Elektroniczny obieg dokumentów w firmie - w czym tkwi jego fenomen?

Elektroniczny obieg dokumentów – wszystko, co należy o nim wiedzieć!

Zanim elektroniczny obieg dokumentów stał się codziennością większości firm, wszystkie organizacje korzystały z jego tradycyjnego odpowiednika. Dokumenty były gromadzone i przechowywane w postaci papierowej w fizycznym archiwum, procesowane manualnie oraz organizowane przez oddelegowanych do tego celu pracowników. W związku ze swoją specyfiką, praca z dokumentacją analogową wymagała sporych nakładów finansowych, zaangażowania i uważności oraz dostępności fizycznej przestrzeni. Wiązała się przy tym z wieloma problemami, np. ryzykiem przypadkowego zniszczenia czy zgubienia pism, pominięcia dokumentów lub wyciekiem wrażliwych informacji i danych na zewnątrz organizacji.

W związku ze wszystkimi tymi problemami zaistniała potrzeba stworzenia alternatywnego, bardziej nowoczesnego i lepiej dostosowanego do współczesnych realiów rozwiązania. Okazał się nim być elektroniczny obieg dokumentów, który szybko spotkał się z uznaniem współczesnych użytkowników biznesowych. Elektroniczny obieg dokumentów skutecznie eliminuje bowiem większość najistotniejszych problemów związanych ze specyfiką pracy z dokumentacją, oferując dodatkowo funkcjonalności z zakresu automatyzacji procesów biznesowych, którą szczególnie doceniają współczesne firmy i organizacje. W elektronicznym obiegu dokumentów większość papierowych zasobów dokumentacji jest poddawana digitalizacji i przechowywana w cyfrowym archiwum dostępnym z poziomu oprogramowania do zarządzania dokumentacją.

Nowoczesne platformy low-code i ich rola w elektronicznym obiegu dokumentów

Na wcielenie w życie koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają między innymi nowoczesne platformy low-code. Głównym celem ich powstania było dążenie do digitalizacji, automatyzacji i optymalizacji wszystkich procesów, które stanowią nieodłączną część pracy danego przedsiębiorstwa, a przy tym stworzenie środowiska, w którym budowa aplikacji nie wymaga umiejętności programowania.

Elektroniczny obiegu dokumentów pozwala skutecznie pozbyć się większości problemów związanych z pracą z dokumentacją firmową. Co więcej, jego wdrożenie może także stanowić pierwszy, bardzo istotny krok ku udanej cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa – zwłaszcza wtedy, gdy wdrożony zostanie za pomocą platformy low-code, która umożliwi idealne dopasowanie workflow do potrzeb danej organizacji, a także zapewni możliwość sprawnego i szybkiego wdrażania potrzebnych modyfikacji z natychmiastowym skutkiem, co pozwala dostosować już istniejące obiegi dokumentów do zmieniających się potrzeb firmy bez ryzyka naruszenia uruchomionych procesów czy zaburzenia pracy wdrożonych aplikacji biznesowych.

Dostępne na rynku rozwiązań IT dla biznesu nowoczesne systemy oferują swoim użytkownikom wiele funkcjonalności niezbędnych do budowy wysoce elastycznych i łatwo skalowalnych aplikacji biznesowych. Dzięki temu mogą zostać ściśle dopasowane do potrzeb poszczególnych pionów biznesowych oraz wymagań wynikających ze specyfiki procesów i scenariuszy biznesowych. Oferują szerokie możliwości w zakresie usprawnienia i przyspieszania procesów związanych z workflow, ułatwiają współdzielenie dokumentów między działami firmy i pracownikami oraz pozwalają eliminować ryzyko błędów, przeoczeń czy nieprawidłowości, często pojawiających się podczas procesowania dokumentów.

Nowoczesne platformy dają także możliwość łatwej i bezproblemowej integracji z innymi systemami działającymi w firmie, co pozwala uniknąć przestojów oraz problemów często towarzyszących wprowadzaniu ważnych zmian w sferze zarządzania dokumentacją.