Organizacja konferencji - praktyczne porady dla koordynatorów

Przygotowanie spotkania biznesowego lub szkolenia dla pracowników to wieloetapowy proces. Tak naprawdę stopień skomplikowania organizacji zależy od kilku czynników: rodzaj konferencji, tematyka, liczba osób oraz preferencje uczestników. Jeśli odpowiadasz za przygotowanie spotkania, koniecznie sprawdź dostępne sale konferencyjne w Warszawie.

Organizacja firmowej konferencji – po pierwsze plan!

Chcesz zorganizować konferencję, która będzie idealna pod każdym względem? Planowanie to podstawa! Dobrze przygotowany plan pomoże Ci zorganizować perfekcyjne wydarzenie. Zyskasz też pewność, że w trakcie organizacji konferencji o niczym nie zapomnisz. Na tym etapie musisz ustalić kilka kwestii:

• czas trwania konferencji,
• liczbę potencjalnych uczestników,
• tematykę spotkania,
• preferencje gości odnośnie do wyżywienia lub poczęstunków w trakcie spotkania,
• maksymalny budżet.

Po zabraniu podstawowych informacji będziesz w stanie podjąć się dalszych działań związanych z przygotowaniem konferencji. Jeśli zadanie jest wyjątkowo wymagające, warto zebrać swój zespół koordynatorów. Dzięki temu niektóre obowiązki przekażesz komuś innemu i zajmiesz się ważniejszymi sprawami związanymi z organizacją spotkania.

Spotkanie firmowe a sala konferencyjna – jak wybrać odpowiednią?

W trakcie poszukiwania sali konferencyjnej nie warto postępować zbyt pochopnie. Jeśli firma nie ma własnego pomieszczenia do organizacji spotkań firmowych, możesz zdecydować się na wynajem zewnętrznej sali. Idealne sale konferencyjne w Warszawie i innych miejscowościach znajdziesz w wyszukiwarce online – Venuu.
Zanim podejmiesz ostateczną decyzję i zarezerwujesz termin na sali konferencyjnej, weź pod uwagę:

• całkowite koszty wynajmu sali,
• liczbę dostępnych miejsc,
• udogodnienia technologiczne dostępne na miejscu (projektory, nagłośnienie, miejsca siedzące przy biurku/stole),
• styl wykończenia wnętrza,
• rodzaj akceptowanej formy poczęstunku/wyżywienia.

Niektóre sale konferencyjne proponują własny katering, a także darmowy internet. Warto skorzystać z takich usług. Dzięki temu zmniejszysz liczbę zadań do wykonania podczas organizowania spotkania biznesowego. Na wynajętej sali możesz przygotować konferencję zarówno na kilkanaście, jak i kilkadziesiąt osób.

Koszty organizacji konferencji – jak nad tym zapanować?

Przygotowanie idealnego spotkania konferencyjnego to nie lada wyzwanie. Niestety musisz liczyć się ze sporymi kosztami. Znaczną część budżetu pochłonie katering, wynajem konferansjera, a także zakwaterowanie uczestników spotkania. Z tego względu tak ważne jest wcześniejsze planowanie budżetu. Na tym etapie ustal wydatki za:

• wynajem sali konferencyjnej,
• transport i zakwaterowanie,
• działania marketingowe,
• pozyskiwanie sponsorów,
• przygotowane aktywności dodatkowe w trakcie konferencji,
• napoje i wyżywienie.

Ustalenie realnych kosztów organizacji konferencji znacznie ułatwia późniejsze działania. Z niektórych wydatków można zrezygnować, aczkolwiek przy założeniu, że konferencja wciąż będzie spełniać swoje zadanie. Ewentualne oszczędności można wypracować poprzez negocjacje z usługodawcami, np. za wynajem sali konferencyjnej.

W jakim terminie przygotować firmową konferencję?

Wbrew pozorom termin organizacji konferencji jest jednym z najważniejszych elementów, które warto wziąć pod uwagę w trakcie przygotowywania spotkania. Przykładowo: konferencja na ok. 200-300 osób to przedsięwzięcie, które musi potrwać co najmniej 2 dni lub dłużej. Kilka zasad, którymi warto się kierować to:

1. Wybieraj terminy konferencji, które nie kolidują z firmowymi wydarzeniami ani imprezami publicznymi. Dzięki temu zyskasz pewność, że wszystkie zaproszone osoby pojawią się na spotkaniu.
2. Raczej unikaj terminów organizacji konferencji na wakacjach lub w okresie ferii zimowych. Wtedy wiele osób wybiera się na prywatne urlopy. To automatycznie powoduje, że uczestnictwo w konferencji jest niemożliwe.
3. Nigdy nie planuj konferencji na weekend. Wiele osób odpoczywa w tym czasie od pracy. Lepiej przygotować spotkanie (nawet kilkudniowe) od poniedziałku.

Powyższe porady nie sprawdzą się we wszystkich przypadkach. Jeśli odpowiadasz za organizację konferencji w dużej korporacji – prawdopodobnie przygotowanie spotkania w weekend wcale nie będzie złym pomysłem. Wiele firm w tygodniu pracuje na najwyższych obrotach, a więc poszczególne osoby nie będą w stanie oderwać się od swoich obowiązków.

Ile kosztuje organizacja konferencji firmowej?

Minimalne koszty związane z organizacją konferencji na 100 osób to wydatek średnio od ok. 5 tys. złotych. Im więcej uczestników, prezentacji i udogodnień, tym wyższe koszty. Decydując się na nocleg dla gości, a także przygotowanie imprezy integracyjnej wydatki mogą znacznie wzrosnąć – nawet do kilkudziesięciu tysięcy złotych.