Z badań autorskich wynika, że większa część przedsiębiorców posługuje się narzędziami pomagającymi planować projekty unijne (matryca logiczna, studium wykonalności) – to dobra wiadomość. Zła wiadomość jest natomiast taka, że 67% małych i 94% średnich przedsiębiorców wykonuje ją na samym końcu procesu aplikacji. To niestety podstawowy błąd, który niszczy użyteczność matrycy.

Przyjrzyjmy się zatem jakie są kolejne etapy tworzenia matrycy logicznej, jak ona wygląda oraz jak sprawdzić poprawność logiki zawartej w matrycy.

Matryca logiczna składa się z czterech kolumn i pięciu wierszy, które układają się w logikę pionową i poziomą. Logika pionowa pokazuje jakie są zamierzenia projektu, co chcemy zrobić i w jaki sposób nasze działanie może wpłynąć na polepszenie obecnej sytuacji. Z kolei logika pozioma służy do mierzenia rezultatów projektu i wykorzystanych zasobów poprzez zastosowane wskaźniki ekonomiczne.

Kolumna pierwsza matrycy logicznej zawiera opis podstawowych elementów projektu (patrząc od góry czyli przeciwnie do kierunku czytania i tworzenia):

• cel ogólny/strategiczny,
• cel bezpośredni,
• rezultat,
• działania,
• zasoby/środki.

Każdy z nich powinien logicznie wynikać z poziomu hierarchicznie niższego czyli rezultat wynika z działań, a cel ogólny z celu bezpośredniego.

Cel ogólny/strategiczny to cel, do którego osiągnięcia w sposób pośredni przyczyni się realizacja danego projektu. Odnosi się do szerokiego spektrum działań, w ramach których funkcjonuje projekt. Oznacza to, że cel strategiczny projektu nie zostanie osiągnięty przez samo wdrożenie rozpatrywanego projektu, lecz wymaga podjęcia wielu komplementarnych działań, np. w ramach polityki regionalnej. W matrycy logicznej projektu należy określić ogólnie cel strategiczny/rozwojowy, do którego projekt powinien się przyczynić. Cel ogólny wykracza znacznie poza cele bezpośrednie samego projektu, lecz wymaga podejmowania wielu innych złożonych działań. Określając jako cel ogólny np. poprawę klasy czystości wód lokalnej rzeki dla projektu polegającego na budowie gminnej oczyszczalni ścieków, trzeba założyć, że bez skoordynowanych działań innych samorządów terenów leżących w zlewni tej rzeki tak sformułowany cel ogólny nie zostanie osiągnięty.

Cel bezpośredni projektu to cel, do którego osiągnięcia w sposób bezpośredni przyczynia się dany projekt. Może nim być np. poprawa stanu środowiska lub zwiększenie atrakcyjności inwestycyjnej czy obniżenie kosztów transportu w przedsiębiorstwie.

Rezultaty można zdefiniować jako korzyści wynikające z zakończenia projektu; mogą one obejmować np. wybudowaną drogę czy oczyszczalnię ścieków. Stanowią podstawę planowania projektu i są najczęściej skwantyfikowane, czyli przedstawione w ujęciu liczbowym (np. stworzenie 50 nowych miejsc pracy). Rezultaty są bezpośrednim wynikiem podjętych działań, to np. podniesienie jakości świadczonych usług, utworzenie nowych miejsc pracy.

Działania to każde zadania, których wypełnienie jest konieczne, aby projekt został zakończony, a które wymagają określonego czasu i zasobów. Pojedyncze działanie powinno być w miarę jednorodne, mieć wyraźnie określone punkty rozpoczęcia i zakończenia oraz łączyć się z innymi działaniami jedynie w tych punktach. Liczba, charakter i stopień szczegółowości definiowania działań zależą od specyfiki danego projektu. Przedstawia się tu wszystkie niezbędne działania/czynności, które należy podjąć, aby dojść do zakładanych wyników. Stanowią one całokształt postępowania, które beneficjent zamierza zrealizować w ramach projektu i które po zakończeniu implementacji projektu przełożą się na rezultaty. Obejmują to, co zostało zagwarantowane w budżecie projektu. Typowymi działaniami są np. przeprowadzenie postępowania przetargowego, budowa nowych lub rozbudowa istniejących obiektów itd.