Osobista efektywność - odkładanie spraw na później

Przeczytaj także: Osobista efektywność - wyznaczanie celów

Presja czasu

Niektóre osoby usprawiedliwiają fakt przekładania spraw na później słowami „Celowo zostawiam tę sprawę na ostatnią chwilę, ponieważ wiem, że najlepiej i najefektywniej pracuję pod presją czasu. Nie tracę, przeciągając sprawy, a wręcz przeciwnie – zyskuję.”

Faktem jest, że wielu ludzi najlepiej pracuje pod presją czasu. Nie znaczy to jednak, że wyniki ich pracy będą lepsze w porównaniu z wynikami osiąganymi przez osoby, które planują swój czas i nie odkładają spraw na później. Z reguły jest tak, że osoby, które twierdzą, że pracują najlepiej pod presją czasu, osiągają gorsze wyniki od przeciętnej. Przyczyna tego jest oczywista: nie mają one do dyspozycji wystarczającej ilości czasu, aby dobrze wykonać zadanie. Zabierają się za nie późno, co powoduje, że muszą się spieszyć.

Spieszenie się z wykonaniem zadania i praca po godzinach prowadzi ponadto do psychicznego zmęczenia. Wypoczęty umysł może czasem rozwiązać problem w kilka minut. Przemęczonemu umysłowi rozwiązanie tego samego problemu może zająć godziny.

Poza tym praca na ostatnią minutę często powoduje, że tracimy możliwość przekazania części pracy innym. Być może twoi współpracownicy nie będą mogli zostać po godzinach, gdy już zdecydujesz się zabrać za dane zadanie. Wtedy, być może, będziesz musiał sam wykonać większość czynności, także tych rutynowych, takich jak pisanie, kopiowanie, szukanie dokumentacji czynności, które zwykle wykonuje ktoś inny.

To, co nudne i trudne, zrób na początku

Najlepszym sposobem radzenia sobie z zadaniami, których nie mamy ochoty wykonać, choć wiemy, że musimy to zrobić, jest wykonanie ich jako pierwszych. Postaraj się zaplanować tego typu sprawy na początek dnia. Zrób wszystko, aby mieć je już za sobą, zamiast odkładać je na później i przyzwyczaj siebie samego do takiego postępowania. Jeśli zastanowisz się, co bardziej ci się opłaci przełożyć nieciekawe zadanie na później czy wykonać je od razu niemal w każdym wypadku dojdziesz do wniosku, że najlepiej wykonać je od razu.

W tym kontekście należy pamiętać, że najważniejszym krokiem w celu unikania odkładania spraw jest zacząć. To nie wykonywanie niewygodnego zadania wymaga największego wysiłku, ale samo zabranie się za nie.

Co jest najtrudniejsze w wykonaniu nieprzyjemnej rozmowy telefonicznej? Podniesienie słuchawki. Co jest najtrudniejsze w wybraniu się do dentysty, gdy dokucza nam ból zęba? Umówienie wizyty. Kiedy już zrobi się pierwszy krok, reszta pójdzie siłą rozpędu. Jeśli zatem chcesz, możesz poprosić kogoś innego, aby zrobił za ciebie ten pierwszy krok. Kiedy musisz wykonać nieprzyjemną rozmowę przez telefon, poproś sekretarkę, aby wykręciła numer, a gdy musisz odwiedzić dentystę, poproś przyjaciela, aby umówił za ciebie wizytę. Trudność leży w zrobieniu pierwszego kroku. Jeśli go nie zrobisz, sytuacja będzie się pogarszać, a ty będziesz coraz bardziej zestresowany. Najlepszą metodą unikania odkładania spraw na później jest zatem wykonywanie ważnych, acz nieprzyjemnych obowiązków od razu.

Delegowanie pracy

Innym sposobem radzenia sobie z zadaniami, których nie masz ochoty się podjąć, jest delegowanie ich innym. Nie zawsze to, co ty uważasz za nieprzyjemne, jest nieprzyjemne także dla innych.

Termin

Można także wyznaczyć granicę czasową w przypadku zadań, które masz zwyczaj przekładać. Wyznaczony termin będzie motywować cię do działania. Pamiętaj, że termin należy zapisać na kartce. Musi on być realistyczny. Błąd polegający na tym, że nie wyznacza się granicy czasowej, której się następnie dotrzymuje, to jeden z najczęstszych błędów. Wyznaczanie terminów jest niezbędnym składnikiem osobistej efektywności.

Aby presja wywierana w celu wykonania zadania w określonym terminie była jeszcze silniejsza, możesz powiedzieć komuś, jaki ustaliłeś termin. Włączając inne osoby w planowanie czasu, podświadomie będziesz czuł większą motywację, aby wykonać zadanie w terminie. Ponadto, jeśli inne osoby są w pewnym stopniu zależne od wyników zadania, powinieneś już zawczasu wyznaczyć termin spotkania, na którym przedyskutujecie wyniki. W ten sposób jeszcze bardziej zwiększysz presję wykonania zadania w określonym czasie.

Ważne jest również to, w jaki sposób ustalasz terminy. Jeśli danego terminu będzie trudno dotrzymać lub jeśli będzie to wręcz niemożliwe, w konsekwencji pojawi się niechęć do wykonania zadania. Gdy zapytasz kogoś, co zaplanował sobie do wykonania na następny dzień, zapewne okaże się, że osoba ta nie docenia upływu czasu. Poza tym zwykle nie uwzględniamy nieplanowanych przerw w pracy. Ważne jest, aby przewidzieć możliwe zakłócenia i uwzględnić je w planowaniu, by nie stały się dodatkowym powodem odkładania spraw na później.