Komunikacja interpersonalna w pracy

Przeczytaj także: Komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie

Najgłówniejsze z tych zasad to:

• zasada grzeczności – dotyczy przestrzegania zasad, uprzejmości, poruszania spraw czy tematów istotnych dla rozmówcy;
• zasada aprobaty – nakazuje okazywanie poważania, szacunku i uznania, a zakazuje ostrej, bezpardonowej krytyki i podejmowania tematów szkalujących czy obrażających rozmówcę;
• zasada skromności – dotyczy unikania demonstrowania swojej wyższości, dominacji czy uprzywilejowania;
• zasada zgodności – akcentuje potrzebę dążenia do zgody, zmniejszania dzielących dystansów i różnic oraz wyrażania akceptacji dla tych sądów, opinii czy przekonań partnera rozmowy, które jest w stanie uznać;
• zasada kooperacji – wskazuje na konieczność łagodzenia napięć, tłumaczenia swych wypowiedzi oraz proszenia o bliższe lub ponowne omówienie kwestii niezrozumiałych lub zbyt zawiłych dla odbiorcy; łącznie sprzyja to tworzeniu sprzyjającej atmosfery;
• zasada ironii – umożliwia w pewnych okolicznościach prowadzenie rozmowy w tonie żartobliwym czy nawet kpiarskim, ale z zachowaniem dobrego smaku i w sposób na tyle czytelny, żeby odbiorca był w stanie odróżnić ten styl konwersacji od konwencji bardziej formalnej;
• zasada ciekawości – odnosi się do wyboru tematów interesujących dla obu stron czy sprowadzania rozmowy do spraw ważnych, wspólnych dla obu rozmówców).

„Jeszcze się taki nie urodził, który by wszystkim dogodził”. To stare ludowe porzekadło przekonuje, że nie jest możliwe utrzymywanie dobrych kontaktów ze wszystkimi współpracownikami. Zawsze pojawi się ktoś, kogo lubi się mniej lub w ogóle i ktoś, kto też nas nie darzy sympatią. Jednak ważne jest, by utrzymywać poprawne kontakty ze współpracownikami.

Będzie to z pewnością łatwiejsze jeśli ich wzajemna komunikacja będzie oparta na następujących zachowaniach:

• należy zwracać się do innych z rozwagą – pracownik powinien traktować innych tak, jak chciałby, aby traktowano jego. Gdy ma on zły dzień, może być kąśliwy i skory do waśni. Chciałby, aby współpracownicy byli wówczas dla niego wyrozumiali. Podobnie i oni miewają ciężkie dni i nie zawsze mają promienne twarze i tryskają humorem;
• trzeba starać się zrozumieć drugą stronę – zanim zareaguje się, lepiej spróbować postawić się na miejscu drugiej osoby. Może okazać się, że inaczej spojrzy się na daną sytuację, jeśli pomyśli się o położeniu innych osób. Zwierzchnik musi mieć szerszy obraz sprawy niż podwładny. To, co pracownikowi wydaje się bardzo istotne, może nie mieć takiego znaczenia dla pracodawcy i odwrotnie. Świadomość tego faktu może sprawić, że reakcje obu stron będą łagodniejsze i efektywniejsze);
• należy przyjrzeć się własnemu zachowaniu – pracownik powinien upewnić się, że wina nie leży po jego stronie. Czasem jego zachowanie może krzywdzić czy obrażać innych. W związku z tym, powinien próbować uświadomić sobie, jak inni odbierają to, co robi;
• trzeba uważać na to, co się mówi – pracownik powinien pomyśleć o tym, jak inni będą się czuli, kiedy usłyszą jego słowa;
• należy uczyć się kompromisu – pracownik nie może zawsze robić wszystkiego po swojemu. Gdy dwie strony nie mogą dojść do zgody, niekiedy najlepszym wyjściem jest kompromis, tzn. rezygnacja obu stron z czegoś na rzecz osiągnięcia porozumienia. Jego osiągnięcie wymaga działań więcej niż jednej osoby. Obie strony muszą mieć szansę zaprezentowania własnego stanowiska. Powinny wiedzieć, na ile mogą ustąpić, i muszą być gotowe na zmiany;
• trzeba okazywać innym, że są obiektem zainteresowań – pracownik powinien przekonywać innych, że się nimi interesuje. Powinien słuchać, kiedy są przy głosie. Jeśli wie, że ktoś pasjonuje się końmi, powinien przytoczyć mu jakąś historię związaną z końmi. Jeżeli spożywał posiłek w stołówce ze swoim współpracownikiem, powinien podziękować mu za miłe towarzystwo. Jeśli wie on, że ktoś miał uroczystość rodzinną, warto zapytać, czy wszystko przebiegło pomyślnie. Ludzie doceniają zainteresowanie, ale nie wścibstwo i nieuzasadnioną ciekawość;
• należy uśmiechać się – uśmiech to okazywanie akceptacji i ciepła. Ludzie lubią otaczać się uśmiechniętymi osobami, robiącymi wrażenie, że cieszą się z ich obecności;
• trzeba sprawiać, by inni czuli się ważni – niemal każdy z pracowników chce czuć się ważny. Z pewnością każdy z nich czuje się dobrze, gdy ktoś pyta ich o zdanie i uważnie słucha ich opinii. Pochlebia im to, że ktoś zwrócił uwagę na to, co zrobili dobrze;
• należy pokazywać, że ma się poczucie humoru – pracownicy lubią przebywać w towarzystwie osób wesołych i potrafiących śmiać się z samych siebie. Kiedy sytuacja jest napięta, niekiedy warto zażartować. Nie wolno jednak przesadzać z żartami, zwłaszcza gdy żartuje się z innych. Ludzie są czuli na punkcie swojego wyglądu zewnętrznego i manier. Zanim zacznie się żartować, warto upewnić się, że jest on w dobrym tonie i tak samo zabawny dla wszystkich;
• trzeba próbować unikać kłótni – podczas kłótni ludzie często mówią za dużo i o rzeczach, których później żałują. Zranione w ten sposób uczucia mogą zabliźniać się powoli. Zwykle musi upłynąć wiele czasu, żeby ktoś puścił w niepamięć bolesne słowa czy bezpodstawne oskarżenia. Nie oznacza to, że trzeba na wszystko ślepo się zgadzać i być uległym. Nie należy jednak przekształcać tego w otwarty spór. Można okazać szacunek drugiej osobie, mówiąc: „Rozumiem twoje stanowisko, ale moje jest nieco inne”;
• należy pomagać innym – jeśli ktoś wcześniej uporał się ze swoimi zadaniami, czasem warto pomóc innym. To prosty sposób, żeby zyskać czyjąś sympatię a nawet przyjaźń. Nie sposób nie lubić kogoś, kto pomaga, kiedy tego się oczekuje;
• trzeba unikać plotek – niekiedy ludzie plotkują z zamiarem sprawienia komuś przykrości. Inni z kolei przekazują „niesamowite wieści” po to, żeby poczuć się ważnymi albo wkupić w czyjeś łaski. Niestety, plotki często ranią i bywają przyczyną poważnych problemów w pracy. Niektórzy sadzą, że zdobędą zaufanie większości, jeżeli będą opowiadać na lewo i prawo, co wiedzą o innych. W rzeczywistości będą „popularni” dość krótko, gdyż „słuchacze” w miarę szybko zaczną się zastanawiać, czy czasem oni sami nie są „obgadywani” przez tych plotkarzy. Niewykluczone też, że w trakcie z pozoru zwykłego plotkowania zostaną ujawnione informacje o przełożonym, współpracownikach czy klientach. Upublicznienie takich informacji może grozić nie tylko utratą zaufania lecz także pracy [Stewart, 2000].