eGospodarka.pl
eGospodarka.pl poleca

eGospodarka.plWiadomościKomunikaty firm › Elektroniczny obieg dokumentów w sieci hurtowni extraDach

Elektroniczny obieg dokumentów w sieci hurtowni extraDach

2023-06-01 12:22

Elektroniczny obieg dokumentów w sieci hurtowni extraDach

Elektroniczny obieg dokumentów w sieci hurtowni extraDach © fot. mat. prasowe

Komunikat PR

Firma extraDach po wprowadzeniu w 2015 roku systemu Comarch ERP XL, postanowiła kontynuować działania w zakresie usprawniania procesów biznesowych i zaimplementować jeszcze Comarch DMS (Dokument Management System). Zobacz, jak w praktyce wygląda elektroniczny obieg dokumentów i jakie korzyści przyniósł w firmie extraDach.

extraDach na drodze cyfryzacji!


Nazwa firmy zobowiązuje, EkstraDach to największa na polskim rynku hurtownia pokryć dachowych z najszerszym asortymentem wysokiej jakości. Firma jest bezapelacyjnie liderem w sprzedaży pokryć dachowych w Polsce. ExtraDach to 16 oddziałów w całej Polsce. Firma dysponuje także własnym działem spedycji obsługującym wielu renomowanych producentów materiałów budowlanych. To sprawia, że zamówiony w hurtowni towar dotrze szybko i sprawnie na każdą budowę w kraju, czy Europie.

Sukces firma zawdzięcza w głównej mierze przemyślanej strategii cenowej i nieustannemu rozwojowi. Założyciele mają świadomość, że przewaga konkurencyjna – pewna utopijna doskonałość to nie jest stan, który można raz osiągnąć i spocząć na laurach, doskonale wiedzą, że to pewien proces, z którego nie można ani na chwilę zrezygnować. Firma z jednej strony wciąż poszerza swoją ofertę, podnosi jakość usług, a z drugiej strony stara się maksymalnie usprawniać działania wszystkich obszarów biznesowych w przedsiębiorstwie. Tak wyznaczony azymut zaowocował wprowadzeniem w roku 2015 systemu Comarch ERP XL. To przedsięwzięcie podyktowane było nie tylko rozwojem firmy, ale także chęcią podniesienia efektywności zarządzania coraz większą strukturą. Cele, jakie postawiono przed systemem Comarch ERP XL, czyli usprawnienie działania polityki magazynowej, wraz z powiązanym z nią procesem sprzedaży i administracji, a także automatyzację wymiany informacji z partnerami biznesowymi udało się w pełni osiągnąć. Zaowocowało to szeregiem korzyści zarówno dla pracowników, jak i klientów.

Trzymając się przyjętej filozofii działania, czyli ciągłego doskonalenia, firma extraDach postanowiła kontynuować proces cyfryzacji. Efektem ostatnich działań na tej drodze jest implementacja elektronicznego obiegu dokumentów. Mając pozytywne doświadczenia z wdrożenia systemu Comarch ERP XL, firma postanowiła jeszcze raz postawić na tego producenta oprogramowania i zainwestowała w oprogramowanie Comarch DMS.

Elektroniczny obieg dokumentów w hurtowni budowlanej


Comarch DMS pozwala przede wszystkim znacznie usprawnić obieg dokumentów, który ma bezpośredni wpływ na zwiększenie wydajności i efektywności wielu innych procesów w różnych obszarach biznesowych firmy. Z takim też założeniem firma extraDach podjęła decyzję o implementacji systemu. Maksymalne ograniczenie dokumentacji papierowej i przejście na wyższy poziom cyfryzacji to kluczowe cele całego przedsięwzięcia. Do wynikających z tego korzyści należy zaliczyć:
  • mobilny dostęp do dokumentów – pracownicy z praktycznie dowolnego miejsca (biuro, pociąg, delegacja itp.), dzięki możliwości pracy na aplikacjach mobilnych, przeglądarkach www i aplikacji desktop, mają dostęp do informacji i możliwość redagowania dokumentów.
  • powiadomienia – dzięki systemowi powiadomień mobilnych i mailowych pracownicy będą zawsze na bieżąco ze zleconymi zadaniami.
  • kontrola czasu – szybsza finalizacja celów za sprawą możliwości definiowania czasu na ich realizację, automatyczną eskalację i raportowanie informacji.
  • platforma low – code – możliwość tworzenia i zmiany firmowych procesów za sprawą wbudowanego graficznego konfiguratora procesów.
  • współpraca z ERP – zachowując integrację danych (nie ma konieczności przenoszenia czy synchronizacji danych) istnieje możliwość rozszerzenia standardowych obszarów systemu ERP o nowe procesy, w tym elektroniczny obieg dokumentów.
  • OCR – automatyzacja procesu wprowadzania faktur dzięki wbudowanej aplikacji Comarch OCR. Wystarczy zrobić zdjęcie w aplikacji mobilnej albo zeskanować dokument, a aplikacja korzystając ze sztucznej inteligencji automatycznie rozpozna dane i wprowadzi do systemu. Technologia ta jest na tyle już dopracowana, że błędy praktycznie się nie zdarzają.
  • elektroniczne archiwum – zastępując papierową dokumentację elektronicznym archiwum, pracownicy mają szybki dostęp do skanów i załączników.
  • ścieżka akceptacji – możliwość wprowadzenia własnych schematów obiegu dokumentów wraz z opcją wprowadzania reguł biznesowych i podpowiadania kolejnych kroków.
  • historia procesu – dostęp do kompleksowej informacji o procesie: osoby odpowiedzialne, czasy realizacji, komentarze.

Na wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie zyskać mogą wszystkie działy, szczególnie zaś te najbardziej zbiurokratyzowane, takie jak: księgowość i finanse, kadry i płace, administracja, IT.

Nowa era w extraDach


Utrzymanie przewagi konkurencyjnej na tak trudnym rynku, jakim jest niewątpliwie rynek pokryć dachowych w Polsce, to ciągła troska nie tylko o wysokiej klasy asortyment w atrakcyjnej cenie (w duchu strategii „rażąco niskie ceny”), ale także optymalizacja kosztów prowadzenia działalności i nieustanne podnoszenie jakości obsługi klientów. Pozytywne doświadczenia klientów (customer experience) wynikające z kontaktów z firmą to dzisiaj sine qua non biznesowego sukcesu. Na każdym etapie interakcji klienta z marką muszą mu towarzyszyć pozytywne emocje. Takie firmy częściej wybierają klienci, także cieszą się większą lojalnością. W tym zakresie i kontekście obniżenia kosztów działalności wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów to przełomowy krok. Trzeba pamiętać, że aplikacja DMS to nie tylko zbliżenie się do pewnego, od dawna formułowanego marzenia „biuro bez papieru” (pierwszy chyba myślał o tym Alvin Toffler, pisarz i futurolog), ale także usprawnienie, poprzez robotyzację i automatyzację, wielu działań. To poprawa wydajności i efektywności wielu procesów w różnych obszarach biznesowych firmy. Dzięki digitalizacji dokumentów w firmie extraDach poprawiła się komunikacja między pracownikami, a obieg dokumentów (nie tylko dokumentów kosztowych, ale także not kosztowych, księgowych itp.) między działami stał się szybszy i sprawniejszy. Udało się wyeliminować niejasności związane z dostawami towarów i liczne błędy w zamówieniach i wysyłkach. Dzięki cyfryzacji firma jest w stanie obsłużyć dużo więcej zamówień, dużo szybciej i sprawnej.

Podsumowanie


Comarch DMS to szereg usprawnień w wielu obszarach biznesowych firmy. Te usprawnienia przekładają się w prosty sposób na oszczędności zarówno czasu, jak i środków. Dzięki temu firma może wciąż utrzymywać wypracowaną przez lata przewagę konkurencyjną na rynku pokryć dachowych.

Wypróbuj elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie testując Comarch DMS za darmo na: https://www.comarch.pl/erp/document-management-system/elektroniczny-obieg-dokumentow/

oprac. : Komunikat PR

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: