Grzeczna i skuteczna komunikacja w pracy

Przeczytaj także: Jak rozpoznać kłamcę?

Szef, podwładny i polecenia służbowe

Polecenia to wypowiedzi, których celem jest spowodowanie, by odbiorca zrobił to, co chcemy, by zrobił. Osoba wydająca polecenia zawsze ma do tego prawo, z czego zdaje sobie sprawę i nadawca, i odbiorca. Prawo to wynika zwykle albo z zależności typu służbowego (przełożony-podwładny), albo rodzinnego (rodzice-niedorosłe dzieci). Wydawanie poleceń jest czynnością z założenia niejako niegrzeczną, ponieważ narusza suwerenność odbiorcy. Mówiąc komuś, że ma zrobić to czy tamto, stawiamy się ponad nim. Grzeczność poleceń jest więc grzecznością wobec słabszego. Odbiorca polecenia to zawsze osoba, która w tej sytuacji może mniej - jest zdominowana przez wydającego polecenia. Wydając polecenia typu służbowego, zawsze należy pamiętać o ich grzecznościowej strukturze (przypominającej prośbę) oraz grzecznościowej obudowie. Zabiegi te mają na celu osłabienie kategoryczności polecenia, co jest odbierane jako przejaw szacunku dla rozmówcy.

Forma polecenia oparta na schemacie "Proszę o..." (np. "Proszę o dostarczenie sprawozdania do 15 września" czy "Proszę o przewodniczenie obradom") traktowana jest jako bardziej grzeczna niż oparta na schemacie "Proszę coś zrobić" (np. "Proszę dostarczyć sprawozdanie", "Proszę przewodniczyć obradom"). Jest to jednak forma mniej precyzyjna, ponieważ polecenie w tej formie rzucone w pokoju, w którym znajduje się kilka osób, nie dotrze do nikogo. Inną grzeczną formą polecenia jest obudowanie go słowem „proszę” na końcu wypowiedzi. Na przykład: "Niech mi pani znajdzie teczkę numer siedem, proszę", "Przynieście mi na jutro podania o urlop, proszę".

Bardziej wytworną, ale potencjalnie ironiczną formą polecenia jest forma oparta na schemacie "Niech pan będzie uprzejmy...", "Niech pani będzie uprzejma..." (np. "Niech pan będzie uprzejmy wydać dyspozycje kierowcy", ale też w funkcji pouczenia: "Niech pani będzie uprzejma pamiętać o swoich obowiązkach").

Wszystkie omówione powyżej formy poleceń służbowych świadczą o zachowaniu dystansu między przełożonym a podwładnym. Istnieje obecnie wiele firm, zwłaszcza zatrudniających w większości ludzi młodych, w których relacje przełożony-podwładny mają charakter bardziej koleżeński. Wtedy i polecenia formułowane są w sposób bardziej przypominający prośby.




Więcej wskazówek jak wzbudzać sympatię innych osób swoim zachowaniem oraz mówieniem znajdziesz w książce "Mówimy uprzejmie" Małgorzaty Marcjanik (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.ksiegarnia.pwn.pl wpisując w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.