System zarządzania jakością: błędy przy wdrażaniu

Przeczytaj także: Zarządzanie jakością: rozwój i znaczenie

błąd 5 — rozrost papierologii

Opracowanie zbyt obszernej dokumentacji także stanowi zagrożenie dla skutecznego i efektywnego funkcjonowania systemu jakości. Księgi jakości i procedury nie są na pokaz. Są przeznaczone do stosowania dzień po dniu, muszą zatem być zwarte i czytelne. Praktyka wykazuje, że nadmierna biurokracja jest najczęstszą przyczyną krytykowania udokumentowanych systemów zarządzania jakością. Często osoby wyznaczone na autorów księgi jakości, procedur, instrukcji technologicznych itp. nie mają wystarczającej wiedzy i doświadczenia na temat opracowywania tego typu dokumentów. Starając się szczegółowo przedstawić zachodzące w organizacji procesy, używają technik opisowych.

Zważywszy na wielość zagadnień koniecznych do opisania, dokumentacja staje się bardzo obszerna i nieprzejrzysta. W efekcie dokumentacja nie jest stosowana, ponieważ nikt nie ma czasu na jej studiowanie. Poza tym rozbudowane opisy nie służą systematyzowaniu zagadnień oraz mogą utrudniać ich zrozumienie. Dlatego też autorzy powinni być przeszkoleni w zakresie wykorzystywania odpowiednich narzędzi, tj. algorytmów postępowania, macierzy odpowiedzialności itp.

W rozbudowanych organizacjach pewnym zagrożeniem może być brak wewnętrznej sieci komputerowej. Liczne egzemplarze dokumentów systemowych, rozmieszczone często w odległych filiach, mogą zniechęcać autorów do ich doskonalenia. Wprowadzanie zmian we wszystkich kopiach staje się wówczas pracochłonne i kosztowne.

błąd 6 — malowany król

Utrudnieniem we wdrażaniu oraz późniejszym funkcjonowaniu SZJ są niewystarczające uprawnienia pełnomocnika ds. SZJ. Jeżeli nie jest on powołany spośród najwyższego kierownictwa, mogą wystąpić trudności związane z realizacją jego zaleceń przez kierowników zajmujących wyższą pozycję w strukturze organizacyjnej. Trudniej też zabiegać o niezbędne środki na funkcjonowanie systemu.

błąd 7 — uniwersalne lekarstwo

Błędy, zagrożenia i nieporozumienia związane z systemami zarządzania jakością dotyczą także otoczenia. Najczęstszym nadużyciem stosowanym przez producentów jest umieszczanie na produktach logo „ISO 9000", które sugeruje, że dany wyrób ma certyfikat jakości. Zamieszczanie tego typu informacji na produktach lub ich opakowaniach jest zabronione. Producenci stosujący takie praktyki muszą liczyć się z dotkliwymi karami finansowymi nakładanymi przez jednostki certyfikujące. Zakaz ten wynika z faktu, że certyfikat ISO 9000 jest wystawiany na podstawie pozytywnego wyniku audytu systemu, a nie produktu. Certyfikacja SZJ polega na zweryfikowaniu czy system jest zgodny z wytycznymi normy (np. ISO 9001:2000). Wytyczne te dotyczą systemu zarządzania jakością, a nie produktu. Oczywiście skuteczne i efektywne systemy zarządzania jakością wpływają na poprawę jakości i powtarzalność produktów. Nie mogą być jednak traktowane jako gwarancja najwyższej jakości w branży, ponieważ nie narzucają stosowania najbardziej zaawansowanych technologii oraz najwyższej klasy materiałów. Tym bardziej znak ISO 9000 nie może być porównywany do znaków bezpieczeństwa wyrobów (np. „B" czy „CE"), ponieważ tego typu certyfikacja oparta jest na zupełnie innych zasadach.



Jeśli zainteresowała cię tematyka zarządzania jakością, szczegółowe wskazówki co do SZJ, ich projektowania i wdrażania znajdziesz w książce A. Hamrola „Zarządzanie jakością z przykładami” (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008). Książkę znajdziesz w księgarni internetowej www.ksiegarnia.pwn.pl, wpisując w pole wyszukiwarki zwrot „zarządzanie jakością”. Uwaga — najnowsza, uzupełniona wersja książki ma okładkę z figurą szachową.

Wszelkie skróty i uzupełnienia za zgodą Wydawcy.