eGospodarka.pl

eGospodarka.plWiadomościKomunikaty firm › Ewidencja czasu pracy - jak prowadzić ją efektywnie w firmie?

Ewidencja czasu pracy - jak prowadzić ją efektywnie w firmie?

2020-12-21 09:01

Ewidencja czasu pracy - jak prowadzić ją efektywnie w firmie?

Ewidencja czasu pracy - jak prowadzić ją efektywnie w firmie? © fot. mat. prasowe

Komunikat PR

Jednym z obowiązków każdego pracodawcy jest prowadzenie tzw. ewidencji czasu pracy. Dotyczy ona w szczególności osób zatrudnionych na stałe, a więc na podstawie umów o pracę. Obecnie coraz częściej porzuca się tradycyjną formę na rzecz ewidencji elektronicznej. Czy jest to efektywne rozwiązanie? Jak jeszcze bardziej usprawnić ten aspekt w firmie? Na co w szczególności zwrócić uwagę?
Polski prawodawca narzuca na przedsiębiorców zatrudniających pracowników szereg wymogów formalnych, które z jednej strony mają usprawnić pracę całego zakładu, ale z drugiej ich wdrożenie wiąże się z pewnego rodzaju wyzwaniem logistycznym. Nie bez znaczenia jest także to, że aktualnie coraz większą rolę w poszczególnych firmach odgrywa automatyzacja działań i to na wielu płaszczyznach codziennego funkcjonowania. O czym dokładnie mowa i jak skutecznie wykorzystać nowe rozwiązania na przykład w kontekście ewidencji czasu pracy pracowników?

Ewidencja czasu pracy - dla kogo?


Na wstępie warto podkreślić, że ewidencja czasu pracy dotyczy zawsze wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie stabilnej umowy o pracę, jak i powołania, wyboru, czy mianowania. Z rozwiązania tego nie będą więc korzystać pracownicy, którzy mają podpisane umowy cywilnoprawne, czyli o dzieło lub zlecenie. Zasady prowadzenia ewidencji określono między innymi w rozporządzeniach Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Kodeks pracy narzuca na przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, chyba że nie zatrudnia on nikogo na etacie.

W jakim celu prowadzić ewidencję?


Wiele osób zastanawia się z pewnością, po co prowadzić ewidencję czasu pracy? Przede wszystkim ma ona pełnić funkcję informacyjną i być swoistym udogodnieniem dla pracodawcy. Dzięki niej przedsiębiorca ma zyskać łatwość w obliczaniu wynagrodzenia poszczególnych pracowników, a także wszelkiego rodzaju urlopów. Dokument ten odgrywa istotną rolę między innymi w przypadku pracowników, którzy posiadają elastyczny czas pracy, pracują w weekendy oraz święta, a także mają na swoim koncie sporą liczbę nadgodzin.

Co musi znaleźć się w ewidencji?


Prawodawca nie narzuca jednego ogólnego wzoru ewidencji czasu pracy, pozostawiając pełną swobodę samemu pracodawcy. W przepisach znajdziemy jednak pewnego rodzaju wskazówki, jakich ram należy się trzymać, aby ewidencja spełniała swoje zadanie. W dokumentacji należy wskazać dane pracodawcy oraz pracownika, a także liczbę przepracowanych godzin, w tym także za pracę w weekendy oraz święta. Ewidencja powinna zawierać ponadto informacje o nadgodzinach, urlopach, a nawet poszczególnych zgodach udzielanych przez pracodawcę. Czas pracy powinien być rozliczany według tygodni, miesięcy, kwartalnie albo rocznie - wszystko według przyjętego w danym zakładzie pracy systemu.

Ewidencja czasu pracy pracowników - na co jeszcze zwrócić uwagę?


Ewidencja czasu pracy powinna zawierać także wszystkie zwolnienia lekarskie, przepustki i wnioski pracownika dotyczące urlopów, zwolnienia z pracy w związku z opieką nad dzieckiem lub z innych ważnych powodów osobistych. Jeśli chodzi o wspomniane już zgody zatrudniającego, mowa głównie o decyzjach dotyczących na przykład przesunięcia pracownika z jednego stanowiska na drugie. Widzimy więc, że ewidencja musi dostarczać zatrudniającemu kompleksowych informacji związanych z sytuacją konkretnego pracownika. Pracodawca, co znajduje odzwierciedlenie w stosownych przepisach, ma obowiązek przechowywania tych danych przez okres minimum 10 lat od momentu ich zebrania. Oczywiście z zachowaniem wszelkich procedur i zasad bezpieczeństwa związanych z prawidłową ochroną danych osobowych.

Ewidencja czasu pracy - w jakiej formie?


Coraz więcej firm odchodzi od tradycyjnej postaci sporządzania ewidencji czasu pracy na rzecz rozwiązań online. Wszystko po to, aby zaoszczędzić sobie nie tylko sporo czasu, ale także pieniędzy. Sporządzanie papierowej ewidencji jest bowiem sporym wyzwaniem, a jeszcze większym jest jej gromadzenie i przechowywanie. Na szczęście świat biznesu idzie z duchem czasu i nowoczesności. Używanie elektronicznej ewidencji czasu pracy jest oczywiście zgodne z prawem, a w wielu przypadkach nawet przez ustawodawcę zalecane. Choćby z uwagi na o wiele większą dokładność tego rodzaju dokumentacji oraz możliwość zestawienia jej z wieloma innymi danymi dotyczącymi pracowników. System samodzielnie kataloguje bowiem wiele dokumentów, a dostęp do nich jest bardzo intuicyjny.

Elektroniczna ewidencja - czy warto?


Ewidencja czasu pracy – jak prowadzić ją efektywnie? Ewidencja czasu pracy pracownika na miarę XXI wieku - obecnie dostępnych jest wiele różnego typu systemów, dzięki którym prowadzenie ewidencji jest w pełni zautomatyzowane i nie wymaga wielu poświęceń ze strony samego pracodawcy oraz działu kadr. Ponadto, wiele dostępnych na rynku rozwiązań ma dodatkowe funkcje pozwalające na zintegrowanie ich z innymi bazami danych. To z kolei powoduje, że można stworzyć cały system wymiany informacji w firmie, a tym samym ułatwić jej codzienne funkcjonowanie. Elektroniczna ewidencja sprawia także, że przechowywanie danych jest prostsze niż kiedykolwiek wcześniej, a odszukanie jakiejś informacji zajmuje o wiele mniej czasu niż miało to miejsce w przypadku formy papierowej.

Co grozi za brak ewidencji?


Jeśli prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy, jakie konsekwencje czekają tych, którzy od tego obowiązku się uchylają? Zgodnie z przyjętymi uregulowaniami prawnymi, przedsiębiorca zatrudniający pracowników na umowy o pracę, który nie wprowadził w swojej firmie ewidencji, popełnia wykroczenie. Grozi za nie kara grzywny od 1000 do 30 000 złotych. Dotychczasowe orzecznictwo w tej materii nie pozostawia wątpliwości, że wymiar sprawiedliwości podchodzi do sprawy bardzo poważnie. Warto więc zadbać o prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy swoich podwładnych, a najlepiej zrobić to przy użyciu sprawdzonego systemu elektronicznego.

oprac. : Komunikat PR

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: