Jak wynika z raportu „Duke University/CFO Magazine Global Business Outlook Survey” (czerwiec 2011), 71% dyrektorów finansowych przedsiębiorstw europejskich odnotowało negatywny wpływ wzrostu paliw na budżety swoich firm. Dla porównania, 80% dyrektorów finansowych ze Stanów Zjednoczonych, 78% azjatyckich, w tym aż 88% menadżerów z Chin potwierdza niekorzystne oddziaływania rosnących cen ropy na koszty prowadzenia biznesu. Z tego względu coraz więcej organizacji, zwłaszcza tych posiadających oddziały na różnych kontynentach, decyduje się na wdrożenie inteligentnych rozwiązań technologicznych, które ograniczają liczbę podróży służbowych i przenoszą spotkania biznesowe z pracownikami do przestrzeni wirtualnej. Zdaniem ekspertów, taki model zarządzania pozwala zaoszczędzić nawet 50% kosztów generowanych przez podróże biznesowe. Przykładowo, w Xerox, menedżerowie projektów na odległość nie spędzają już, jak wcześniej, 50% swojego czasu w podróży, ale wyjeżdżają nie więcej niż raz na miesiąc.

Wirtualne zarządzanie firmą

Zarządzanie wirtualne (VM, Virtual Management) to prowadzenie i kontrolowanie działalności operacyjnej firmy i jej oddziałów „na odległość”, za pośrednictwem narzędzi IT i telekomunikacyjnych. Istotną częścią VM jest zarządzanie wirtualnymi zespołami projektowymi, złożonymi z pracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach i często również w różnych strefach czasowych. Członkowie danego zespołu projektowego muszą pracować w dużej mierze w sposób niezależny, efektywnie zarządzając swoim czasem i pełniąc jednocześnie wiele ról – oprócz tych w zespołach wirtualnych, realizują również bieżące projekty w swoich macierzystych oddziałach. Jedną z cech charakterystycznych zespołów wirtualnych jest jego tymczasowość. Wirtualna grupa specjalistów jest tworzona na potrzeby danego projektu, a po jego zakończeniu, pracownicy wchodzą w nowe grupy projektowe. Średni czas trwania projektu wynosi od 3 do 6 miesięcy.

Jak podkreślają eksperci, grupy wirtualne działają najefektywniej w organizacjach, posiadających płaską strukturę organizacyjną, czyli bez rozbudowanej hierarchii kierowniczej. Aby zwiększyć efektywność pracy zespołu stosuje się techniki typu share leadership oraz ownership, polegające na podziale zarządzania między członkami zespołu na różnych etapach rozwoju projektu.

- Zarządzanie na odległość przynosi najwięcej korzyści w dużych firmach, posiadających swoje oddziały w różnych częściach świata – tłumaczy Agnieszka Jackowska, Dyrektor Zarządzająca Infosys BPO Poland. - Konieczność częstych spotkań z managerami i klientami z różnych krajów wymusza wprowadzenie takich strategii operacyjnych, które pozwolą zoptymalizować zarządzanie czasem pracy zespołów i zwiększą efektywność pracowników. Dzięki zarządzaniu na odległość możemy ograniczyć czasochłonne i kosztowne podróże służbowe do niezbędnego minimum – dodaje Agnieszka Jackowska.

Nie wszystkie zadania da się jednak realizować wirtualnie w sposób tak efektywny jak w przypadku zarządzania „tradycyjnego”. Przykładowo, w Xerox praktyka zarządzania na odległość stosowana jest przy projektach m.in. z obszaru marketingu, w tym np. strategii wdrażania nowych produktów czy usług jednocześnie na kilku rynkach. Eksperci firmy za mniej efektywne w wydaniu wirtualnym uważają projekty z obszaru szeroko pojętego „client service”, wymagające utrzymywania bezpośredniej relacji z klientem.