Skuteczny mailing - podstawowe zasady e-mail marketingu

Przeczytaj także: E-mail marketing: lista odbiorców podstawą sukcesu

Tekst nie może być zbyt długi. Raczej zaleca się przygotować krótkie akapity z odnośnikami do strony, na której czytelnik będzie mógł zapoznać się z dalszymi informacjami.

Jak wynika z badań [SA06] większość czytelników newsletterów preferuje format HTML dlatego należy przygotować szablony korespondencji w edytorze HTML (lub zlecić grafikowi) a nie na przykład w programie MS Word, gdyż ten ostatni dodaje wiele dodatkowych znaczników, które wpływają na rozmiar listu.

W wiadomościach w formacie HTML nie należy używać języka skryptowego (JavaScript lub VBScript) oraz dodatków ActiveX lub Flash gdyż większość programów pocztowych blokuje taką zawartość i w ogóle odbiorca nic nie zobaczy.

Obraz może wyrazić więcej niż tysiąc słów, dlatego warto wstawiać elementy graficzne do listu z tym, że zaleca się umieszczać obrazy na serwerze internetowym (grafika jest "dociągana" z serwera) a w liście wstawić odwołania do nich [SA05]. Obrazy osadzone, czyli dołączone do treści listu niepotrzebnie zwiększają jego rozmiar.

Proszę pamiętać, że im mniejsza wielkość newslettera tym lepiej. Standardowa przesyłka nie powinna być większa niż 50 KB, gdyż większy rozmiar newslettera może zmniejszyć akceptację przesyłek z Państwa firmy zwłaszcza wśród użytkowników łączących się z Siecią przez modem lub telefon z GPRS.

W newsletterze raczej nie powinno się umieszczać załączników, które wpływają na powiększenie jego rozmiaru (wagę). Lepszym rozwiązaniem jest wstawienie w treści listu odnośnika do pliku (lub plików), który znajduje się na serwerze firmowym. Jeżeli użytkownik będzie zainteresowany, to kliknie link i dopiero wtedy pobierze dokument. Każdy z odnośników (tzw. URL) powinien mieć taki sam początek i zawsze rozpoczynać się od http:// (a adresy e-mail od mailto:). W przypadku, gdy odbiorca będzie miał zablokowany podgląd treści HTML to i tak odnośnik pozostanie aktywny. Jeżeli zapomnimy o http:// to we wspomnianym przykładzie czytelnik będzie musiał skopiować link do przeglądarki WWW, aby móc przejść pod podany adres.

Kontakt z klientami musi być regularny i konsekwentny, zawsze tego samego dnia i o tej samej porze. Systematyczność pozwoli na budowanie lojalności klientów. Najlepszym okresem na wysyłanie korespondencji jest wtorek lub środa w godzinach od 14 do 15 [HM03]. Listy nie powinny być wysyłane rzadziej niż raz w miesiącu, gdyż w przeciwnym razie subskrybenci listy mailingowej zapomną o nas. Częstotliwość wysyłki zależy od specyfiki newslettera a w przypadku biuletynu reklamowego nie powinna być częstsza niż raz w tygodniu (lub nawet rzadziej).

Dopiero po zakończeniu faz informowania i budowania zaufania można pomyśleć o nakłonieniu (poproszeniu) klienta do działania np. zakupu, cały czas podkreślając co zyska jak zdecyduje się na podjęcie zamierzonych przez nas akcji.

Każdy list powinien posiadać krótką sygnaturkę (zalecane 4 do maksymalnie 8 linii) z imieniem i nazwiskiem nadawcy, jego adresem e-mail oraz danymi firmy w tym bezpośrednim telefonem do nadawcy.

W stopce listu, oddzielonej np. wykropkowana linią należy umieszczać skrót Polityki prywatności lub przynajmniej odnośnik internetowy do niej. Dodatkowo na samym dole powinna znaleźć się informacja dlaczego list dotarł do adresata oraz jak w prosty sposób (zazwyczaj jedno kliknięcie) wypisać się z listy subskrypcyjnej. W brew pozorom im łatwiej się wypisać tym mniej ludzi rezygnuje. Bezwzględnie należy unikać teksu "Zgodnie z ustawą o […] Art. 25 […]" gdyż na takie zwroty "wyczulone" są programy antyspamowe.