Rozliczanie projektów unijnych: na co uważać?

Przeczytaj także: Rozliczanie inwestycji finansowanych z dotacji unijnych

Otrzymanie dotacji unijnej może mieć poważne konsekwencje podatkowe i gospodarcze związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przez „dotację unijną” rozumiemy środki uzyskiwane na sfinansowanie lub dofinansowanie projektów realizowanych w ramach programów operacyjnych. Poniżej chciałabym skoncentrować się na przedstawieniu i wyspecyfikowaniu podstawowych elementów i zagadnień związanych z prawidłowym rozliczeniem realizowanego projektu.

Ważne definicje

Najważniejsza definicja, która ma wpływ na tworzony przez beneficjenta budżet realizowanego projektu już w momencie tworzenia wniosku o dofinansowanie, to: wydatek kwalifikowalny. Co właściwie oznacza i jaki może być, określają zasady kwalifikowalności, których znajomość zapewni nam prawidłowe rozliczenie w przyszłości wniosku o płatność, a co za tym idzie – sprawne otrzymanie środków na dalszą realizację wyznaczonych wskaźników projektu. Wydatki te winny być zgodne z poniższymi wyznacznikami:

• są niezbędne dla realizacji projektu, a więc: mają bezpośredni związek z celami projektu;
• są efektywne i konkurencyjne, tj. nie są zawyżone w stosunku do stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat);
• zostały faktycznie poniesione – stan ten rozumieć należy jako wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego, powodujący faktyczny przepływ środków pieniężnych od beneficjenta lub Partnera do innego podmiotu;
• są udokumentowane;
• zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu zgodnie z zasadami w zakresie konstruowania budżetu w ramach PO KL;
• są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w wytycznych, tj.:
  • nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych z EFS;
  • zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych.
• są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.

Czego nie wolno?

Niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku, tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych – wspólnotowych lub krajowych, w szczególności:

• refundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów;
• zrefundowanie podatku od towarów i usług (VAT) w ramach PO KL, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa na podstawie ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
• zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej wykorzystanej na współfinansowanie projektów finansowanych ze środków wspólnotowych, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach PO KL;
• otrzymanie refundacji ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej pożyczki ze środków publicznych, oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej pożyczki.