Faktury online - z czym wiąże się Krajowy System e-Faktur?

1. Czym jest KSEF?
2. Kto zobowiązany jest do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?
3. Od kiedy obowiązuje użytkowanie KSEF?
4. Faktury tradycyjne, a faktury online — jakie są różnice?
5. Zasady przesyłania faktur elektronicznych — sprawdź, co warto wiedzieć
6. Specjalistyczne oprogramowanie dla KSEF? Czy jest wymagane?

Czym jest KSEF?

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to specjalna platforma, która przystosowana została do wystawiania dokumentów oraz otrzymywania faktur drogą elektroniczną. W ten sposób będą wystawiane faktury ustrukturyzowane. Aktualnie odbiór takiego dokumentu wymaga akceptacji ze strony odbiorcy. W momencie, gdy KSeF stanie się obligatoryjny i powszechny, akceptacja takiej faktury nie będzie wymagana.

Kto zobowiązany jest do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

System e-Faktur KSEF będzie stosowany bardzo szeroko. Oznacza to, że zobligowani do korzystania z faktur ustrukturyzowanych będą:

• podatnicy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT,
• czynni podatnicy VAT,
• osoby zidentyfikowane w kraju do szczególnej procedury unijnej OSS posiadające NIP.

Regulacjami zawartymi w Krajowym Systemie E-Faktur nie zostaną objęte osoby fizyczne, które nie posiadają zarejestrowanej działalności gospodarczej, a także podatnicy, którzy nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności lub nieposiadający siedziby na terenie kraju.

Od kiedy obowiązuje użytkowanie KSEF?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wchodzi w życie już 1 lipca 2024 roku. Jeśli zaś chodzi o podatników, którzy są zwolnieni z VAT-u, obowiązek ten wejdzie z dniem 1 stycznia 2025 roku. KSEF to platforma rządowa, która w ramach testów funkcjonuje już od października 2021. Od roku 2022 mogą z niej korzystać dobrowolnie wszyscy, którzy wykazują taką chęć. Pierwotnie Ministerstwo Finansów zakładało, że nowe przepisy będą obowiązywać już od początku 2024 roku, jednak całość okazała się tak skomplikowana, iż plany zostały odroczone w czasie.

Faktury tradycyjne, a faktury online — jakie są różnice?

Jaka jest różnica w przypadku faktur ustrukturyzowanych, a faktur papierowych? Przede wszystkim, jeśli chodzi o faktury papierowe, ich wystawianie generowało obowiązek fizycznego dostarczenia ich odbiorcy. Dzięki KSEF sprawi, że papierowy obieg dokumentów nie będzie już zupełnie potrzebny, ponieważ wszystko będzie zapisane w systemie. Faktury elektroniczne będą przetwarzane i przesyłane cyfrowo. To znacznie ułatwienie, jeśli chodzi o udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.

Powszechny obieg faktur online ma usprawnić, uszczelnić i znacznie uprościć krajowy system podatkowy. E-faktury to dokumenty bardziej ekologiczne oraz łatwiejsze w archiwizacji i przechowywaniu. Można je szeroko przesyłać i odbierać, a przy okazji można cieszyć się maksymalnym bezpieczeństwem danych. Faktury poddawane są także kontroli prawidłowości danych, dzięki czemu będzie znacznie mniej pomyłek, jeśli chodzi o numery kont czy numer NIP, KRS czy ogólne dane przedsiębiorców.

Warto wiedzieć, że standardowy dokument PDF nie będzie e-fakturą w rozumieniu nowych przepisów. Do grona e-faktur należą faktury ustrukturyzowane, które skrótowo zapisuje się jako u-faktury. Czym wyróżnia się faktura ustrukturyzowana? Przede wszystkim tym, iż w całości zapisana jest w formacie danych XML. Jest uporządkowaną, jednoznaczną informacją cyfrową.

Format XML umożliwia bardzo precyzyjne definiowanie struktury faktury, co odpowiada za jedność oraz spójność danych na fakturze.

Zasady przesyłania faktur elektronicznych — sprawdź, co warto wiedzieć

Jak zasady obowiązują w przypadku faktury ustrukturyzowanej? Przede wszystkim każdy dokument posiada specjalny numer, który identyfikuje ją w systemie. Dodatkowo ten sam system weryfikuje jej poprawność semantyczną oraz fakt, czy osoba wystawiająca ma do tego uprawnienia.

Faktura z błędami będzie automatycznie odrzucana przez KSEF i nie będzie uznawana za wystawioną. Nie można jej ani anulować, ani wystawić do niej korekty.

Specjalistyczne oprogramowanie dla KSEF? Czy jest wymagane?

Zastanawiasz się, czy do wystawienia faktury online przez KSEF potrzebujesz specjalnego oprogramowania? Jak się okazuje — nie. Wystarczy korzystać z bezpłatnych narzędzi, które udostępnione są przez Ministerstwo Finansów. Można również zdecydować się na programy komercyjne, jednak mogą to być dodatkowe koszta. W obydwu przypadkach wymagana jest autoryzacja użytkownika. Ponadto obydwa te rozwiązania mają swoje zalety, jak i wady. Nie zwlekaj — jeśli jesteś przedsiębiorcą, jak najszybciej skontaktuj się ze swoim biurem rachunkowym, aby dowiedzieć się więcej na temat KSEF.