Emoji w biznesie - kiedy pomagają, a kiedy szkodzą komunikacji?

Przeczytaj także: Komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie

Jeszcze niedawno biznesowa korespondencja miała bardzo określony styl. Formalny początek, pełne zdania, oficjalne zakończenie i ostrożnie dobrane słowa były niemal obowiązkowym elementem kontaktu zawodowego. Dzisiaj wiele firm działa szybciej i bardziej bezpośrednio. Zespoły komunikują się przez komunikatory, pracują hybrydowo, a granica między rozmową zawodową i codziennym kontaktem coraz bardziej się przesuwa. Wraz z nowym stylem komunikacji pojawiły się również emoji.

– Emoji stały się częścią naszego języka. Nie są już tylko dodatkiem używanym prywatnie, ale narzędziem komunikacji również w pracy. Kluczowe pytanie brzmi nie: „czy używać emoji?”, ale: „kiedy i z kim możemy ich używać?” – mówi Iwona Borawska, specjalistka ds. skalowania i CEI The Process®.

Biznes bez emocji? To już przeszłość

Komunikacja zawodowa przez lata była bardzo formalna. Jednak rozwój technologii i zmiana modelu pracy sprawiły, że firmy zaczęły bardziej zwracać uwagę na relacje i kulturę organizacyjną. Dzisiaj liderzy coraz częściej chcą budować zespoły oparte na otwartości, współpracy i szybkiej wymianie informacji.
Emoji mogą w tym pomóc. Krótka wiadomość „Dziękuję za szybką reakcję 😊” może brzmieć cieplej niż samo „Dziękuję”. W rozmowie zespołowej reakcja 👍 może zastąpić kilkanaście podobnych odpowiedzi.

Ale nie zawsze. – Komunikacja jest narzędziem. Tak samo jak nie używamy tego samego języka podczas rozmowy z przyjacielem i podczas negocjacji z inwestorem, tak samo nie każdy kanał i nie każda relacja pozwala na taki sam poziom swobody – tłumaczy ekspertka.

Jedna emotikona, wiele interpretacji

Problem z emoji polega na tym, że nie każdy interpretuje je w ten sam sposób. Dla jednej osoby 👍 oznacza szybkie potwierdzenie i sprawne działanie. Dla innej może wyglądać chłodno albo lekceważąco.

Podobnie jest z popularnym 😂, 😉 czy ❤️ – w zależności od wieku, doświadczenia i relacji między rozmówcami mogą mieć różne znaczenie. – W komunikacji biznesowej zawsze warto pamiętać o odbiorcy. Jeśli znamy zespół i wiemy, że taka forma jest naturalna – świetnie. Jeśli jednak rozpoczynamy relację z klientem albo partnerem biznesowym, lepiej najpierw poznać styl komunikacji drugiej strony – mówi Iwona Borawska.

Młodsze pokolenie zmienia biznesowy język

Młodzi pracownicy wchodzący na rynek pracy często komunikują się inaczej niż wcześniejsze pokolenia. Dla nich reakcje, skróty i emoji są naturalnym elementem codziennego kontaktu. Nie oznacza to jednak, że profesjonalizm traci znaczenie. Przeciwnie – zdaniem ekspertów rośnie znaczenie kompetencji komunikacyjnych.

– Profesjonalizm nie polega na tym, że każde zdanie musi brzmieć jak fragment umowy prawnej. Profesjonalizm polega na tym, że potrafimy być skuteczni i zrozumiali dla drugiej osoby. Czasem bardziej profesjonalne będzie krótkie, ludzkie „Dzięki, świetna robota 🙌” niż bardzo formalna wiadomość, która brzmi jak automatyczna odpowiedź – podkreśla ekspertka.

Największe błędy? Brak wyczucia

Emoji same w sobie nie niszczą biznesowej komunikacji. Problem pojawia się wtedy, gdy zastępują treść albo są używane bez zastanowienia. Warto stosować się do kilku prostych zasad:

• dopasuj styl do odbiorcy,
• nie używaj emoji zamiast konkretnej informacji,
• zachowaj ostrożność w pierwszym kontakcie,
• pamiętaj, że nie każdy interpretuje symbole tak samo,
• obserwuj kulturę komunikacji w danej firmie.

– Najgorszym doradcą jest automatyzm. Jeśli wysyłamy emoji tylko dlatego, że zawsze tak robimy, możemy się pomylić. W biznesie warto czasem zrobić coś bardzo tradycyjnego: pomyśleć przed wysłaniem wiadomości – mówi z uśmiechem Iwona Borawska.

Nowoczesny biznes potrzebuje ludzkiej komunikacji

Sposób, w jaki się porozumiewamy, cały czas się zmienia. Firmy, które chcą być skuteczne, muszą nauczyć się nowych form komunikacji. Nie oznacza to jednak rezygnacji z profesjonalizmu.

– Biznes tworzą ludzie, a ludzie mają emocje. Dobra komunikacja nie polega na ich ukrywaniu, ale na świadomym wykorzystaniu. Emoji mogą być świetnym dodatkiem do relacji, ale nigdy nie zastąpią szacunku, jasności i odpowiedzialności za słowo – podsumowuje Iwona Borawska.