Złudzenie 8-godzinnego dnia pracy

Najpierw obalmy podstawowy mit. Wbrew temu, co praktykuje się w większości firm, 8-godzinny dzień pracy nie jest wymogiem do osiągania dobrych efektów

Przyjęło się, że dzień pracy trwa około ośmiu godzin. Rano – o godzinie 8-ej lub 9-tej pracownicy przybywają do firmy, by wyjść z niej około 16-tej czy 17-tej. Ten model dotyczył do niedawna wszystkich, bez względu na ilość zadań, typ pracy czy zajmowane stanowisko.

Logika podpowiada, że nie zawsze praca, którą mamy wykonać, wymaga dokładnie ośmiu godzin każdego dnia. Jej natura jest taka, że pojawia się ona “falami” – raz potrzeba poświęcić 10 godzin, ale innym razem wystarczy pracować 5 godzin dziennie.

Wymóg 8-godzinnego dnia pracy jest źródłem problemów. Gdy pracy jest zbyt wiele, powoduje frustrację i stres. Gdy pracy jest zbyt mało, powoduje nudę. Ta nuda z kolej zmniejsza motywację i zaangażowanie pracowników. Dlatego pojawiły się nowe rozwiązania, takie jak elastyczny czas pracy, rozsunięcie czasów pracy poszczególnych pracowników, zadaniowy czas pracy, minimalny czas pracy w firmie uzupełniany pracą na odległość lub w domu.

Zarządzanie czasem pracy firmy

Podstawą dla zarządzania czasem pracy firmy jest precyzyjne wyznaczanie terminów oraz ram czasowych w odniesieniu do poszczególnych zadań, na przykład spotkań.

Wiele z nich odbywa się cyklicznie, stąd należy trwale określić ich przebieg, by zaoszczędzić czas, który mógłby być przeznaczony na ciągłe ich projektowanie. Szczególnie ważne jest określenie procesów obejmujących całą firmę. Dotyczą one między innymi:

• planowania na następny rok
• budżetowania
• oceny wyników
• działań integracyjnych
• weryfikacji kompetencji
• organizacji szkoleń

Techniki planowania czasu zespołu

Istnieje wiele technik pomagających lepiej planować czas zespołu. Cztery poniższe szczególnie proponujemy do wykorzystania w działaniu zespołowym:

• Określenie stałych czynności – nakreślenie pracownikom stałych czynności do wykonania w ciągu dnia oraz tygodnia; dzięki nim pracownicy wiedzą konkretnie, na czym się skupić
• Wykorzystanie okresów największej wydajności – planowanie czasu tak, by najbardziej angażujące zadania wykonywane były w godzinach porannych; te mniej wymagające, jak przeglądanie maila, rozmowy telefoniczne czy porządkowanie dokumentów, powinny być wykonywane w godzinach późniejszych
• Grupowanie podobnych działań – łączenie ze sobą wykonywania działań o podobnym charakterze; najczęstsze jest grupowanie według miejsca wykonania - działania przy komputerze, przy telefonie, przy dokumentach papierowych etc.
• Praca zespołowa z kalendarzem - wspólne uzgadnianie terminów i czasów realizacji zadań; można do tego wykorzystać na przykład darmowe narzędzie Google Calendar
• Krótkie zebrania (odprawy zespołu), służące uzgodnieniu przebiegu dnia lub tygodnia

BILANS czasu pracy zespołu

Bilans służy do weryfikacji planowania i wykorzystania czasu. Stare powiedzenie mówi, że bilans musi wyjść na zero. Co to oznacza tutaj?

Po pierwsze to, że suma czasu pracy w tygodniu czy miesiącu ma się równać sumie zaplanowanych czasów wykonania poszczególnych zadań. (bilans planistyczny, przed-wykonawczy).

Po drugie to, że suma czasów zużytych na poszczególne działania i zadania powinna się równać sumie czasu „zarejestrowanego” / zgłoszonego jako czas pracy w danym tygodniu lub miesiącu (bilans kontrolny, powykonawczy).

Oczywiście w życiu jest różnie i bilans wychodzi nie często na zero – wtedy analiza wykorzystania czasu pomaga w wyciągnięciu wniosków dotyczących pracy całego zespołu.