Rozliczanie projektów unijnych: na co uważać?

Przeczytaj także: Rozliczanie inwestycji finansowanych z dotacji unijnych

Ważny jest czas

Okres kwalifikowalności każdego projektu realizowanego w ramach PO KL określa umowa o dofinansowanie projektu zawarta z beneficjentem. Końcowa data kwalifikowalności wydatku określona w umowie może zostać zmieniona w uzasadnionym przypadku, na pisemny wniosek beneficjenta, za zgodą podmiotu będącego stroną umowy. Możliwe jest ponoszenie wydatków po okresie kwalifikowania wydatków określonym w umowie o dofinansowanie, pod warunkiem że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu i zostaną uwzględnione w końcowym wniosku o płatność.
Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się:

• w przypadku wydatków pieniężnych:
  • dokonanych przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą – datę obciążenia rachunku bankowego podmiotu ponoszącego wydatek;
  • dokonanych kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności – datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu;
  • dokonanych gotówką – datę faktycznego dokonania płatności;
• w przypadku wkładu niepieniężnego: datę faktycznego wniesienia wkładu.

Kto uczestnikiem?

Kwalifikowalność osób zgłaszających chęć udziału w projekcie weryfikowana jest przez beneficjenta na etapie rekrutacji do projektu (tj. w chwili przystąpienia osób do projektu), np. w formie oświadczeń składanych przez potencjalnych uczestników projektu. W momencie rekrutacji uczestnik projektu podpisuje deklarację uczestnictwa. Rozpoczęcie udziału uczestnika w projekcie liczone jest od dnia podpisania przez niego ww. deklaracji. Beneficjent musi dysponować dokumentami potwierdzającymi dokonanie weryfikacji kwalifikowalności osób, którym udzielił wsparcia w ramach projektu. W przeciwnym razie wydatki związane z udzieleniem wsparcia danej osobie mogą zostać uznane za niekwalifikowalne.

Kwalifikowalność personelu projektu

W ramach wynagrodzenia personelu, kwalifikowalne są wszystkie składniki wynagrodzenia, w szczególności:

• wynagrodzenie brutto,
• składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne,
• składki na Fundusz Pracy,
• odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

W ramach wynagrodzenia personelu składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie są wydatkiem kwalifikowalnym.

W przypadku zatrudniania personelu na podstawie umowy o pracę muszą być spełnione następujące warunki:

• pracownik jest zatrudniony (lub oddelegowany) w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z wdrażaniem projektu;
• okres zatrudnienia (lub oddelegowania) jest kwalifikowalny wyłącznie od końcowej daty kwalifikowania wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie projektu (umowa może zostać zawarta na czas dłuższy niż okres realizacji projektu);
• zatrudnienie (lub oddelegowanie) do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane zapisami w zakresie czynności służbowych pracownika, opisie stanowiska pracy lub umowie o pracę.

Co może być wydatkiem w ramach PO KL?

Zgodnie z art. 11 pkt 2 lit. a rozp. 1081/2006, podatek od towarów i usług (VAT) może być uznany za wydatek kwalifikowany tylko wtedy, gdy został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez beneficjenta oraz beneficjent nie ma prawnej możliwości jego odzyskania. Jeżeli podatek od towarów i usług (VAT) zapłacony w związku z dokonaniem wydatku kwalifikowanego może być częściowo odzyskany, kwalifikowalna jest ta część podatku od towarów i usług (VAT), która nie może zostać odzyskana.