Wybór dostawcy

Istotną kwestią regulowaną przez umowę o dofinansowanie jest również procedura wyboru dostawcy bądź wykonawcy robót w ramach projektu. Przedsiębiorcy zobowiązani do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, powinni przeprowadzić pełną procedurę przetargową zgodnie z przepisami tejże ustawy. W pozostałych przypadkach wybór dostawcy bądź wykonawcy powinien odbywać się w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności oraz jawności i przejrzystości. Zgodnie z zapisami umowy w celu spełnienia powyższego wymogu podczas wyboru dostawcy - wykonawcy należy przesłać zapytania ofertowe do minimum trzech potencjalnych dostawców - wykonawców. Po otrzymaniu ofert należy sporządzić protokół z wyboru, który powinien zawierać porównanie nadesłanych ofert oraz uzasadnienie wyboru konkretnej oferty pod kątem kryteriów ustalonych przez spółkę.

Zmiany w projekcie

Przedsiębiorcy realizujący projekt współfinansowany ze środków funduszy strukturalnych mają możliwość wprowadzania określonych zmian w trakcie realizacji projektu. Przedmiotowe zmiany muszą być jednak dokonywane przy zachowaniu procedury określonej zapisami umowy o dofinansowanie. Należy mieć na uwadze, iż niedopuszczalne jest dokonywanie modyfikacji, które mogłyby prowadzić do zmiany celów lub zakresu rzeczowego projektu. Co do zasady beneficjent ma obowiązek wystąpienia do instytucji wdrażającej z wnioskiem o wyrażenie zgody na wprowadzenie zmian w projekcie, w terminie 30 dni od momentu zaistnienia przyczyny dokonania zmiany. Jeżeli przedstawione uzasadnienie spotka się z akceptacją ze strony instytucji, najczęściej podpisywany jest aneks do umowy o dofinansowanie. Należy jednak pamiętać, że zbyt daleko idące zmiany mogą nie zostać zaakceptowane przez instytucję, co może skutkować koniecznością zwrotu wsparcia finansowego.

Wśród zmian dopuszczalnych na etapie rozliczania projektu można w szczególności wskazać przesunięcia pomiędzy poszczególnymi rodzajami wydatków przewidzianych w budżecie projektu. Ponieważ niekiedy faktycznie poniesione koszty w ramach projektu odbiegają od kwot zadeklarowanych na etapie ubiegania się o wsparcie - z uwagi chociażby na zmieniające się warunki rynkowe, większość instytucji przewiduje możliwość przesunięcia zidentyfikowanych oszczędności na rzecz kategorii kosztowych, w ramach których wystąpiły nadwyżki. Niemniej jednak co do zasady w przypadku zwiększenia całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu, nadwyżkę przedsiębiorca musi pokryć z własnych środków, gdyż kwota dotacji określona w umowie o dofinansowanie nie może ulec zwiększeniu, natomiast gdy wartość ta okaże się niższa, kwota przysługującego wsparcia zostanie proporcjonalnie obniżona.

Wnioski o płatność

W celu otrzymania środków finansowych przedsiębiorca ma obowiązek terminowego składania wniosków o zaliczki, wniosków o płatność pośrednią oraz wniosku o płatność końcową. Do wniosku o płatność pośrednią oraz końcową jak również wniosku rozliczającego zaliczkę należy załączyć pełną dokumentację poświadczającą faktyczne dokonanie wydatków. Co do zasady, dokumentacja ta powinna składać się z potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną kopii faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (np. rachunki, listy płac) wraz z dowodami zapłaty, np. kopie wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie płatności, oraz protokołami odbioru robót i dostaw. Wszelkie płatności dokonywane w ramach projektu muszą być realizowane za pośrednictwem rachunku bankowego beneficjenta. Ponadto beneficjent ma obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla projektu, tak aby wszystkie koszty, wydatki i przychody związane z projektem były identyfikowalne.

Informacja i promocja

Przedsiębiorca, który uzyskał dotację ma obowiązek informowania opinii publicznej o współfinansowaniu projektu ze środków unijnych. W tym celu w miejscu realizacji projektu należy umieścić tablicę informacyjną, a po zakończeniu realizacji inwestycji tablicę pamiątkową. Ponadto środki trwałe nabyte w ramach projektu należy oznaczyć naklejkami zawierającymi informacje o współfinansowaniu projektu z funduszy UE, flagę Unii Europejskiej oraz numer Umowy o dofinansowanie.