Czym jest system DMS i czy jest potrzebny w Twojej firmie?

Czym jest system DMS?

System DMS (ang. Document Management System) to narzędzie informatyczne, które pomaga w zarządzaniu dokumentami w firmie. Umożliwia przechowywanie, indeksowanie, wyszukiwanie, przetwarzanie i udostępnianie dokumentów elektronicznych w sposób zautomatyzowany i bezpieczny.

Jednym z głównych powodów wzrostu popularności systemów DMS jest zwiększająca się liczba danych, jakie muszą przechowywać i jakimi zarządzają firmy. Szacuje się, że każdego dnia na świecie generowane jest 2,5 tryliona bajtów danych. Wraz z rozwojem technologii informacje stają się coraz bardziej złożone, a liczba dokumentów generowanych w firmie ciągle rośnie. Funkcje platformy DMS umożliwiają pracownikom zwiększenie efektywności pracy z tymi plikami.

Kolejnym powodem rosnącej popularności systemów DMS jest potrzeba bezpiecznego przechowywania danych i zgodności z przepisami prawa. Wiele dokumentów, takich jak faktury, umowy czy dane osobowe, musi być przechowywanych przez określony czas zgodnie z wymogami prawnymi. Systemy DMS umożliwiają firmom sprostanie wszelkim procedurom legislacyjnym, między innymi dzięki standaryzacji procesów biznesowych i łatwemu monitorowaniu terminów przechowywania dokumentów.

Zastosowanie systemu DMS – najważniejsze funkcje dla Twojej firmy

System DMS może być stosowany w różnych sektorach, takich jak finanse, ubezpieczenia, opieka zdrowotna, przemysł, handel czy administracja publiczna. Jest szczególnie przydatny w organizacjach obsługujących dużą liczbę dokumentów.

Wartość tego typu technologii wzrosła jeszcze bardziej, gdy w świadomości społecznej i biznesowej pojawiły się zjawiska paperless i cyfrowej transformacji. Digitalizacja procesów biznesowych pomaga firmom obniżyć koszty i usprawnić przepływ pracy.

System DMS FlowDog daje szereg możliwości, które mogą być zastosowane w małych i dużych firmach i w różnych ich działach. Technologia ta niejednokrotnie była wdrażana w organizacjach, które zgłaszały problemy takie jak nieintuicyjność obecnego systemu, brak lub nieefektywność standaryzacji procesów biznesowych, opóźnienia w realizacji zamówień, problemy spowodowane popełnianiem ludzkich błędów oraz konieczność uporządkowania dokumentacji czy zdalnej kontroli nad pracownikami.

Platforma do zarządzania dokumentami jest indywidualnie dostosowywana do potrzeb klienta i specyfiki jego biznesu. W celu poprawy przepływu pracy i wzrostu efektywności narzędzia mogą być wyposażone w funkcje takie jak:

Zalety systemu DMS

Możliwości systemu DMS jest naprawdę wiele i każda firma na co dzień wykorzystuje jego mniej lub bardziej zaawansowane funkcje. Jedną z największych zalet oprogramowania do zarządzania dokumentami jest możliwość wykorzystania 100% potencjału pracowników. Dzięki technologii można odciążyć ich ze żmudnej i powtarzalnej pracy i zaangażować w bardziej złożone projekty, wymagające kreatywności i indywidualnego podejścia. Korzyści z implementacji systemu DMS jest jednak znacznie więcej. Należą do nich:

• Łatwe wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów – DMS umożliwia szybkie i łatwe wyszukiwanie potrzebnych dokumentów oraz ich udostępnianie wewnątrz organizacji, co zwiększa efektywność pracy.
• Bezpieczeństwo – DMS gwarantuje bezpieczne przechowywanie dokumentów, dzięki czemu można uniknąć utraty ważnych informacji. Wszystkie dokumenty są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem.
• Redukcja kosztów – system DMS pozwala na znaczne ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem, dystrybucją i archiwizacją dokumentów.
• Współpraca – oprogramowanie ułatwia współpracę wewnątrz organizacji, umożliwiając pracownikom dostęp do tych samych dokumentów, ułatwiając jednocześnie dzielenie się nimi.
• Kontrola wersji – DMS umożliwia kontrolę wersji dokumentów, co jest szczególnie przydatne w przypadku pracy z dokumentami, które są często aktualizowane.
• Integracja – narzędzie może zostać zintegrowane z innymi systemami stosowanymi w organizacji, co ułatwia przepływ informacji i zwiększa efektywność pracy.
• Oszczędność czasu – z systemem do zarządzania dokumentami możliwe jest szybkie i łatwe wyszukiwanie potrzebnych dokumentów.
• Elektroniczna archiwizacja – DMS umożliwia elektroniczną archiwizację dokumentów, dzięki czemu można uniknąć konieczności przechowywania papierowych kopii.
• Monitoring – platforma służy m.in. do monitorowania dokumentów, dzięki czemu można sprawdzić, kto i kiedy dokonał zmian w danym pliku.
• Zabezpieczenie przed awarią – w przypadku pożaru, powodzi czy innych podobnych katastrof system DMS oparty na chmurze gwarantuje bezpieczeństwo plików, gdyż nie są one przechowywane w siedzibie firmy.

Mnogość funkcji dostępnych w systemie DMS oraz zalet wynikających z wdrożenia platformy dowodzą, że inwestycja w narzędzie do zarządzania dokumentami w firmie to dobry pomysł. Decyzja ta powinna być jednak poprzedzona skrupulatną analizą i rzetelnym researchem. Należy pamiętać o odpowiednim przygotowaniu zespołów firmy na zmianę oraz właściwie zidentyfikować procesy, które zostaną poddane automatyzacji jako pierwsze. Więcej na temat systemu DMS można dowiedzieć się z artykułu https://flowdog.io/baza-wiedzy/artykuly-blogowe/system-dms-czym-jest-i-jak-go-stosowac/.