Jak rozliczyć projekt B+R

Przeczytaj także: ZPORR 2004-2006: rozliczenie dotacji to nie koniec

Bardziej złożone jest rozliczenie wytworzenia środka trwałego. Należy wtedy udokumentować wszystkie koszty ujęte na dokumencie OT, który jest podstawą rozliczenia kosztów wytworzenia (np. amortyzacja urządzeń, wynagrodzenia pracowników, materiały wykorzystane do wytworzenia). Każdy koszt należy wykazać oddzielnie, np. jeżeli koszt wytworzenia obejmuje wynagrodzenia pracowników, to należy je udokumentować w taki sam sposób jak opisany powyżej dla etapu badawczego.

Decyzja o wytworzeniu środka trwałego powinna zostać podjęta w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę. Element ten bardzo często jest przedmiotem kontroli instytucji wdrażającej, która zwraca się o przedstawienie co najmniej 3 ofert od potencjalnych dostawców. Przy rozliczaniu kosztów wytworzenia środka trwałego należy w szczególności przestrzegać zakazu podwójnego finansowania kosztów. Oznacza ono niedozwolone zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku 2 razy ze środków publicznych – wspólnotowych lub krajowych. Jeżeli firma otrzymała uprzednio dofinansowanie na nabycie maszyny, to rozliczenie jej amortyzacji jako kosztu wytworzenia środka trwałego w ramach innego projektu współfinansowanego ze środków unijnych, musi być zgodne z przepisami o pomocy publicznej.

W trakcie weryfikacji wniosku o płatność, instytucja wdrażająca może poprosić o dodatkowe dokumenty (oferty, umowy, zamówienia). Zasady i sposób dokumentacji poniesionych kosztów przedstawiony jest głównie z umowie o dofinansowanie oraz w instrukcji do wniosku o płatność. Dlatego przed przystąpieniem do rozliczenia projektu należy szczegółowo zapoznać się z tymi dokumentami. W przedsiębiorstwie powinna zostać wyznaczona osoba, która będzie koordynowała prawidłowe rozliczenie projektu. W przypadku współpracy w zakresie rozliczenia projektu z firmą doradczą, przed rozpoczęciem realizacji projektu warto uzgodnić, które czynności wykonuje przedsiębiorca, a które doradca.

W trakcie rozliczania projektu bardzo ważnym elementem (obok sprawozdawczości i promocji) jest prawidłowa dokumentacja poniesionych kosztów. Należy pamiętać, że na przebieg rozliczenia kosztów duży wpływ ma sposób uzasadnienia budżetu we wniosku o dofinansowanie.