Wąskie gardło, czyli jak przeciążony dział HR hamuje rozwój całej firmy

Przeczytaj także: Zarządzanie ludźmi: jak zrekrutować HR-owca?

Jak tłumaczy ekspertka rynku pracy i twórczyni platformy Enpulse, w firmach widać dziś wyraźny rozdźwięk między oczekiwaniami wobec HR a jego realnymi możliwościami działania. Przeciążone działy nie są w stanie skutecznie realizować wszystkich inicjatyw, co prowadzi do spowolnienia procesów i frustracji pracowników.

Trafiają tam świetne inicjatywy – pomysły menedżerów i zapytania pracowników – ale niewiele z nich jest realizowanych. Skutki tego paraliżu uderzają w codzienną pracę: procesy znacząco się wydłużają, a pracownicy powoli tracą wiarę w swoją podmiotowość w organizacji. To oznacza, że HR przestaje być funkcją wspierającą, a zaczyna realnie blokować tempo działania firmy – wyjaśnia Magda Pietkiewicz.

Anatomia organizacyjnego chaosu – dysproporcja między zadaniami a zasobami

Skalę przeciążenia dobitnie obrazują twarde dane. Z raportu Society for Human Resource Management State of the Workplace 2025 wynika, że aż 62% specjalistów HR przyznaje, że ich zespoły funkcjonują na skraju wydolności. Dodatkowo 57% działów boryka się z fizycznymi brakami kadrowymi. To obciążenie pracą i jego wpływ na efektywność widzą już nawet pracownicy – skuteczność działów personalnych ocenia pozytywnie zaledwie 4 na 10 zatrudnionych.

To nie brak kompetencji, lecz przeciążenie systemowe sprawia, że HR traci swoją efektywność przestaje być tym samym zdolny do pełnienia roli swoistego łącznika między zarządem a pracownikami.

Nie da się skupić się na pracowniku, gdy żongluje się administracją, rekrutacjami i inicjatywami zarządu. Pamiętajmy, że HR to też pracownicy i ich motywacja również może spaść. Jak taka osoba ma wtedy budować well-being innych? – podkreśla ekspertka.

Zator komunikacyjny i równia pochyła zaangażowania

Kiedy HR jest zablokowany, cierpi na tym cała firma, ponieważ zamiera kluczowy obieg informacji. Opóźniają się oceny okresowe, brakuje czasu na rzetelny feedback, a komunikaty od zarządu docierają do zespołów z opóźnieniem lub w zniekształconej formie.

Z danych raportu Enpulse Zaangażowanie 2025 wynika, że aż 40% pracowników ocenia przepływ informacji w firmie jako niewystarczający, a podobny odsetek deklaruje brak zaufania do decyzji kierownictwa. W rezultacie coraz mniej osób ma poczucie, że ich głos i dobrostan są realnie brane pod uwagę. To z kolei prowadzi do spadku zaangażowania.

Ekspertka podkreśla, że gdy przepływ informacji w firmie zaczyna szwankować, organizacja traci dostęp do realnego obrazu sytuacji, a decyzje podejmowane są na podstawie niepełnych danych i - co gorsza - przeczuć.

W efekcie strategia zaczyna rozmijać się z rzeczywistością, a koszty tego rozjazdu są liczone w setkach tysięcy złotych – mówi Magda Pietkiewicz.

Zasada "maski tlenowej" także w biznesie

Jak wyjść z tego kryzysu i udrożnić firmowe procesy? Przede wszystkim dział personalny musi najpierw zadbać o własne narzędzia i zoptymalizować swoje procesy, by móc ponownie skutecznie wspierać pracowników.

Według raportu Deloitte Global Human Capital Trends 2025 nawet ponad połowa czasu pracy działów HR jest wciąż poświęcana zadaniom administracyjnym, które w wielu przypadkach mogłyby zostać zautomatyzowane. Główną rekomendacją dla firm jest w tym kontekście kluczowe odciążenie HR-u poprzez inwestycję w technologie.

Zdaniem Pietkiewicz, nowoczesne technologie mogą znacząco odciążyć HR, jednak wiele firm wciąż nie wykorzystuje ich pełnego potencjału, co w przyszłości może pogłębić problemy organizacyjne.

To niebezpieczne, jeśli teraz nie zadbamy o fundamenty, czyli automatyzację i narzędzia, które zdejmują z zespołów powtarzalną pracę, za chwilę będziemy nadrabiać zaległości pod presją czasu. A tak nie buduje się niczyjego zaangażowania – alarmuje ekspertka.

Podatek od braku uważności

Brak uwagi wobec pracowników i ich potrzeb przekłada się bezpośrednio na straty finansowe i spadek efektywności całej organizacji podkreśla ekspertka i dodaje:

Pamiętajmy, że każdy niezaangażowany pracownik to „dziura” w budżecie rzędu 35 tysięcy złotych rocznie. Przy skali kilkunastu osób mówimy już o naprawdę dużych kwotach, które wyciekają z firmy tylko dlatego, że nikt nie miał czasu wysłuchać zespołu. To w praktyce podatek od braku uważności – koszt, który firmy płacą nie w fakturach, ale w utraconym zaangażowaniu i wynikach – dodaje Magda Pietkiewicz.