eGospodarka.pl

eGospodarka.plWiadomościGospodarkaRaporty i prognozy › Prywatna poczta elektroniczna pracowników pełna służbowych spraw

Prywatna poczta elektroniczna pracowników pełna służbowych spraw

2021-07-09 13:40

Prywatna poczta elektroniczna pracowników pełna służbowych spraw

Służbowe sprawy Polaków na prywatnych e-mailach © pixabay.com

Wprawdzie załatwianiu służbowych spraw powinno służyć wyłącznie firmowe konto e-mailowe, to jednak praktyka pokazuje, że używanie do tego prywatnej poczty elektronicznej wcale nie należy do odosobnionych przypadków. Potwierdzeniem tego są badania przeprowadzone przez Grupę Progres. Okazuje się, że część pracowników nawet nie zdaje sobie sprawy, z jakich powodów nie powinna korzystać z własnego konta dla celów zawodowych.

Przeczytaj także: Bezpieczeństwo IT niedostateczne

Z tego tekstu dowiesz się m.in.:


  • Jak często pracownicy wykorzystują prywatną pocztę elektroniczną do celów służbowych?
  • Jak pracownicy oceniają korzystanie z prywatnego maila do załatwiania służbowych spraw?
  • Dlaczego korzystamy z własnej poczty, a nie ze ze skrzynki założonej nam przez pracodawcę?


Polacy z roku na rok tworzą coraz więcej e-maili. Tylko w 2020 r. użytkownicy wirtualnych skrzynek wysłali i odebrali łącznie 6 mld wiadomości, a pojedynczy użytkownik skrzynki wysyła i odbiera rocznie 2524 wiadomości (dane home.pl). Niektóre z nich trafiają na prywatną pocztę elektroniczną pracowników.

Jak wynika z badania Grupy Progres, niemal jedna trzecia naszych rodaków (30 proc.) przyznaje się do takich działań. Co więcej, zdarza się, że poza wiadomościami na prywatną pocztę elektroniczną pracowników trafiały też pliki z danymi firmowymi. Większość – 70 proc. – nigdy tego nie robiła.

fot. pixabay.com

Służbowe sprawy Polaków na prywatnych e-mailach

30 proc. polskich pracowników przyznaje, że korzystało z prywatnego e-maila do załatwiania spraw zawodowych.


Wysłane niejeden raz


71 proc. osób – z grupy korzystającej z prywatnej poczty elektronicznej do realizowania obowiązków zawodowych – przyznaje, że robiło to sporadycznie tzn. maksymalnie kilka razy, 17 proc. takie działanie wykonywało bardzo często, a 12 proc. twierdzi, że zdarzyło im się to tylko raz.
Pracodawcy mają wiele do zrobienia, jeśli chodzi o kwestię cyberhigieny pracy zespołu, która obejmuje także działania związane z wykorzystaniem prywatnej poczty elektronicznej w obszarach zawodowych. Z moich obserwacji wynika, że przedsiębiorcy często nie są do końca świadomi tego, co dzieje się w sieci i na jakie skrzynki trafiają firmowe dokumenty. Nie edukują także swoich pracowników, w jaki sposób powinni postępować i nie wyjaśniają, dlaczego nie należy wykorzystywać prywatnej poczty w celach zawodowych – mówi Magda Dąbrowska, wiceprezes Grupy Progres. Co jest bardzo dużym błędem, ponieważ brak tej wiedzy oraz działań edukacyjnych jest zagrożeniem dla bezpieczeństwa całej firmy i związanych z nią osób. Na wspomniane bezpieczeństwo powinno kłaść się duży nacisk. Ponieważ dokumenty zawierające ważne informacje np. dotyczące kontrahentów lub dane osobowe pracowników – będące ogromną wartością dla wielu organizacji – mogą trafić w niepowołane ręce osób, które nie do końca mają uczciwe intencje – podkreśla.

Niedopuszczalne, ale …


Polacy aktywni zawodowo pytani – czy ich zdaniem, korzystanie z prywatnego maila do załatwiania służbowych spraw i przesyłanie na niego plików firmowych jest działaniem dopuszczalnym – najczęściej odpowiadają, że takie postępowanie uważają za niedopuszczalne (58 proc.). Spora grupa, licząca aż 42 proc. przyznaje, że jest to działanie, które można usprawiedliwić wyjątkową sytuacją i faktycznie uzasadnionym powodem.

Nasi rodacy najczęściej korzystają z prywatnej poczty elektronicznej do wykonywania służbowych obowiązków oraz przesyłają na niego firmowe pliki, gdy muszą pracować w domu po godzinach i pilnie skończyć dane zadanie. Taki powód podaje 50 proc. badanych. W 36 proc. przypadków przyczyną jest awaria poczty służbowej. 14 proc. odpowiada, że postępowali tak, gdy nie mieli dostępu do firmowej poczty, a musieli pilnie coś wysłać.
Komunikacja, która wprost określa, jak powinniśmy wypełniać obowiązki służbowe i z jakich – bezpiecznych i gwarantowanych przez pracodawcę – narzędzi należy korzystać, aby przestrzegać zawodowej cyberhigieny, musi być prowadzona skutecznie. Niestety, często nie odbywa się ona w sposób, który faktycznie uświadamia pracownikom, czego nie powinni robić, również dla ich cyfrowego bezpieczeństwa. Czasem, zespół w gąszczu otrzymywanych informacji nie jest w stanie wyłapać tych najważniejszych – zaznacza Magda Dąbrowska.

Dlatego działania prowadzone przez przełożonych oraz wewnętrze procedury – obowiązujące w firmie – powinny być przekazywane kadrze regularnie i w jasny sposób określać, a także uczyć zasad cyberbezpieczeństwa oraz tego, co ma zrobić pracownik, gdy np. dojdzie do awarii jego służbowej skrzynki. Obowiązkiem pracodawców jest też zapewnienie zespołowi warunków, które pozwolą osobom zatrudnionym w organizacji na komfortową pracę i wykorzystywanie wszelkich bezpiecznych narzędzi w takim zakresie, by pracownik nie musiał martwić się m.in. o brak dostępu do poczty firmowej w nagłych sytuacjach, gdy pilnie musi wykonać powierzone mu zadanie – podsumowuje.

Badanie CATI przeprowadzono 15 do 30 czerwca 2021 r. na reprezentatywnej grupie 1297 osób.

oprac. : eGospodarka.pl eGospodarka.pl

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: