Dotacje UE krok po kroku

Przeczytaj także: Działania innowacyjne: jakie dotacje z UE?

Aktualizacja harmonogramu

Od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie w ramach rundy aplikacyjnej do momentu uzyskania informacji o otrzymaniu dotacji najczęściej mija kilka miesięcy (a dla przedsiębiorców uzyskujących wsparcie w wyniku procedury odwoławczej jeszcze dłuższy okres). W tym czasie niektóre zaplanowane w dokumentacji aplikacyjnej założenia w zakresie kwot mogą ulec zmianie, a określone terminy ulec opóźnieniu bądź skróceniu. W związku z tym na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie większość przedsiębiorców wyraża wolę zaktualizowania harmonogramu rzeczowo – finansowego planowanego projektu, jednakże w ramach wielu instrumentów wsparcia nie przewidziano w ogóle tego rodzaju możliwości bądź przewidziano ją w bardzo ograniczonym zakresie. Co do zasady, przed podpisaniem umowy o dofinansowanie możliwe jest dokonanie pewnych zmian terminów w harmonogramie rzeczowo - finansowym.

Warto wskazać, że ów harmonogram w przypadku długoterminowych inwestycji podzielony jest na szereg działań o okresie realizacji od dwóch do sześciu miesięcy, w ramach których przewidziana jest określona liczba wydatków związanych z realizacją projektu. Wspomniane zmiany dopuszczalne przez instytucję mogą dotyczyć przesunięcia w czasie, wydłużenia bądź skrócenia okresu realizacji całego działania, a jednocześnie przesunięcie pojedynczego wydatku pomiędzy działaniami już nie jest możliwe. Tak skonstruowany system dopuszczalnych zmian skutkuje tym, iż niektórzy przedsiębiorcy podpisują umowy o dofinansowanie z załączonym nieaktualnym harmonogramem rzeczowo – finansowym projektu. Na szczęście większość instytucji dopuszcza możliwość wnioskowania o zmiany „nazajutrz” po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Należy mieć jednak na uwadze, iż możliwość wnioskowania o zmiany nie jest równoznaczna z akceptacją dokonania każdego rodzaju zmian przez beneficjenta.

Rozliczanie projektu

Główną barierą w efektywnym wykorzystaniu dofinansowania ze środków funduszy strukturalnych przez przedsiębiorstwa na etapie rozliczania projektu jest przede wszystkim brak znajomości przepisów prawa dotyczących zasad przyznawania pomocy publicznej. W rezultacie przedsiębiorcy często nie mają świadomości co do podejmowanych w momencie podpisania umowy o dofinansowanie zobowiązań dotyczących realizacji projektu np. obowiązku osiągnięcia i utrzymania przez określony okres czasu wskaźników projektu wskazanych we wniosku o dofinansowanie. Powyższe jest często powiązane z przyjmowaniem przez przedsiębiorstwa w momencie aplikowania o wsparcie zbyt optymistycznych założeń w celu zwiększenia szans na dofinansowanie, których dotrzymanie okazuje się w praktyce niemożliwe. W rezultacie w procesie rozliczania dotacji pojawiają się liczne problemy prowadząc w krańcowych przypadkach do konieczności zwrotu otrzymanego wsparcia finansowego.

Rzeczowa i finansowa realizacja projektu

Przedsiębiorca jest zobowiązany do realizacji inwestycji w zakresie i terminie określonym we wniosku o dofinansowanie oraz harmonogramie rzeczowo-finansowym, które stanowią załączniki do umowy o dofinansowanie. W szczególności przedsiębiorca zobowiązany jest do realizacji wszystkich działań inwestycyjnych zadeklarowanych w dokumentacji aplikacyjnej, w tym m.in. zakupu środków trwałych, wdrożenia zadeklarowanej technologii produkcji oraz utworzenia wskazanej liczby nowych miejsc pracy.

Terminowa realizacja projektu oznacza realizację pełnego zakresu rzeczowego i finansowego projektu w ramach czasowych określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Jedynie wydatki poniesione w powyższym terminie będą się kwalifikować do refundacji. Należy podkreślić, iż rozpoczęcie projektu przed terminem wskazanym w umowie o dofinansowanie skutkuje natychmiastowym rozwiązaniem umowy o dofinansowanie. Rozpoczęcie realizacji projektu należy rozumieć jako podjęcie robót budowlanych (w tym również podpisanie umowy z głównym wykonawcą robót budowlanych) lub pisemne zobowiązanie do zamówienia maszyn i urządzeń.