Samorządy nie czekają na ustawę. Wdrażają systemy ochrony sygnalistów.

Zgodnie z projektem ustawy każdy pracodawca zatrudniający od 50 pracowników jest zobowiązany do wdrożenia procedury zgłaszania i wyjaśniania nieprawidłowości. Dotyczy to także pracodawców będących podmiotami z sektora publicznego, a więc gmin, powiatów i województw oraz ich jednostek organizacyjnych. W kontekście przepisów unijnych – można przyjmować, że każdy podmiot lub jednostka organizacyjna postrzegany jest odrębnie, w szczególności jeżeli jest pracodawcą i dysponuje odrębnym budżetem. Zgodnie z przepisami Dyrektywy, w przypadku gmin możliwe jest utworzenie wspólnego dla kilku gmin systemu zgłaszania i przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach, i tym samym opracowanie i wdrożenie wspólnej procedury.

Polskie samorządy są zobowiązane do przestrzegania przepisów Dyrektywy UE „ o tzw. Sygnalistach”, część instytucji publicznych czeka na polską ustawę i formalno-prawne przepisy do wdrożenia ochrony sygnalistów, jednak wiele z nich już zdecydowało się na ten krok.

„Samorządy i instytucje publiczne są dla nas ważnym partnerem. W tej chwili z naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości korzysta kilkadziesiąt takich instytucji. Decyzję o przyspieszonym wdrożeniu motywują najczęściej tym, że nie chcą czekać na ostatnią chwilę i już dziś chcą zabezpieczyć interesy instytucji oraz jej pracowników. To działanie bardzo racjonalne, ponieważ wyobrażam sobie, że w momencie rozpoczęcia obowiązywania ustawy wiele przedsiębiorców i urzędów zwróci się do firm whisteblowing’owych z prośbą o pomoc. Branża nie jest jednak duża i mogą wystąpić opóźnienia we wdrożeniach. Tymczasem kary za brak ochrony sygnalistów w polskim systemie prawnym są wysokie. Przede wszystkim jest to odpowiedzialność karna. Aby jej uniknąć zaleca się jak najszybsze zapoznanie się z wymogami projektu i ustawy i odpowiednie implementacje” – tłumaczy mec. Katarzyna Abramowicz, prezes zarządu Specfile, wydawcy Sygnanet – szyfrowanej i certyfikowanej platformy do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów.



„Wprowadziliśmy system mimo braku formalnego obowiązku, ponieważ istotne było dla nas odpowiednio wczesne wdrożenie pracowników we wszystkie procedury związane z ochroną sygnalistów. Obsługa systemu jest intuicyjna i nie sprawia żadnych trudności. Po roku użytkowania z pełnym przekonaniem mogę polecić system Sygnanet innym jednostkom terytorialnym samorządu” - skomentowała Małgorzata Olejarz, Audytor wewnętrzny, Urząd Miasta Jarosławia.

Samorządy wdrażają systemy ochrony sygnalistów

By wdrożyć system dla ochrony sygnalistów samorządy będą mierzyć się z szeregiem wyzwań. Będą musiały wyznaczyć pracownika, którego przeszkolą i który będzie część swojego czasu poświęcał na odbieranie zgłoszeń i reagowanie na nie. Osoba odbierająca zgłoszenia musi wykonać szereg zadań: odpisywać sygnaliście i potwierdzać przyjęcia zgłoszeń, utrzymywać z nim kontakt, prowadzić rejestr, uzupełniać protokół, prowadzić statystyki, wreszcie rozliczać cały procesu, archiwizować dane i dbać o ochronę danych potencjalnych zgłaszających.

„To wszystko możemy uprościć. Wybierając szyfrowany system zgłaszania nieprawidłowości wszystkie te czynności odbywają się automatycznie oszczędzając czas pracownika i przede wszystkim gwarantując pełne bezpieczeństwo i eliminując błąd ludzki. System Sygnanet, który oferujemy, generuje także raporty, które mogą pomóc zidentyfikować obszary problemowe w organizacji i ujawnić wzorce niewłaściwych postępowań. Takie raporty mogą być pomocne nie tylko dla zarządu i interesariuszy, ale także mogą pomóc zrozumieć problemy, budować rozwiązania np. szkolenia z obszaru wskazanego przez zgłaszającego. Specjalnie dla samorządów przygotowaliśmy także całkowicie bezpłatny system procedur oraz szkolenie dla pracowników, które można zrealizować on-line. Potencjalne koszty zorganizowania szkolenia dla pracowników jakie oferujemy w cenie naszego abonamentu to od 4 do 10 tys. zł. Dodatkowo każdy nasz partner otrzymuje procedurę zgłoszeń wewnętrznych, a koszty przygotowania takiego materiału w kancelariach to nawet 6 tys. zł. W cenie naszej usługi są zatem bonusy o wartości 10 tys. zł.” – mówi mec. Katarzyna Abramowicz, prezes zarządu Specfile, wydawcy Sygnanet – szyfrowanej platformy do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów.

System zgłaszania nieprawidłowości z bonusem finansowym 10 tys. zł dla samorządów

Wychwycenie nieprawidłowości w działaniu organizacji na wczesnym etapie umożliwia szybkie wprowadzenie działań naprawczych. Szczególnie istotne jest to w przypadku instytucji publicznych. Warto pamiętać, że w wielu przypadkach wykrycie naruszenia w ogóle nie jest możliwe bez informacji od pracownika, jeśli więc nie będzie on przekonany, że może bezpiecznie zgłosić problem pracodawcy, nieprawidłowość może się utrzymywać, narażając pracodawcę na poważne ryzyka.

„Pomimo braku ustawowego obowiązku zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości, ponieważ umożliwił on nam prostą i szybką obsługę zgłoszeń. Dodatkowym atutem było zagwarantowanie przez dostawcę bezpieczeństwa i poufności danych. System Sygnanet poprawił komfort pracy osobom wyznaczonym do przyjmowania zgłoszeń, gdyż dzięki intuicyjnej obsłudze programu i zainstalowanym tam alertom sama obsługa zgłoszenia jest bardzo ułatwiona” - mówi Katarzyna Jany-Boryczka Naczelnik Wydziału Organizacyjnego, Urzędu Miejskiego w Tarnowskich Górach.

Wybierając szyfrowany system ochrony sygnalistów instytucje publiczne ograniczają narażenie na ryzyko finansowe np. w wyniku nieodkrytej korupcji, czy sankcji za brak odpowiednich narzędzi i regulacji, złamania RODO w stosunku do ochrony zgłoszeń. Jednocześnie dzięki używaniu wewnętrznego kanału chroni reputację instytucji. Wreszcie to potężne narzędzie komunikacji wewnętrznej ograniczające ryzyko operacyjne. Używając takich narzędzi urzędy tworzą także bezpieczne środowisko pracy poprzez zmniejszenie zachowań niepożądanych . Nie da się zatem przecenić wartości jaką daje wdrożenie systemu chroniącego sygnalistów.