Jakie funkcjonalności powinien posiadać program do rozliczania delegacji?

Łatwe planowanie delegacji

Planowanie i rozliczanie delegacji powinno być przede wszystkim proste. Dlatego ważne jest, aby oprogramowanie temu dedykowane było intuicyjne w obsłudze.Dlatego jedną z funkcji, jaką program powinien posiadać, jest możliwość wystawienia delegacji online.

Sam proces planowania delegacji powinien być szybki i jak najmniej skomplikowany. Najlepiej, aby polegał na wypełnieniu krótkiego formularza. W nim zawarte powinny zostać wszystkie niezbędne informacje konieczne do wystawienia delegacji. Mowa tu o okresie jej trwania, miejscu docelowym, danych pracownika, środku transportu, zaliczkach oraz o dodatkowym opisie odnoszącym się do przebiegu delegacji. Wszystko w jednym miejscu. Szybko i sprawnie.

Komunikacja między uczestnikami procesu zarządzania delegacjami

Kolejną bardzo przydatną i praktyczną funkcją jest panel dyskusyjny online. Mowa tu o możliwości szybkiej komunikacji między przełożonym wysyłającym pracownika w delegację, pracownikiem oraz działem finansowym i kadrowym. Pozwala to poinformować o planach wszystkich zainteresowanych.

Taka informacja widoczna powinna być w dedykowanym panelu, możliwe jest także potwierdzenie mailem lub smsem. Wszyscy uczestnicy tego procesu powinni mieć możliwość dzielenia się informacjami związanymi z delegacją.

Szybkie i sprawne rozliczanie delegacji

Najważniejsze z praktycznego punktu widzenia jest, aby program do rozliczania delegacji był łatwy w obsłudze. Dlatego dobrą decyzją będzie wybór oprogramowania z funkcją repozytorium plików dla każdej delegacji. Dzięki temu dokumentacja wyjazdu służbowego będzie łatwo dostępna, co znacznie ułatwi i przyspieszy jego rozliczenie.



Wśród takich plików wymienić trzeba choćby dokumenty związane z delegacją, zdjęcia, arkusze kalkulacyjne, statystki, czy rachunki. Dzięki dostępowi dokumentów w jednym miejscu, każdą delegację rozliczyć można szybko, a to oznacza oszczędność czasu i lepszą wydajność pracy.

Funkcje dodatkowe

Dobre oprogramowanie do rozliczania delegacji posiadać powinno jeszcze dodatkowe funkcje i moduły. Mowa tu choćby o możliwości prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dzięki temu wszystkie dokumenty pracownicze będą przechowywane w jednym miejscu. To ogromne ułatwienie dla działu kadrowo-płacowego.

Z kolei dla kierowników zmian w firmie na pewno przydatna byłaby funkcja tworzenia harmonogramu. Grafik online to ogromna oszczędność czasu i unikanie błędu ludzkiego. Jest to szczególnie ważne w dużych przedsiębiorstwach. Inną przydatną funkcją są elektroniczne wnioski urlopowe. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia całą procedurę wnioskowania i zatwierdzania urlopów. Skorzystają na tym specjaliści w dziale kadr, przełożeni, jak i sami pracownicy. Warto zatem postawić na rozwiązanie kompleksowe, które pozwoli na znaczną poprawę funkcjonowania całej organizacji.