eGospodarka.pl

eGospodarka.plWiadomościTechnologieInternet › Przez cyfrowy bałagan firmowe pliki mają nawet ekspracownicy

Przez cyfrowy bałagan firmowe pliki mają nawet ekspracownicy

2019-05-20 10:17

Przez cyfrowy bałagan firmowe pliki mają nawet ekspracownicy

Cyfrowy bałagan © trekandphoto - Fotolia.com

Brak kontroli nad działaniami zarówno obecnych, jak i ekspracowników, to prosta droga do utraty danych. Potwierdzeniem tego są wyniki badania zrealizowanego przez Kaspersky Lab, z których wynika, że aż 33% osób, które pożegnały się z pracodawcą, ciągle posiada dostęp do jego plików i dokumentów. To poważne zagrożenie zarówno dla integralności informacji, jak również dla reputacji firmy. Byli pracownicy mogą wykorzystać dane do własnych celów lub też przypadkowo je usunąć. Odzyskanie straty będzie wymagało czasu i wysiłku, a nierzadko również - sporych zasobów finansowych.
Cyfrowy bałagan to problem, który zaznacza swoją obecność w wielu firmach na całym świecie. Tworzą go setki plików, dokumentów oraz usług współdzielenia danych, w przypadku których brak jest 100-procentowej pewności co do tego, kto może uzyskać do nich dostęp i w jaki sposób są przechowywane. Tę niedostateczną klarowność sytuacji trudno jednak traktować jako drobny problem organizacyjny - warto mieć świadomość, że niedostateczna kontrola nad dostępem do danych firmowych może oznaczać poważne kłopoty.

Firmy nie zawsze mają świadomość, że za uzyskiwaniem nieautoryzowanego dostępu do firmowych plików mogą stać ekspracownicy, których nie pozbawiono możliwości logowania się do firmowej usługi poczty e-mail, komunikatorów internetowych lub dokumentów przechowywanych online. Sytuacja ta jest niepokojąca, ponieważ tego rodzaju zasoby obejmują własność intelektualną, tajemnice handlowe i inne chronione lub poufne dane, które pozostawione bez kontroli mogą zostać wykorzystane do własnych celów przez cyberprzestępców lub konkurencję. Spośród respondentów zbadanych przez Kaspersky Lab 72% przyznało, że pracuje z dokumentami, które zawierają różne rodzaje poufnych danych.

fot. trekandphoto - Fotolia.com

Cyfrowy bałagan

Jedna trzecia pracowników nadal posiada dostęp do plików swojej byłej firmy.


Badanie wykazało również, że z powodu bałaganu cyfrowego pracownicy potrzebują czasu, aby znaleźć odpowiednie dokumenty lub dane przechowywane w różnych miejscach. 57% pracowników biurowych miało trudności ze zlokalizowaniem dokumentu lub pliku podczas pracy. Tyle samo osób (58%) wykorzystuje to samo urządzenie do pracy oraz do prywatnych celów, co oznacza, że informacje znajdujące się na różnym sprzęcie mogą duplikować się lub być nieaktualne, powodując zamieszanie i ewentualne błędy podczas pracy. Bałagan cyfrowy może również prowadzić do naruszenia bezpieczeństwa danych, jeśli dane te wpadną w ręce osób trzecich, czy nawet konkurencji. Wśród konsekwencji można wymienić kary pieniężne oraz procesy sądowe wytoczone przez klientów w wyniku naruszenia umowy o zachowaniu poufności lub przepisów o ochronie danych.

Problem odpowiedniego dostępu do zasobów firmowych uwydatnia dodatkowo fakt, że niemal jedna trzecia (29%) pracowników przyznaje się do udostępniania współpracownikom swoich danych uwierzytelniających w postaci nazwy użytkownika oraz hasła do urządzenia firmowego. W dzisiejszej kulturze biurowej opartej na otwartej przestrzeni oraz pracy zespołowej pracownicy częściej wykazują tendencję do niestawiania granic – zamiast tego dzielą się wszystkim ze swoimi współpracownikami, od spinaczy i pomysłów, po biurka, zadania, a nawet urządzenia. Niewłaściwe nawyki związane z hasłami oraz beztroskie podejście do wrażliwych danych firmowych mogą wydawać się nieszkodliwe i niekoniecznie muszą prowadzić do incydentów naruszenia bezpieczeństwa danych, wskazują jednak na potrzebę ogólnej edukacji na temat zagrożeń.
Bałagan dotyczący plików cyfrowych oraz niekontrolowany dostęp do danych może prowadzić do incydentów naruszenia bezpieczeństwa informacji oraz cyberincydentów, jednak w większości przypadków powoduje zakłócenia pracy biurowej, stratę czasu oraz energii w związku z koniecznością odzyskania utraconych plików. Sytuacja ta jest bardzo niekorzystna dla firm – szczególnie dla tych małych i aktywnie rozwijających się, których celem jest osiągnięcie wydajności i konkurencyjności. Eliminowanie bałaganu, szczegółowe zarządzanie prawami dostępu oraz wykorzystywanie rozwiązań zapewniających cyberbezpieczeństwo to nie tylko ochrona przed cyberzagrożeniami. To również gwarancja efektywnej pracy bez zakłóceń, gdy wszystkie pliki znajdują się na swoim miejscu, a pracownicy mogą poświęcić czas na realizowanie celów biznesowych, mając pod ręką wszystkie dane, jakich potrzebują – powiedział Siergiej Marcinkian, szef działu odpowiedzialnego za marketing produktów biznesowych, Kaspersky Lab.

Aby cyfrowy bałagan nie przysłonił firmom praktyk zapewniających bezpieczeństwo danych, eksperci z Kaspersky Lab przygotowali kilka porad:
  • Stwórz politykę dostępu do zasobów firmowych, w tym skrzynek e-mail, współdzielonych folderów, dokumentów online: wszystkie prawa dostępu pracownika powinny zostać anulowane w momencie przerwania stosunku pracy.
  • Regularnie przypominaj personelowi o obowiązujących w firmie zasadach dot. cyberbezpieczeństwa. W ten sposób pracownicy dowiedzą się, czego się od nich oczekuje, i będą stosowali odpowiednie zasady w sposób automatyczny.
  • Stosuj szyfrowanie w celu zabezpieczenia danych firmowych przechowywanych na urządzeniach. Twórz kopię zapasową danych, aby mieć pewność, że informacje będą bezpieczne i możliwe od odzyskania, jeśli zdarzy się to, czego obawiasz się najbardziej.
  • Promuj wśród pracowników dobre nawyki dotyczące haseł, takie jak niewykorzystywanie danych osobowych lub nieprzekazywanie ich innym osobom z firmy lub spoza niej. W zabezpieczeniu haseł oraz poufnych danych pomocny może być menadżer haseł, dostępny w wielu rozwiązaniach zabezpieczających.
  • Jeśli korzystasz z usług w chmurze, wybierz rozwiązanie zabezpieczające, które odpowiada rozmiarowi Twojej firmy: Kaspersky Endpoint Security Cloud dla małych i średnich firm lub Kaspersky Small Office Security dla firm posiadających mniej niż 25 pracowników. Produkty te łączą w sobie łatwość zarządzania oraz sprawdzone funkcje ochrony dla wszystkich urządzeń pracowników.

oprac. : eGospodarka.pl

Oceń

0 0

Podziel się

Poleć na Wykopie Poleć w Google+

Poleć artykuł znajomemu Wydrukuj

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: