5 obowiązków z tytułu posiadania konta firmowego

1. Rozliczanie i opłacanie składek do ZUS-u z konta firmowego

Konto firmowe może pomóc Ci zapanować nad płatnościami służbowymi. Masz stały wgląd w transakcje, co jest bardzo ważne zwłaszcza przy rozliczeniach z ZUS-em. Pamiętaj, że jako przedsiębiorca masz obowiązek rozliczać i opłacać za siebie składki na:

• ubezpieczenie społeczne,
• ubezpieczenie zdrowotne,
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – jeśli jednak Twoje składki są naliczane od preferencyjnej podstawy (od 30% minimalnego wynagrodzenia) i jest to jedyny tytuł obowiązkowych ubezpieczeń, to nie musisz ich płacić.

Co ważne, należności do ZUS-u musisz opłacać:

• w formie bezgotówkowej,
• cyklicznie i w określonym terminie – jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, płacisz do 20. dnia każdego miesiąca, chyba że wypada on w niedzielę, wtedy możesz to zrobić do 21. dnia danego miesiąca.

Jeśli przelejesz pieniądze za późno, ZUS może naliczyć odsetki za zwłokę, których wysokość określa Ordynacja podatkowa[1].

Jeśli chcesz założyć konto firmowe i przeglądasz oferty, to może Cię zainteresować ta dostępna na stronie: https://www.santander.pl/firmy/konta.

2. Rozliczenia z Urzędem Skarbowym z konta firmowego

Ordynacja podatkowa przewiduje, że jeśli jesteś przedsiębiorcą i masz obowiązek prowadzenia księgi rachunkowej lub księgi przychodów i rozchodów, musisz opłacać podatki w formie:

• przelewu,
• przy pomocy innego instrumentu płatniczego – w tym przypadku rozliczasz się za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.

A co jeśli masz jednoosobową działalność gospodarczą? Wtedy wszelkie rozliczenia podatkowe odbywają się za pośrednictwem indywidualnego rachunku (mikrorachunku), który jest przypisany do konkretnego podatnika.

Czy to oznacza, że podatki z tytułu prowadzenia firmy masz opłacać z konta firmowego? Przepisy nie wykluczają, że możesz robić przelew z rachunku osobistego, ponieważ określają jedynie sposób zapłaty – formę bezgotówkową.

Jednak, gdy masz służbowy rachunek, zyskujesz większą kontrolę nad swoimi zobowiązaniami podatkowymi:

• przelewy firmowe nie mieszają się z prywatnymi,
• łatwiej sprawdzisz, czy nie zalegasz z zapłatą wobec Urzędu Skarbowego.

Dlatego z kontem firmowym możesz lepiej przygotować się do ewentualnej kontroli skarbowej.

3. Rozliczenia czynnych płatników VAT a obowiązek posiadania konta firmowego

Jeśli jesteś czynnym płatnikiem VAT, potrzebujesz konta firmowego. Jest ono niezbędne do ewidencjonowania rozliczeń podatku VAT, który podlega rygorystycznym regulacjom prawnym.

Informacje dotyczące rachunku służbowego znajdziesz na tzw. Białej Liście VAT. Wykaz prowadzi Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) i obejmuje on dane przedsiębiorców:

• zarejestrowanych jako podatnicy VAT,
• niezarejestrowanych przez Naczelnika Urzędu Skarbowego,
• wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Informacje umieszczone na Białej Liście VAT pomogą Ci ocenić wiarygodność kontrahenta oraz sprawdzić, czy jego konto firmowe jest prawdziwe. To wpływa na przejrzystość i bezpieczeństwo transakcji biznesowych.

4. Split payment – płatności podzielone a kont firmowe

Split payment (transakcje podzielone) to sposób rozliczenia przy użyciu mechanizmu płatności podzielności. Polega on na tym, że kontrahent płaci za towar lub usługę w dwóch strumieniach:

• wartość podatku przekazuje na rachunek VAT,
• kwotę netto z faktury VAT przelewa na konto firmowe.

Płatności typu split payment mogą nastąpić wyłącznie wtedy, gdy obaj przedsiębiorcy mają rachunki służbowe. Szczegółowe zasady i warunki tego typu rozliczeń określa ustawa o Podatku VAT[2].

5. Rozliczenia bezgotówkowe a konto firmowego

Prawo przedsiębiorców[3] wskazuje, że przyjmowanie i dokonywanie płatności w obrocie profesjonalnym następuje za pośrednictwem konta firmowego, jeżeli:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca,
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty.

Oznacza to, że takie przelewy, muszą przepływać przez rachunek służbowy. Dlatego? To gwarantuje bezpieczeństwo obrotu pomiędzy przedsiębiorcami oraz zapewnia kontrolę nad wydatkami firmowymi.


[1] tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 111
[2] Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.
[3] Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.