Grzeczna i skuteczna komunikacja w pracy

Przeczytaj także: Jak rozpoznać kłamcę?

Grzecznościowe zachowania niejęzykowe towarzyszą wielu grzecznościowym zachowaniom językowym, np. skłonienie głowy czy ukłon przy powitaniu lub pożegnaniu. Grzeczna twarz to twarz osoby utrzymującej kontakt wzrokowy z rozmówcą. Za niegrzeczne uchodzi mówienie do kogoś ze wzrokiem skierowanym w inną stronę, zwłaszcza poza głową odbiorcy. Rozmowa ze wzrokiem utkwionym cały czas w oczach rozmówcy również nie uchodzi za zachowanie grzeczne - ktoś zachowujący się w ten sposób jest odbierany jako natręt. Osobom nieśmiałym lub skrępowanym rozmową zaleca się patrzenie w punkt między brwiami odbiorcy.

Grzeczna mina w sytuacjach neutralnych nie powinna wyrażać skrajnych emocji - ani złości, ani przesadnej radości. Powinna być wyrazem skupienia i aprobaty dla rozmówcy (nie tyle dla wygłaszanych przez niego sądów czy jego poglądów, co dla jego osoby). Zawsze dobrze odbierany jest uśmiech. Grzeczna postawa ciała to przede wszystkim zwrócenie się przodem do osoby mówiącej. Odwrócenie się tyłem do rozmówcy bez wyraźnego powodu jest przejawem lekceważenia i może być obraźliwe. Stanie czy siedzenie bokiem do mówiącego również świadczy o złych manierach. Grzeczne gesty towarzyszące mówieniu to gesty zharmonizowane z komunikowaną treścią. Przesadna gestykulacja nie tylko odciąga słuchacza od komunikowanych mu treści, ale też źle świadczy o wychowaniu mówiącego, który nie potrafi zapanować nad własnym ciałem. Ogólny wygląd, a więc sposób ubierania się, uczesanie, makijaż, również jest świadectwem dobrych lub złych manier. Wszelkiego rodzaju brak zharmonizowania z wiekiem, stanowiskiem, miejscem mówienia czy porą mówienia (także nadmiar: biżuterii, makijażu, kolorów stroju) traktowany jest jako niestosowność towarzyska czy wręcz nieznajomość zasad savoir-vivre'u.

Szef-podwładny - konkretne wskazówki

Relacja przełożony-podwładny jest relacją asymetryczną. Polega ona na tym, że większe prawa z definicji ma przełożony, bez względu na jego wiek i płeć. Wyższa ranga przełożonego sprawia, że to jemu powinniśmy jako pierwsi powiedzieć "Dzień dobry" i jemu należy przedstawić osobę nieznajomą (np. przybyłego gościa), a nie na odwrót. Omawiana relacja jest na ogól poprawnie werbalizowana przez Polaków. Istnieją jedynie dwa związane z nią "grzecznościowe niebezpieczeństwa": uciekanie się przez podwładnego do pochlebstwa i pozwalanie sobie przez przełożonego na poufałość.

Każdemu pracownikowi zależy na tym, aby być w dobrych stosunkach z szefem. Nie powinien jednak osiągać tego celu za pomocą nieszczerych komplementów czy bezzasadnych pochwał. Grozi to nie tylko skutkiem odmiennym od zamierzonego, ale naraża osobę tak postępującą na miano lizusa i pochlebcy. Stanowisko szefa z kolei powoduje nieraz, że osoba na tym stanowisku nie zachowuje stosownego dystansu wobec niższego personelu, zwłaszcza wobec sekretarki czy asystentki. Trzeba wiedzieć, że przełożony nie ma prawa zwracać się do personelu pomocniczego (nawet osób bardzo młodych) per "ty" bez uprzedniego uzgodnienia. Nie powinien też bez zgody odbiorcy używać zdrobniałej formy imienia typu "pani Irenko", "pani Kasiu".

Częstym problemem w firmach, szczególnie tych przejmujących standardy amerykańskie, jest forma zwracania się do siebie przez pracowników. Bywa, że przychodzący do firmy młody pracownik zostaje poinformowany, że "wszyscy mówimy tu sobie na ty". Jest to dla wielu młodych ludzi bariera nie do pokonania. W polskim obyczaju mówienie sobie per „ty” wiąże się z takim rodzajem prywatności łączącej rozmówców, jakiej nie zakłada amerykańska forma "you". Przejście na ty powinno więc stanowić nie początkowy, tylko kolejny etap wiązania pracownika z firmą.