Co zniechęca a co przyciąga pracowników do pracy w biurze?

Przeczytaj także: Biura muszą się zmienić - nowoczesne środowisko pracy podstawą efektywności

Myśląc o tym, jak zachęcić pracowników do pracy w biurze warto rozważyć to, jak zwalczyć lub zminimalizować wpływ czynników, które sprawiają, że pracownicy wolą pracować zdalnie. Czynniki, które respondenci ocenili jako te najbardziej skłaniające ich do unikania pojawiania się w biurze możemy podzielić na trzy kategorie: logistyka, atmosfera oraz skupienie. Interesujące wyniki pojawiają się w grupie respondentów, którzy opisują siebie jako osoby mające trudności z odnalezieniem się w zmieniającym się środowisku, potrzebujące jasnych i precyzyjnych komunikatów oraz mające trudność z nawiązywaniem kontaktów społecznych. W podziale zawodowych aktywności, te oparte na interakcji i procesach twórczych przypisują do przestrzeni biurowej, choć w porównaniu do innych typów osobowości, wolą, aby nieformalne spotkania związane z tematyką pracy odbywały się poza biurem (62,5%). Może to być związane z tym, że ta grupa respondentów potrzebuje innego środowiska, by efektywnie przełączyć się z trybu pracy na tryb prywatny – mówi Bartosz Karasiński, Dyrektor Marketingu w firmie Nowy Styl.

Kluczowe elementy zniechęcające do pracy w biurze według badań Nowego Stylu:

Logistyka: Najwyższy wynik uzyskał długi dojazd do biura (68,82%) , a w tej samej kategorii znalazł się również brak elastyczności godzin pracy (42,65%). W dzisiejszych czasach trudno oddzielić życie prywatne od życia zawodowego – potrzeba większej elastyczności i mobilności, aby efektywnie połączyć te dwa światy.

Dlatego wszelkie kwestie związane z trudnym dojazdem oraz sztywne godziny pracy znacząco wpływają na to, że pracownicy wybierają zdalną formę pracy. Warto zatem podejmować działania związane z wewnętrznymi regułami i zasadami pracy, jak również przemyślane decyzje w przypadku remontu lub możliwej relokacji przestrzeni biurowej.

Atmosfera: Nieprzyjemna atmosfera w biurze uzyskała wynik 50,54%, co podkreśla istotny wpływ czynnika ludzkiego na decyzję o unikaniu pracy w biurze. Rozwiązaniem tego problemu może być wprowadzenie większej liczby stref do spotkań, takich jak otwarte przestrzenie do pracy zespołowej i dodatkowe sale konferencyjne, a także stworzenie przytulnych, domowo-kawiarnianych przestrzeni, które sprzyjają nawiązywaniu relacji i skracają komunikacyjny dystans. Walka z nieprzyjemną atmosferą to również zapewnianie pracownikom możliwości do integrowania się i wspólnego spędzania czasu – np. w trakcie wspólnych posiłków.

Skupienie: Problemy związane z akustyką i czynniki rozpraszające uzyskały wysokie wyniki, odpowiednio 47,67% i 56,99%. Wskazuje to na znaczący wpływ tych czynników na efektywność pracy w biurze. Aby poprawić skupienie, warto rozważyć wprowadzenie akustycznych rozwiązań – takich, jak panele dźwiękochłonne czy budki telefoniczne oraz stworzenie stref, które minimalizują rozpraszacze i umożliwiają lepsze skoncentrowanie się na zadaniach.

Nie należy również zapominać o wewnętrznych zasadach, które pozwolą na bardziej harmonijną i komfortową pracę tj. ograniczenie rozmów na open-space czy prowadzenie spotkań w dedykowanych do tego miejscach. Dodatkowo istotne jest, aby strefy pracy były zaaranżowane w stonowanych kolorach oraz utrzymane w spójnych kształtach i wzorach, aby uniknąć wizualnego chaosu, który może dodatkowo rozpraszać i obniżać efektywność pracy.

Badania Nowego Stylu potwierdzają, że dla 85,66% pracowników atrakcyjne biuro jest ważnym czynnikiem wpływającym na wybór pracodawcy. Niezależnie od tego, jaki jest charakter aranżacji biura – czy jest to biuro komórkowe, strefowe, czy open-space – zawsze pełni ono 7 podstawowych funkcji. Kluczowa staje się funkcja biura jako centrum społecznego, odpowiadającego za utrzymanie relacji, komunikację i integrację.

Oprócz tych ról, biura są również miejscami uczenia się i budowania współpracy.

Mimo różnic w podejściu do pracy i technologiach używanych przez różne pokolenia, wszystkie grupy wiekowe zgadzają się co do tego, że bezpośredni kontakt ze współpracownikami znacząco podnosi poziom relacji w organizacji.

Możliwość spotkania się ze współpracownikami (79,93%), pozytywna, przyjazna atmosfera i wibe firmy (67,38%), nieformalne spotkania oraz budowanie relacji (58,78%) są kluczowymi czynnikami, które badani uznają za najważniejsze przy wyborze pracy w przestrzeni biurowej. To wskazuje, że niezależnie od preferencji dotyczących miejsca pracy, fizyczna obecność w biurze i bezpośrednie interakcje pozostają istotnymi elementami tworzenia silnych więzi i efektywnej współpracy. Co ciekawe, po raz kolejny w badaniach dodatkowe benefity (np. owocowe czwartki, firmowa pizza) uzyskały najniższy wynik (17,56%).
Lokalizacja przestrzeni biurowej (63,80%), przestrzenie poświęcone komunikacji i integracji (53,41%) oraz darmowa kawa i herbata (53,05%) podkreślają, jak ważne są aspekty, które przenikają życie prywatne z zawodowym. Dogodna lokalizacja biura oraz dostęp do miejsc sprzyjających budowaniu relacji między pracownikami ułatwiają codzienną organizację życia oraz wspierają integrację zespołu i tworzą przyjazną atmosferę. Benefity takie jak darmowe napoje dodają codziennego komfortu, a przestrzenie przeznaczone do komunikacji i integracji pomagają w budowaniu relacji – czasem przyjaźni na całe życie.

Najważniejsze czynniki podnoszące atrakcyjność przestrzeni biurowych to ergonomiczne krzesła biurowe (80,29% wskazań) oraz dostęp do naturalnego światła (75,99%). Następnie istotne elementy to: design i estetyka przestrzeni biurowej (74,19%), stabilne łącze internetowe – płynne spotkania online (71,68%), biurka z regulacją wysokości (70,97%), różnorodne strefy wspierające realizację zawodowych aktywności (64,87%), lokalizacja przestrzeni biurowej (63,80%) oraz przestrzenie poświęcone komunikacji i integracji (53,41%).

Potwierdzają to również wyniki dotyczące trudności w biurze, które wskazują, że pracownicy oczekują środowiska sprzyjającego koncentracji. Ważne jest, aby biura były miejscami, które harmonijnie łączą funkcję społeczną z możliwością efektywnej pracy.

Dlatego kluczowe jest działanie na rzecz poprawy akustyki oraz zmniejszenia liczby napływających bodźców, aby odpowiadać na oczekiwania pracowników i wspierać ich efektywność. W tym przypadku rozwiązaniem okazuje się być wprowadzenie odpowiednich rozwiązań akustycznych, ale również poprawne i przemyślane wystrefowanie (podział) przestrzeni biurowej w zależności od charakteru podejmowanych aktywności.
Główne problemy w przestrzeniach biurowych to hałas i gwar, na który wskazuje aż 83,51% badanych. Następne w kolejności są: zbyt duża ilość czynników rozpraszających (63,44%), ograniczony dostęp do naturalnego światła (55,56%), nieergonomiczne stanowiska pracy (50,90%), brak dostępu do różnorodnych stref pracy (49,10%), mało atrakcyjny design (43,01%), brak wystarczającej ilości miejsca przypadającej na jednego pracownika (42,29%), osobisty nadzór przełożonego i kontrola (40,14%), brak roślinności (31,18%), niewystarczająca liczba miejsc do przechowywania (18,64%) oraz niejasne oznakowania i komunikaty (12,54%).