Wszystko, co musisz wiedzieć o regulacjach dot. pracy zdalnej w 2023

Rozdział IIc Kodeksu pracy – regulacje dotyczące pracy zdalnej

W 2023 roku ustawodawca przewidział liczne zmiany w Kodeksie pracy. Niektóre z nich wchodzą w życie już w pierwszym półroczu 2023 roku. Jedną z najważniejszych nowelizacji zaproponowanych Ustawą z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw jest dodanie Rozdziału IIc poświęconego pracy zdalnej.

Według proponowanego artykułu 6718 Kodeksu pracy, praca zdalna to praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Biorąc pod uwagę powyższą definicję, należy zauważyć, że:

• Praca zdalna może odbywać się zdalnie całkowicie lub tylko częściowo – ustawodawca nie przesądza o możliwości stałego lub terminowego wykonywania obowiązków w sposób zdalny;
• Miejsce, z którego pracownik wykonuje swoje obowiązki zdalnie, musi być uzgodnione z pracodawcą – najczęściej będzie to jego stały adres zamieszkania. Celem tego zapisu jest ukrócenie możliwości nieuzgodnionych z pracodawcą, dalekich wyjazdów w trakcie czasu pracy;
• Możliwość świadczenia pracy zdalnej jest uzgadniania w ramach porozumienia między pracodawcą a pracownikiem – wszystko więc zależy od tego, jak się umówią i to nie tylko na samym początku (podczas zawierania umowy o pracę). Można uzgodnić to również w trakcie trwania stosunku zatrudnienia.
• Z inicjatywą pracy zdalnej może wyjść jedna lub druga strona – jeśli inicjatorem będzie pracownik, powinien przedłożyć pracodawcy stosowny wniosek.

Poza tym ważne jest wprowadzenie do Kodeksu pracy zapisu, zgodnie z którym pracownik na pracy zdalnej nie może być dyskryminowany z tego powodu. Chodzi tutaj o to, że pracownik wykonujący obowiązki zdalnie nie może być traktowany w sposób mniej korzystny w kwestii nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania czy dostępu do szkoleń, które podnoszą jego kwalifikacje zawodowe. Jego traktowanie nie może więc różnić się od tego, jakie jest stosowane wobec pracowników zatrudnionych przy tej samej lub podobnej pracy – z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnie.

Uwaga: nie można dyskryminować go ani w powodu wykonywania pracy odległość, ani też ze względu na odmowę wykonywania takiej pracy.

Praca zdalna okazjonalna i praca zdalna na polecenie pracodawcy

Ustawodawca przewidział też możliwość wykonywania pracy zdalnej tzw. okazjonalnej. Jest to forma udogodnienia dla pracowników, którzy wolą na co dzień pracować z biura, jednak czasem chcieliby skorzystać z pracy z domu.

W projekcie zmian uwzględniono, że taka forma wykonywania obowiązków ma być dostępna dla pracownika przez 24 dni w roku i ma odbywać się na wniosek. Aktualnie nie mamy informacji, czy pracodawca może odmówić takiej prośbie. Nie wiemy też, co w sytuacji, w której pracownik zmienił miejsce pracy i wykorzystał już część z przysługujących mu dni. Trzeba też podkreślić, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie musi zapewniać pracownikowi sprzętu czy szkoleń.

Druga ważna kwestia to fakt, że praca zdalna może podjąć decyzję o przymusowym przejściu zakładu pracy w tryb pracy zdalnej. Jest to możliwe wtedy, gdy:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub,
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Według ustawy trzeba jednak spełnić pewien warunek. Otóż pracownik musi złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie (formie tradycyjnej lub elektronicznej), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania obowiązków zdalnie. Nie będzie to bowiem możliwe, jeśli np. nie ma dostępu do prądu czy Internetu. Oprócz tego pracodawca może nie tylko wysyłać pracowników na pracę zdalną, ale też może ich z takiej pracy odwoływać.

Pracodawca jest uprawniony do cofnięcia polecenia pracy zdalnej w dowolnej chwili, jednak z przynajmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Natomiast w sytuacji, w której pracownik w trakcie świadczenia pracy zdalnie utraci warunki lokalowe do wykonywania jej z domu, musi poinformować o tym pracodawcę. Ten wówczas jak najszybciej cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

W ustawie zawarto również katalog prac, w przypadku których nie ma możliwości wykonywania ich zdalnie. Mowa o zajęciach, które:

• są szczególnie niebezpieczne;
• powodują przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• mają związek z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• są związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodują intensywne brudzenie.

Szczególne uprawnienia dla pracowników będących rodzicami

Szczególne względy w zakresie pracy zdalnej przewidziano dla:

• pracownic spodziewających się dziecka,
• pracowników, którzy wychowują dziecko w wieku do czterech lat,
• pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić prośbę, jeśli złożą wniosek o chęć wykonywania czynności służbowych na odległość. Jedynym warunkiem jest tutaj ogólna, generalna możliwość świadczenia danej pracy w sposób zdalny. Nie ma bowiem opcji, aby pracę zdalną wykonywała np. pielęgniarka czy strażak.

W sytuacji, w której wystąpią przyczyny dla odmowy uwzględnienia wniosku, pracodawca powinien poinformować o tym pracownika w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od daty złożenia wniosku.

Co powinien zawierać regulamin pracy zdalnej?

Zasady i reguły świadczenia pracy zdalnej można ustalić w porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem. Może mieć ono formę załącznika do umowy w trakcie zawierania stosunku pracy lub odrębnego porozumienia w toku wykonywania obowiązków służbowych.

Ponadto w zakładzie pracy, w którym istnieją pracownicze organizacje związkowe, w negocjacjach warunków porozumienia muszą uczestniczyć przedstawiciele tychże organizacji.

Jeśli jednak u pracodawcy nie działa taka organizacja lub minie okres 30 dni od zaproponowania projektu porozumienia, a między organizacją a pracodawcą nie dojdzie do żadnych ustaleń, to pracodawca jest zobowiązany zaproponować Regulamin pracy zdalnej.

Jest to dokument, w którym znajduje się szczegółowe określenie reguł i sposobu wykonywania pracy zdalnej w konkretnym przedsiębiorstwie. Powinien on uwzględniać przede wszystkim takie kwestie, jak:

• Zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, które pracownik będzie ponosił w związku z przejściem na tryb pracy zdalnej;
• Wskazanie grup pracowników objętych uprawnieniem pracy zdalnej;
• Zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;
• Zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji;
• Zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych;
• Zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• Zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną.

Rozwinięcie powyższych punktów znajdziesz pod linkiem: https://rpms.pl/praca-zdalna-po-nowemu-jakie-zmiany-w-2023-roku/

Co musi zapewnić pracodawca pracownikom na pracy zdalnej?

W sytuacji, w której pracodawca kieruje pracownika na pracę zdalną albo wyraża na to zgodę, musi zapewnić mu do tego stosowny sprzęt i materiały. Oprócz tego powinien zapewnić:

• instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
• pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Jeśli to pracownik ma ponosić koszty związane z pracą z domu, pracodawca powinien w tych kosztach współuczestniczyć. Oczywiście pod warunkiem, że tak umówił się z pracownikiem w porozumieniu lub za pośrednictwem regulaminu.

Konieczne jest także przeszkolenie pracownika w kwestii zasad ochrony danych i bezpieczeństwa pracy z domu oraz przeprowadzenie szkolenia i udzielenie pomocy technicznej do wykonywania danej pracy. Na potrzeby pracy zdalnej pracodawca (według ustawy) musi określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić instruktaż i szkolenie w tym zakresie (na miarę potrzeb).

Jako alternatywę dla dostarczenia narzędzi służbowych pracownikowi, wskazuje się umówienie się z nim, iż w ramach czynności pracowniczych będzie korzystał z prywatnego sprzętu i narzędzi. Jednak w tym przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek pokrycia kosztów pracy lub wypłaty ekwiwalentu można zastąpić obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom, jakie poniesie pracownik w ramach wykonywania pracy zdalnej. Według przepisów, ustalając wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu musi uwzględniać normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cen rynkowych, ilość materiału zużytego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych.

Kontrole na pracy zdalnej – czy to możliwe?

W ustawie nowelizującej uwzględniono również te przepisy, które mówią o możliwości przeprowadzania przez pracodawcę kontroli w miejscu świadczenia pracy zdalnej. Jednak nie jest to równoznaczne z tym, że pracodawca może wejść do mieszkania pracownika o dowolnej porze.

Kontrola musi następować w drodze porozumienia z pracownikiem i odbywać się w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Jednocześnie czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika, który wykonuje pracę zdalną, innych osób, czy utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Pracodawca może też przeprowadzić kontrolę bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym ochrony danych osobowych). Gdy w ramach kontroli stwierdzi uchybienie, może wezwać pracownika do usunięcia nieprawidłowości, a także żądać, aby pracownik zaczął świadczyć pracę z zakładu pracy.

Wnioski – regulamin pracy zdalnej 2023

Możliwość pracy z domu to obiecująca, atrakcyjna opcja. Pozwala pracownikom skutecznie łączyć życie prywatne i zawodowe, a także wspomaga utrzymanie równowagi w tych obszarach. Jednocześnie wymusza na przedsiębiorcach dostosowanie sposobu działania przedsiębiorstwa do pracy na odległość. Nowe przepisy mogą więc okazać się pomocne w organizacji i usankcjonowaniu zdalnego trybu wykonywania obowiązków służbowych.