Rachunek kosztów TDABC: metodyka wdrażania

Przeczytaj także: Zarządzanie kadrami: elementy, techniki i plany

Podczas realizacji projektu zespół wdrażający i GKP musieli sprostać wielu wyzwaniom. Do najważniejszych z nich należały:

• Zachowanie spójnej wizji systemu zatrudnienia.
• Utrzymanie właściwych proporcji między szczegółowością działań a niewygodną strukturą modelu.
• Zintegrowanie z innymi inicjatywami GKP, w tym z systemem prognozowania wynagrodzeń i kilkoma nowymi systemami służącymi do zarządzania relacjami z klientem oraz planowania i analizowania działalności.
• Skoordynowanie z różnymi grupami funkcjonalnymi takimi jak finanse, technologie informacyjne, przetwarzanie roszczeń i kadry.
• Uporanie się z szybkimi zmianami i rotacją członków załogi GKP przydzielonych do obsługi i utrzymywania systemu oraz promotorów projektu w zarządzie.

Ostatnia przeszkoda, czyli stałe zmiany przypisań i rotacja kluczowych członków załogi i zarządu, była przyczyną znacznych opóźnień. Zespół wdrażający musiał ponownie przeszkolić osoby nowo przydzielone do obsługi systemu. Nowi członkowie zarządu mieli nowe wymagania odnośnie do możliwości systemu. Wymagania te wydawały się personelowi GKP trudne do spełnienia. Członkowie zarządu musieli również przejść odpowiednie szkolenia na temat celów projektu systemu zatrudnienia. Na brak pełnego zrozumienia możliwości systemu dodatkowo wpłynęły bieżące potrzeby kadry zarządzającej dotyczące opracowywania i wdrażania innych nowych systemów (np. systemu zarządzania relacjami z klientem i przeprojektowania systemów wystawiania polis). Przy zbyt dużej liczbie konkurencyjnych priorytetów w jednym czasie opracowanie i wdrażanie systemu zatrudnienia było spychane na dalszy plan.

Jaki był efekt wprowadzenia systemu planowania zatrudnienia oparty na metodzie rachunku kosztów TDABC?

GKP rozbudowała model zatrudnienia dotyczący załatwiania roszczeń, tworząc obszerny model planowania zatrudnienia mający zastosowanie do wszystkich głównych obszarów funkcjonalnych i ostatecznie obejmujący ponad 75% załogi. Model planowania zatrudnienia uwzględnia osiem produktów ubezpieczeniowych GKP, trzy biura regionalne i centrale oraz wiele funkcjonalnych zestawów umiejętności — takich jak ubezpieczanie, kontrole i fakturowanie — które są używane przy projektowaniu i wystawianiu polis dla klientów czy obsługiwaniu agentów. Model ocenia działania wykonywane w ramach każdego głównego procesu i każdej funkcji, a następnie przekształca działania w serie działań cząstkowych, wyrażanych w poziomach nakładu pracy (mierzonych w minutach).

Jakkolwiek ograniczony do prognozowania personelu zajmującego się roszczeniami, model GKP firmy Global Insurance stanowi jeden z pierwszych modeli wdrożonych w ramach sterowanego czasem budżetowania kosztów działań. Zespół wdrażający może teraz wprowadzać do modelu operacyjnego prognozy dotyczące liczby i asortymentu produktów według regionu i otrzymuje dane o określonych zdolnościach produkcyjnych specjalistów (według zestawu umiejętności i regionu), które muszą zostać zapewnione, żeby można było zrealizować agresywny plan wzrostu. Ponieważ pracownicy ubezpieczeniowi obsługujący wymagających klientów potrzebują gruntownej edukacji i szkoleń, model analityczny daje zarządowi wystarczający czas na zatrudnienie i szkolenie pracowników, którzy mieli sprostać przewidywanemu zapotrzebowaniu w przyszłych okresach.

Studium przypadku Global Insurance ilustruje sposób integracji systemu prognozowania zatrudnienia z obejmującym całe przedsiębiorstwo systemem planowania, budżetowania i prognozowania działalności oraz zastosowanie rachunku kosztów działań sterowanego czasem do budżetowania i prognozowania zużycia zasobów według zestawu umiejętności, asortymentu produktów i regionu w celu odzwierciedlenia planowanych i prognozowanych poziomów przychodów i wielkości transakcji oraz asortymentu produktów według regionów.



Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat urealnienia poziomu zatrudnienia i wykorzystania personelu, oszczędzania na klientach oraz kosztach planowanych nowych strategii, wskazówki w zakresie wdrażania TDABC, tworzenia równań czasowych oraz inne ciekawe studia przypadków znajdziesz w książce „Rachunek kosztów działań sterowany czasem TDABC” Roberta Kaplana i Stevena Andersona (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008). http://ksiegarnia.pwn.pl/6772_pozycja.html