Ewidencja obrotu towarowego

Przeczytaj także: Księga podatkowa: przekazanie na cele osobiste

Artykuł ten składa się z następujących części:
(a) ewidencja syntetyczna – wykaz stosowanych kont księgowych
(b) ewidencja analityczna – trzy metody
(c) dokumenty stosowane w ewidencji – dowody księgowe

(a) ewidencja syntetyczna – wykaz stosowanych kont księgowych

Ewidencja syntetyczna towarów ujmuje stan i ruch towarów wartościowo, ze wskazaniem po jakich cenach księguje się na koncie zapasów. Można wyróżnić trzy obszary ewidencji syntetycznej: ewidencję zakupu, ewidencję składowania, ewidencję sprzedaży.

Podstawowymi kontami syntetycznymi, na których ewidencjonuje się poszczególne fazy obrotu towarowego są:

1) konta zespołu 3 wzorcowego planu kont, służące do ewidencji procesu zakupu oraz składowania towarów, takie jak:

• „Towary”, „Towary w hurcie”, „Towary w detalu”, „Towary skupu”, „Towary w przerobie handlowym”, „Towary poza jednostką”,
• „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów”, „Odchylenia z tytułu marży handlowej”, „Odchylenia z tytułu marży hurtowej”, „Odchylenia z tytułu marży detalicznej, „Odchylenia z tytułu VAT”,
• „Odpisy aktualizujące wartość towarów”,
• „Rozliczenie zakupu towarów”, „Rozliczenie zakupu towarów – import”, „Rozliczenie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów”,

2) konta zespołu 7, ujmujące informacje o procesie sprzedaży towarów:

• „Przychody ze sprzedaży towarów”, „Przychody ze sprzedaży towarów w hurcie”, „Przychody ze sprzedaży towarów w detalu” „Przychody ze sprzedaży wewnątrzwspólnotowej towarów”, „Przychody ze sprzedaży – eksport”,
• „Wartość sprzedanych towarów według cen zakupu”, „Wartość sprzedanych towarów według cen nabycia”,

3) konta ujmujące informacje o kosztach działalności handlowej (konta zespołu 4 i/lub 5),

4) konta zespołu 2 takie jak: „Rozrachunki z dostawcami”, „Rozrachunki z dostawcami krajowymi”, „Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi”, „Rozrachunki z odbiorcami”, „Rozrachunki z odbiorcami krajowymi”, „Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi”, „Rozliczenie naliczonego VAT”, „Rozliczenie należnego VAT” itp.

(b) ewidencja analityczna – trzy metody

Z kolei ewidencja analityczna jest uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. W obrocie towarowym prowadzi się ją w szczególności dla rzeczowych składników aktywów obrotowych (towarów, materiałów), operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody), operacji zakupu (obce faktury i inne dowody).

Ewidencja analityczna towarów w zależności od ich rodzaju i wartości poszczególnych grup może być prowadzona jedną z następujących metod:

• ewidencji ilościowej – Ewidencja ilościowa obrotów i stanów prowadzona jest dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. Na oddzielnych kartotekach ilościowych, prowadzonych dla każdego asortymentu towaru, w jednostkach naturalnych odzwierciedla się wszystkie przychody i rozchody oraz aktualne stany towarów.
• ewidencji ilościowo-wartościowej – Ewidencja ilościowa-wartościowa ujmuje obroty i stany dla każdego składnika zapasów równolegle w jednostkach naturalnych i pieniężnych. Ta metoda ewidencji jest najbardziej właściwa w hurcie, ze względu na nabywanie dużych ilości towarów i ich składowanie.
• ewidencji wartościowej – Ewidencja wartościowa obrotów i stanów towarów i opakowań prowadzona jest dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania; przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu.

W odniesieniu do towarów przepisy ustawy o rachunkowości dopuszczają pewne uproszczenia w ewidencji. W zakładowym planie kont można określić zasady odpisywania w koszty wartości towarów na dzień ich zakupu, połączone z ustaleniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu nie później niż na dzień bilansowy. Ta metoda ewidencji towarów nazywana jest ewidencją okresową towarów. Może być ona stosowana, jeżeli nie narusza zasady współmierności.