Zarządzanie jakością w firmie

Przeczytaj także: Zarządzanie jakością: rozwój i znaczenie

Jak zatem masz „zarazić” entuzjazmem innych? Jak włączyć ich do pracy nie jako przymuszanych do działania wykonawców, ale jako współtwórców systemu zarządzania?

Możesz pokonać większość stereotypowych, negatywnych opinii na temat systemu jakości pod warunkiem, że przełożeni dadzą reszcie pracownikom dobry przykład. Jeśli kierownictwo potraktuje poważnie pracę pełnomocnika, zbuduje jego autorytet w oczach innych. Możliwe jest to tylko poprzez okazywanie zainteresowania i zrozumienia dla podejmowanych przez pełnomocnika działań i związanych z tym wymagań co do czasu, kosztów, dodatkowych obowiązków.

W przeciwnym razie pracownicy, idąc za przykładem „z góry”, będą unikać zaangażowania w niedoceniane i dodatkowe zadania. Oznacza to brak czasu na wspólne tworzenie „szytej na miarę” dokumentacji i lekceważenie jej systematycznego wypełniania. W efekcie powstaje niesprawny, nieprzystający do rzeczywistości system, który jest spisem nielubianych i nieprzestrzeganych przepisów. Pełnomocnik staje się zgorzkniałym strażnikiem firmowej księgi jakości, który walczy z resztą pracowników o jej stosowanie niczym Don Kichot z wiatrakami.

Aby do wdrożenia czy doskonalenia systemu jakości pozyskać kierownictwo, powinieneś przygotować dobrą argumentację i najpierw porozmawiać właśnie z nimi. Dopiero, po zaakceptowaniu twoich planów i otrzymaniu obietnicy wsparcia w działaniu pora na poinformowanie o nich pracowników. Rozmowy z kierownictwem i pracownikami nie są łatwe. Jeśli chcesz być przekonujący, zaplanuj wcześniej argumenty, jakich użyjesz. Lepiej wtedy opanujesz emocje, przygotujesz dane i fakty na poparcie swojego stanowiska. Bardziej precyzyjnie przedstawisz swoje plany i oczekiwania, a rozmowa będzie bardziej rzeczowa.

Przygotowanie argumentacji ułatwi ci wykorzystanie metody KMO. Trzy zasady KMO (Korzyści – Metody – Oczekiwania) porządkują informacje, które przekazujesz rozmówcom.

Zasada pierwsza „korzyści”

Wyobraź sobie, że sam wątpisz w przydatność systemu jakości. Zastanów się więc, jakie informacje spowodowałyby, że twoje nastawienie się zmieni? Z pewnością chętniej posłuchasz, jeśli ktoś rozpocznie mówić od przedstawiania korzyści dla ciebie. De facto, kiedy mówisz o systemie jakości i związanymi z nim zmianami, każdy zastanawia się, jak twoje plany wpłyną na jego pracę. Masz więc przed sobą ludzi, mających wypisane na twarzy jedno pytanie: co mi to da? Na to pytanie musisz odpowiedzieć zarówno szefom, jak i szeregowym pracownikom.

Argumentując konieczność wdrożenia zmian kolejnym osobom, szukaj odpowiedzi na pytania:

• Jakie są korzyści z wdrożenia i doskonalenia systemu jakości dla ich stanowiska, działu, firmy?
• W czym ułatwi to im dotychczasową pracę?
• Jakich nieprzyjemnych sytuacji, błędów unikną?
• Jakie nowe cele uda im się dzięki temu osiągnąć?
• Jakie nowe zadania uda się zrealizować?

Po korzyściach dla pracowników pora na wskazanie korzyści dla poszczególnych działów i firmy jako całości.

Ważne, by podanych w rozmowie korzyści nie było zbyt dużo, nikt ich wtedy nie zapamięta. Długa lista samych plusów brzmi też mało wiarygodnie. Wybierz kilka argumentów najważniejszych dla rozmówcy.

Rozmowa z kierownictwem – przykłady

O jakich korzyściach możesz powiedzieć kierownictwu przedstawiając zmiany/wdrożenie/doskonalenie systemu jakości:

• skrócenie czasu adaptacji nowego pracownika,
• zmniejszy się liczba kontroli zewnętrznej,
• lepsze wyniki kontroli zewnętrznej,
• jasne procedury projektowania nowych produktów,
• produkt będzie zgodny ze specyfikacją, oczekiwaniami klienta,
• poprawa wizerunku firmy i pozyskiwanie nowych klientów itp.