Co to jest ERP i do czego służy?

ERP zalicza się do programów, które znajdą swoje zastosowanie w każdej organizacji, bez względu na jej wielkość i branżę. Jego budowa będzie wyglądać inaczej, bo ma być dopasowana do indywidualnych potrzeb, ale podstawowe funkcje są podobne. Zastanówmy się więc, co się kryje pod tym skrótem i do czego wykorzystuje się to narzędzie.

Czym jest system ERP?

Systemy ERP to zaawansowane rozwiązania informatyczne służące do zarządzania przedsiębiorstwem i wszystkimi procesami, jakie się w nim odbywają. Zarządzanie jest kwestią, na jaką zwraca się uwagę w każdej firmie, stąd oprogramowanie, które będzie nas w tym wspierać, jest jednym z podstawowych. Bardzo często poszczególne działy korzystają z odrębnych narzędzi. W tym przypadku wygląda to inaczej. Przy ERP jest jedna wspólna baza danych dla wszystkich komórek, co sprzyja optymalizacji pracy, płynnej komunikacji, czy minimalizacji błędów.

Drugą cechą charakterystyczną ERP jest modułowość. Oprogramowanie składa się z modułów zaprojektowanych pod kątem charakteru pracy poszczególnych działów firmy. Oznacza to, że myśląc o wdrożeniu, można zadbać o to, by program miał wszystko, czego potrzebujemy. Jednocześnie nie będzie mieć mnóstwa opcji, z jakich korzystać z pewnością nie będziemy.

Jak to działa w praktyce?

W związku z ERP pojawiają się różne pytania. Jedno z podstawowych dotyczy tego, jak ogólnie wygląda praca z ERP? Przede wszystkim wszyscy pracownicy mają dostęp do tych samych informacji, a baza danych jest zintegrowana. Przykładowo dzięki temu handlowiec może sprawdzić, czy klient opłacił ostatnią fakturę albo, czy produkty, jakie mogą go zainteresować, są obecnie w magazynie. Pracownik magazynu natomiast od razu widzi na ekranie zamówienie i może przystąpić do jego kompletowania. Tego typu zależności dotyczą wszystkich procesów.

Taka budowa oprogramowania przekłada się na liczne zalety. Poszczególne czynności przebiegają sprawniej i jest duża automatyzacja. W organizacji panuje porządek, można obniżyć koszty i wyeliminować błędy. W dalszej perspektywie system ERP pomoże realizować cele biznesowe, wpłynie na lepszą motywację pracowników, a także przez wysoką jakość obsługi klienta, na opinie o firmie.

O czym pamiętać przy wdrożeniu?

Abyśmy czerpali maksimum korzyści ze wdrożenia systemu ERP, musimy dobrze zastanowić się nad swoimi potrzebami. Zwróćmy uwagę, czy wybrane oprogramowanie posiada niezbędne moduły. Ponadto musi być możliwość ich rozbudowy o kolejne funkcjonalności. Jest to o tyle istotne, że nie wiemy, czy kierunek rozwoju firmy w przyszłości się nie zmieni. Zweryfikujmy, czy oprogramowanie ma na czas aktualizacje i pozwala na pracę w chmurze. Dostosowanie do pracy zdalnej również jest ważne, bo coraz więcej firm pracuje zdalnie przynajmniej częściowo. Jeżeli jest możliwość wcześniejszego przetestowania, to z tego skorzystajmy. Nie zawsze interfejs będzie nam odpowiadać.