Dlaczego warto mieć salkę konferencyjną w firmie?

Sala konferencyjna a wizerunek firmy

Dysponowanie własną, dobrze wyposażoną salą konferencyjną wpływa pozytywnie na wizerunek firmy. To ważne zwłaszcza w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo zaprasza do swojej siedziby kontrahentów, klientów i innych gości. Przestrzeń przeznaczona wyłącznie do spotkań wywiera dobre wrażenie i pokazuje, że firma podchodzi do wizyt z powagą, jest profesjonalna.

Salka konferencyjna, czyli większa efektywność spotkań

Szkolenia, spotkania i narady organizowane w specjalnie przeznaczonych do tego pomieszczeniach zwykle są efektywniejsze. W takich miejscach (jeśli zostaną prawidłowo wyposażone) znajduje się profesjonalny sprzęt nagłośnieniowy, a także ekrany i inne akcesoria ułatwiające prezentowanie materiałów. Sale konferencyjne zazwyczaj projektuje się, by wszyscy uczestnicy spotkania słyszeli, co mówi prowadzący. Często mają oni też własne mikrofony.

Nie bez znaczenia są także meble znajdujące się w takim pomieszczeniu. Jeśli są one odpowiednio dobrane, pozwalają na komfortowe branie udziału w spotkaniach trwających nawet kilka godzin. Dzięki temu uczestników nie rozprasza dyskomfort – mogą się skupić na przekazywanej treści. Meble w dobrze zaaranżowanych przestrzeniach są też rozstawione w taki sposób, by uczestnicy mogli bez problemu się ze sobą komunikować czy np. robić notatki.

Salka konferencyjna, czyli wygoda

Salka konferencyjna w siedzibie firmy jest też wygodną opcją. Dzięki niej nie trzeba przeorganizowywać standardowej przestrzeni roboczej, by móc odbyć spotkanie. Nie ma konieczności przestawiania mebli, przenoszenia sprzętu czy prezentowania treści na małym ekranie. Pomieszczenie jest od razu przystosowane do prowadzenia spotkań, niezależnie od liczby osób biorących w nich udział. Jeśli zostanie odpowiednio wyposażone, będzie wygodnym rozwiązaniem nawet w przypadku szkoleń trwających cały dzień.

Salka konferencyjna, czyli prywatność

W sali konferencyjnej można organizować również spotkania, które wymagają zachowania poufności. Takie pomieszczenia są oddzielone od stanowisk pracowników, a zwykle mają też szczelne drzwi, dobre wygłuszenie i wbudowane systemy kontroli dostępu. W przestrzeniach tego typu często przeprowadza się m.in. narady, w których mogą uczestniczyć wyłącznie członkowie zarządu. To znacznie lepsze rozwiązanie niż rozmowy w pomieszczeniach, do których w każdej chwili może wejść osoba z zewnątrz.

Sale konferencyjne do współpracy zdalnej

W ostatnich latach sale konferencyjne są coraz częściej wykorzystywane również do organizacji wideokonferencji z osobami pracującymi zdalnie lub przedstawicielami oddziałów w innych miastach. Dzięki temu nie ma konieczności planowania osobistych spotkań, co minimalizuje koszty i potrzebny czas. Aby jednak tego typu przestrzenie pozwalały na komfortowe prowadzenie wideokonferencji, powinny:

• mieć dobry dostęp do internetu;
• być wyposażone w ekrany, nagłośnienie i kamerki – na rynku można znaleźć też gotowe terminale do spotkań zdalnych, które zawierają wszystkie te elementy.

Znaczenie ma jakość przesyłanego dźwięku i obrazu. Wpływa ona bowiem na efektywność przekazywania informacji, a więc także efekty całej współpracy. W salach konferencyjnych, w których mają być prowadzone wideokonferencje, warto więc zainwestować w profesjonalny sprzęt z wyższej półki.

Czy w każdej firmie sprawdzi się sala konferencyjna?

Salki konferencyjne znajdują zastosowanie przede wszystkim w firmach, które zatrudniają co najmniej kilkunastu pracowników – wówczas można komfortowo spotykać się z nimi w jednym pomieszczeniu. W mniejszych przedsiębiorstwach takie rozwiązanie nie zawsze ma sens. Gdy zatrudnionych osób jest zaledwie kilka, wszelkie narady i spotkania często organizuje się w standardowym gabinecie. Trzeba bowiem pamiętać, że inwestycja w profesjonalny sprzęt do sali konferencyjnej to duży koszt.

W większych firmach sala konferencyjna jest wręcz niezbędna. Znacznie usprawnia ona prowadzenie negocjacji, narad, szkoleń czy prezentacji. Zapewnia prywatność, a jednocześnie pozwala na aktywne uczestniczenie w wydarzeniu nawet kilkudziesięciu osobom w tym samym czasie (w przypadku dużych sal lub wideokonferencji). Jest przestrzenią, w której informacje mogą być przekazywane efektywniej.

Na funkcjonalność salki konferencyjnej w dużej mierze wpływa jednak to, w jaki sposób została wyposażona. Jeśli przestrzeń nie jest odpowiednio przemyślana, nagłośniona i dostosowana do różnych potrzeb, spotkania w niej nie będą tak komfortowe i efektywne. Z tego powodu dobór sprzętu do sali konferencyjnej warto powierzyć specjalistom. To osoby, które wiedzą, jak dopasować poszczególne urządzenia do układu i wielkości pomieszczenia, a także potrafią je prawidłowo skonfigurować.