Kłopotliwe zarządzanie danymi

Przeczytaj także: NETGEAR: sześciodyskowy ReadyNAS

Konsekwencje błędów w zarządzaniu informacją są poważne i dalekosiężne:

• Koszty przechowywania rosną w szybkim tempie, gdyż nadmierne przechowywanie doprowadziło do sytuacji, w której przejrzenie danych jest 1500 razy kosztowniejsze od ich przechowywania. Fakt ten pokazuje dlaczego tak ważne dla przedsiębiorstw są właściwe reguły usuwania danych i wydajne wyszukiwanie informacji.
• Czas tworzenia kopii zapasowych coraz bardziej się wydłuża, a czas przywracania danych staje się zniechęcający.
• Z powodu ogromnych ilości informacji przechowywanych na taśmach archiwizacyjnych elektroniczne wyszukiwanie danych stało się długotrwałym, niewydajnym i kosztownym procesem.

Zalecenia

Firmy muszą odzyskać kontrolę nad swoimi danymi. Korzyści płynące z aktywnego działania zdecydowanie przewyższają koszty oczekiwania na doskonały plan. A o czym należy pamiętać?

• Kopia zapasowa to nie archiwum, należy więc zaprzestać korzystania z kopii zapasowych do celów archiwizacji i przechowywania dokumentacji do celów prawnych. Firmy powinny przechowywać kopie danych z kilku tygodni (30-60 dni), a następnie usuwać lub archiwizować dane w zautomatyzowany sposób.
• Używając kopii zapasowych jedynie do celów krótkoterminowego awaryjnego przywracania danych, można szybciej tworzyć kopie zapasowe i przywracać dane, kasując przy tym starsze zestawy kopii zapasowych po upływie kilku miesięcy, a nie lat.
• Konieczne jest powszechne wdrożenie procedur deduplikacji w aplikacjach i środowisku tworzenia kopii zapasowych. Firmy wdrażające usuwanie nadmiarowych danych jak najbliżej źródeł informacji zwalniają zasoby pamięci masowej, serwerów i sieci. Dzięki deduplikacji i skróceniu okresu przechowywania danych przedsiębiorstwa mogą zastosować beztaśmowe awaryjne przywracanie danych poprzez replikację, uzyskując lepszy poziom SLA.
• Przedsiębiorstwa powinny również opracować i automatycznie egzekwować zasady przechowywania danych (określające kiedy i co może lub nie może być usuwane). Zautomatyzowane usuwanie danych na podstawie zasad zmniejsza ryzyko w porównaniu z doraźnym ręcznym usuwaniem. Czterdzieści sześć procent respondentów z opracowanymi zasadami przechowywania dokumentów powinno bezzwłocznie rozpocząć ich realizację. Istniejące na papierze, ale nie wprowadzone w życie zasady stanowią ryzyko procesowe.
• Użycie wyposażonego w pełny zestaw funkcji systemu archiwizacji maksymalizuje wydajność wyszukiwania danych. Firmy mogą szybciej wyszukiwać informacje — do tego z większą precyzją niż w przypadku korzystania z kopii zapasowych. Wpływa to na zmniejszenie kosztów i skrócenie czasu potrzebnego na ocenę ryzyka procesowego, przeprowadzanie dochodzeń wewnętrznych
  i reakcję na przypadki niezgodności z prawem.

Informacje o badaniu
Badanie „Information Management Health Check 2010”zostało przeprowadzone w czerwcu 2010 roku. Jest oparte na odpowiedziach 1680 kierowników działów prawnych i IT z 26 krajów – w tym z Polski.