Poczta elektroniczna uzależnia

Przeczytaj także: E-mail dobry dla starszych

Aby przeciwdziałać negatywnym skutkom związanym z coraz szerszym rozprzestrzenianiem się poczty elektronicznej, firma Symantec ma kilka następujących zaleceń:

1. Wdrożenie:
• rozwiązań archiwizacyjnych, które zastępują określone wiadomości mniejszymi od nich odsyłaczami, dzięki czemu użytkownicy nie przekraczają dozwolonej pojemności swoich skrzynek pocztowych, a w razie potrzeby mogą szybko uzyskać dostęp do wybranych wiadomości.
• rozwiązań archiwizacyjnych, które zapewniają administratorom scentralizowaną kontrolę nad przechowywaniem informacji, ograniczają wielokrotne zapisywanie i wykonywanie kopii zapasowych tych samych danych oraz umożliwiają wykorzystywanie bardziej ekonomicznych systemów pamięci masowych.
• filtrów antyspamowych, które zmniejszają liczbę niepożądanych wiadomości - jest to szczególnie pożyteczne dla pracowników mobilnych, odbierajacych pocztę poza terenem firmy, ponieważ znacznie skraca czas pobierania wiadomości.

2. Edukacja:
• użytkowników w zakresie efektywnego wykorzystania poczty elektronicznej z uwzględnieniem planowego archiwizowania i usuwania wiadomości.
• użytkowników w zakresie współpracy z działem IT w celu terminowego i prawidłowego wykonywania wszystkich niezbędnych kopii zapasowych, zmniejszających objętość danych zapisywanych na dyskach twardych i w plikach PST.

3. Zachęcanie:
• użytkowników do prowadzenia - tam, gdzie jest to możliwe - rozmów z kolegami i klientami zamiast wysyłania wiadomości e-mail.
• pracowników do nie wysyłania grzecznościowych kopii wiadomości do dużej liczby osób, jeśli nie jest to wymagane.

Wśród wyników badania znalazły się także informacje dotyczące danych przechowywanych w komputerach przenośnych. Wartość tych danych wynosi prawie milion dolarów, czyli ponad kilkusetkrotnie przewyższa wartość samego sprzętu. 78 procent ankietowanych użytkowników w Europie, na Bliskim Wschodzie i w Afryce stwierdziło, że przechowywane w ich komputerach dane mają znaczną wartość wynikającą z praw własności intelektualnej i poufności informacji firmowych, przy czym przeciętna podawana wartość to 975 000 dolarów.

Wyniki badania pokazują, że zaledwie 42 procent przedsiębiorstw automatycznie sporządza kopie zapasowe wiadomości e-mail pracowników, a 45 procent pozostawia wykonywanie kopii samym użytkownikom. Jeszcze gorzej ten wskaźnik wygląda w Polsce - zaledwie 12% respondentów potwierdziło, że kopie zapasowe poczty elektronicznej użytkowników są tworzone automatycznie. 80 procent respondentów niesłusznie sądzi, że pracodawca dysponuje bezpieczną kopią wszystkich wiadomości znajdujących się na ich komputerze.

"Alarmujące jest to, że pracownicy firm posiadają komputery przenośne zawierające dane o tak wysokiej wartości finansowej, a jednak podejmuje się tak mało wysiłków, aby zabezpieczyć te informacje. Badanie wykazało, że tylko nieliczne firmy wdrożyły rozwiązania umożliwiające odzyskanie tych danych w przypadku zgubienia lub kradzieży laptopa - mówi Jarosław Samonek, Country Manager firmy Symantec Polska. - Bardzo ważne jest, aby firmy dostrzegły coś więcej niż wartość sprzętu i zdały sobie sprawę z konieczności inwestycji w ochronę danych, które są przechowywane w urządzeniach przenośnych."

Badanie przeprowadzone zostało przez firmę Dynamic Markets i objęło 1700 pracowników oraz kierowników IT w przedsiębiorstwach w całej Europie, zatrudniających co najmniej 500 pracowników.