Dobry proces zarządzania umowami - jak ważny jest dla firmy?

Zarządzanie umowami – na czym polega?

Proces zarządzania umowami składa się z kilku etapów. Nad każdym z nich powinna czuwać osoba lub grupa osób, która ma odpowiednie kompetencje z określonej dziedziny. Dzięki temu firma zyskuje pewność, że proces na żadnym etapie nie spowolni lub – co gorsza – nie zatrzyma się w efekcie jakichkolwiek niedopatrzeń. Chodzi przede wszystkim o to, by umowę doprowadzić do szczęśliwej i opłacalnej dla stron finalizacji. Na jakie etapy szczególnie należy zwrócić uwagę?

• Przygotowanie umowy i opiekowanie się nią w procesie uzgadniania. Na tym etapie mogą pojawiać się aktualizacje i zmiany, które odpowiednio do umowy należy wprowadzić.
• Opiniowanie umowy przez odpowiednie działy. Jest to również niezwykle ważne. Na tym etapie osoby z dedykowanymi kompetencjami mogą sprawdzić umowę pod kątem poprawności w zakresie merytorycznym.
• Weryfikacja prawda, na podstawie której firma zyskuje pewność, że dokument został przygotowany zgodnie z prawem.
• Proces akceptacji wewnątrz firmy, a następnie uzgodnienie procesu podpisania i otrzymania umowy przez drugą stronę.

Z racji tego, że niektóre procesy mogą trwać dłużej, istnieje ryzyko, że na którymś z etapów coś pójdzie nie tak. Dlatego procesy zarządzania umowami wymagają wyjątkowej uwagi.

Czy warto korzystać ze wsparcia w zarządzaniu umowami?

Wsparcie osób doświadczonych w konkretnej dziedzinie zawsze jest wskazane. Niesie ze sobą kilka istotnych zalet, które w krótkim czasie mogą przełożyć się na wymierne korzyści finansowe firmy.

1. W poszczególne etapy zarządzania umowami firma nie musi wdrażać angażować większej ilości pracowników. Nie są obarczani dodatkowymi obowiązkami.
2. Zarządzanie umowami odbywa się przy udziale osób doświadczonych w konkretnych procesach, a to doświadczenie może przełożyć się na szybkie i satysfakcjonujące wyniki – podpisanie i wdrożenie umowy.
3. O wiele łatwiej współpracować w ramach zarządzania umowami z doświadczonym zespołem, zwłaszcza jeśli jest to związane z trudną i mozolną umową, również w ramach procesu kryzysowego.

O proces zarządzania umowy warto dbać szczególnie. Korzystanie w tym zakresie z pomocy może być mądrym i opłacalnym posunięciem firmy.