Jak napisać ofertę?

Przed przystąpieniem do pracy, odpowiedz na cztery pytania:

1. Jak jesteś postrzegany przez adresata Twojej propozycji?

Czy poważnie potraktujesz anonimową informację o przewidywanym wzroście cen akcji, którą znajdziesz w porannej poczcie e-mail? Oczywiście, że nie. Ale gdybyś taką informację otrzymał od darzonego zaufaniem przyjaciela, który od lat z powodzeniem gra na giełdzie? Odpowiedź też jest oczywista.

Różnica polega na innym *zaufaniu* i *wiarygodności* obydwu informacji.

Jakie jest prawdopodobieństwo sukcesu jeśli Twoja propozycja pozbawiona jest tych dwóch cech?

Dlatego zanim chwycisz za pióro - lub klawiaturę :-) - zastanów się jak jesteś postrzegany, jaką masz reputację i autorytet. Czy masz dobrą markę? Czy dopiero musisz ją wypracować?

2. Jak możesz pokazać, że potrafisz zaspokoić potrzeby klienta?

Przed Tobą trudne zadanie pokonania naturalnego podejrzenia, że dbasz przede wszystkim o swój własny interes. Jeżeli Twoim jedynym i nadrzędnym celem jest zdobycie dofinansowania, zwiększenie budżetu, sprzedaż produktu/usługi lub zmniejszenie nakładu pracy, stawiasz siebie w niezwykle trudnym położeniu i niezwykle trudno będzie Ci przekonać drugą stroną do swojej racji.

Z tego względu w Twoim żywotnym interesie jest udowodnienie adresatowi oferty, że jesteś w stanie rozwiązać jego problem. Nie ma sensu przedstawiać ofertę, z której jednoznacznie wynika, że jedynym beneficjentem będzie jej autor.

Musisz tak opracować swoją propozycję, żeby z niej wynikało, że jedynie głupiec może ją odrzucić.

3. Czy Twoja propozycja jest dobrze przygotowana?

Dobra prezentacja to coś więcej niż atrakcyjne opakowanie. Przeciwnie. Zbyt wyszukana oprawa może przyćmić treść oferty. Narażasz się na posądzenie o to, że forma przeważa nad treścią.

Czy w trakcie prezentacji będziesz zdany tylko na swój talent oratorski czy możesz liczyć na pomoce audiowizualne? Czy będziesz mieć tylko jednego słuchacza czy będzie ich tuzin? Ile czasu ma dla Ciebie klient? Czy w scenariuszu jest miejsce na jasne zdefiniowanie problemu i przedstawienie jego rozwiązania?

4. Dla kogo jest adresowana Twoja propozycja?

Pomocne jest zastanowienie się na tym jakich informacji oczekują adresaci Twojej oferty.

Załóżmy na przykład, że Twoją ofertę przeczytają Tomasz i Joanna. Tomasz jest konkretny i rzeczowy. Chce faktów, danych technicznych i szczegółowych analiz. Lubi wykresy. Joanna z kolei chce najpierw zrozumieć koncepcję. Wierzy swojej intuicji. Lekturę zacznie od przeczytania streszczenia oferty i zaleceń. Przed decyzją pobieżnie przekartkuje szczegóły oferty.

Czy wiedza o tym kto przeczyta Twoją ofertę wpłynie na sposób jej przygotowania?

Oczywiście, że tak. Oto kilka pytań dotyczących osób, które ocenią Twoją propozycję:

- Skupiają się na szczegółach czy wolą ogólne uwagi?
- Działają indywidualnie czy stawiają na zespołowy kompromis?
- Są skłonni do podejmowania ryzyka czy są zachowawczy?
- Czy dysponują bogatą wiedzą techniczną i finansową?
- Czy do nich należy ostatnie słowo w sprawie przyjęcia lub odrzucenia Twojej oferty?

To trudne pytania. Jeśli jednak uda Ci się zdobyć na nie odpowiedzi, posiądziesz wiedzę, która pozwoli skonstruować bardziej przekonującą ofertę i doprowadzić do podpisania kontraktu.