawania. W pewnych grupach pytania padają od razu, podczas gdy przy innych okazjach trzeba nieco pomóc słuchaczom. Można to zrobić, dając przykłady pytań, które pobudzą ich zdolność formułowania własnych.

Możesz na przykład powiedzieć:

• „Podczas mojej ostatniej prezentacji jeden ze słuchaczy zapytał, czy...” albo
• „Podczas przerwy ktoś zapytał, czy...” lub
• „Czasami sam sobie zadaję pytanie, czy...”

Słysząc takie pytania pomocnicze, słuchacze stają się bardziej aktywni.Im więcej osób z publiczności uda ci się pobudzić, tym lepiej. Aby ci się to udało, musisz pamiętać o następujących sprawach

• Odpowiedz na jak największą ilość pytań.
• O ile to możliwe, nie pozwól jednej osobie zadać więcej niż jednego pytania.
• Odpowiadaj krótko, tak aby udało ci się zwrócić do jak największej ilości osób. Odpowiadając na pytanie, nie musisz mówić wszystkiego, co wiesz. Wybierz coś, co chcesz szczególnie podkreślić i powiedz to.
• Nie wdawaj się w dłuższą dyskusję z jednym słuchaczem. Wówczas inni poczują się wyobcowani, a dyskusja stanie się prywatną rozmową przed publicznością.

Nie denerwuj się

Nigdy nie przerywaj temu, kto zadaje pytanie. Po wysłuchaniu połowy pytania będziesz już być może wiedział, o co zostaniesz zapytany. Nie przerywaj jednak i nie zaczynaj odpowiadać. Może się zdarzyć, że ktoś nie zakończy pytania w oczekiwany przez ciebie sposób. Poza tym niegrzecznie jest przerywać.

Nieuprzejme jest także pomniejszanie wagi pytania komentarzem typu: „Naprawdę Pan tego nie wie?”. Takie komentarze wytwarzają tylko niemiłą atmosferę pomiędzy mówiącym a publicznością.

Zawsze powtarzaj pytanie

Dobrą regułą jest, by zawsze powtarzać pytania, które ktoś do ciebie kieruje. Powtarzanie pytań ma wiele plusów:

• Daje ci czas, by pomyśleć o odpowiedzi.
• Upewniasz się, że wszyscy słuchacze, nie tylko ci, którzy siedzą blisko osoby pytającej, usłyszeli pytanie.
• Uwaga słuchaczy kieruje się na ciebie, a nie na osobę zadającą pytanie.
• Masz możliwość przekształcenia pytania tak, by lepiej pasowało do twojej odpowiedzi.

Przed powtórzeniem pytania dobrze jest zrobić krótką przerwę. Przerwa daje ci dodatkowy czas na to, by się zastanowić. Pokazuje także, że według ciebie pytanie jest uzasadnione i że poświęcasz mu chwilę namysłu przed udzieleniem odpowiedzi.

Udzielając odpowiedzi, dobrze jest przez 25% czasu patrzeć na zadającego pytanie, a przez 75% na resztę zgromadzonych. Ważne, aby publiczność poczuła, że odpowiadając, mówisz do wszystkich. Jednocześnie ten, kto postawił pytanie, musi poczuć, że odpowiadasz właśnie jemu.

Podaj dodatkowe informacje

Okazuje się, że uwaga słuchaczy jest najbardziej wytężona właśnie podczas przerwy na pytania. Jeśli jesteś sprytny, możesz to wykorzystać i odpowiadając podać dodatkowe informacje. Pamiętaj jednak, że informacja musi być istotna i że zawsze należy udzielić odpowiedzi na pytanie.