Indeks Ricoh Document Governance Index , opracowany przez Coleman Parkes Research, ujawnia, że choć całkowite wydatki na zarządzanie dokumentami w Europie przewyższają 14 mld euro rocznie, a firmy wydają na ten cel do 5% wartości rocznego obrotu, to zaledwie nieco więcej niż jedna trzecia (39%) przedsiębiorstw realizuje strategię zarządzania dokumentami, stanowiącą ważny element działalności gospodarczej. Wdrożenie strategii w tym zakresie, lub nawet tylko zlecenie tych działań podmiotowi zewnętrznemu, upraszcza procedury biznesowe i przynosi zarówno krótko- jak i długoterminowe korzyści. Należą do nich redukcja kosztów i niekorzystnego wpływu na środowisko, zwiększenie bezpieczeństwa i wydajniejsza alokacja zasobów. Umożliwia to liderom biznesu skupienie się na rozwoju zasadniczej sfery działalności przedsiębiorstwa.

Choć 77% menedżerów wysokiego szczebla uznaje, że usprawnienie zarządzania dokumentami przynosi oszczędności, w rzeczywistości dzieje się to rzadko i w sposób mało usystematyzowany. Zaledwie 38% ankietowanych 'niekiedy' analizuje swoje koszty w tym zakresie, a aż 17% nie analizuje ich wcale, mimo, że potencjalne oszczędności na tym polu mogą sięgać nawet 30%. Wyniki badania sugerują zatem, że wiele przedsiębiorstw nie realizuje osiągalnych korzyści, nie tylko w postaci oszczędności lecz także w formie zwiększonej wydajności pracowników i lepszej reputacji przedsiębiorstwa w dziedzinie ochrony środowiska.

W raporcie stwierdzono również, że odpowiedzialność za zarządzanie dokumentami jest zdecentralizowana i nie przypisana do żadnego konkretnego stanowiska. Większość respondentów podała, że za dokumenty odpowiada w firmie kilka osób, a w 57% przypadków odpowiedzialność spada na poszczególnych pracowników. 61% respondentów podało, że odpowiedzialność za dokumenty przynajmniej częściowo spoczywa na szefach działów, w tym dyrektorów ds. kadrowych, menedżerów biura oraz kierownictwie działów sprzedaży i marketingu. Rozwiązaniem tego problemu jest przyjęcie scentralizowanego podejścia i zreformowanie procesów tak, by współgrały bezpośrednio z konkretnymi potrzebami przedsiębiorstwa. Uprości to strategię zarządzania dokumentami, zwiększając wydajność pracowników i pozwalając szefom działów skupić się na swoich zasadniczych obowiązkach, z korzyścią dla rozwoju firmy.

Simon Sasaki, dyrektor generalny Ricoh Europe powiedział: “Choć stan gospodarki skłania wyższe kierownictwo do poszukiwania oszczędności, wiele przedsiębiorstw nie nadzoruje czynności takich jak drukowanie, kopiowanie czy faksowanie. Niepokoi fakt, że pomimo rosnącej wiedzy o dostępnych korzyściach, większość europejskich przedsiębiorstw nie realizuje żadnej strategii zarządzania dokumentami. Niedocenianie tego ryzyka naraża firmy na niepotrzebne koszty, niepełną wydajność, osłabienie bezpieczeństwa i wyższe zużycie energii. Braki wydajności w tym obszarze są typowe i łatwe do zlikwidowania. Doświadczenie Ricoh w tym zakresie może przynieść wymierne korzyści poprzez zapewnienie wzrostu produktywności, bezpieczeństwa, maksymalizację przepływów dokumentacji i wsparcie zindywidualizowanych potrzeb poszczególnych oddziałów firmy w tym zakresie.”

Zarządzanie dokumentami w praktyce:

• Duża europejska organizacja pozarządowa zatrudniająca ponad 2000 osób w Niemczech, chciała zwiększyć łatwość obsługi, ograniczyć zużycie papieru i zautomatyzować niektóre procesy związane z dostawami materiałów eksploatacyjnych. Firma Ricoh ujednoliciła flotę drukarek i wprowadziła usługi z zakresu zarządzania dokumentami, które pozwoliły zaoszczędzić 30% całkowitego kosztu posiadania (TCO)
• Jeden z brytyjskich supermarketów posiadający sieć dużych i małych placówek detalicznych chciał zaspokoić rosnące zapotrzebowanie na wydruki i kopie, posiadając przy tym kosztowną i niewydajną obsługę drukarską. Zlecając podwykonawcy wszystkie zadania związane z drukowaniem, zarówno na miejscu jak i zewnętrznie, firma zrealizowała oszczędności rzędu 500 tys. funtów w ciągu trzech lat. Drugi etap programu oszczędnościowego zakłada kolejne 500 tys. funtów oszczędności z tytuł wymiany drukarek biurowych na wydajniejsze i bardziej efektywne kosztowo urządzenia drukujące
• Globalny sprzedawca obuwia sportowego zatrudniający ponad 30 tys. osób na całym świecie. Długi łańcuch dostaw generował znaczne koszty, lecz wymagał bezpiecznego i spełniającego wymogi zgodności systemu elektronicznego fakturowania. Procedura ta była skomplikowana i czasochłonna - każdego roku obsługa 4,5 miliona papierowych faktur kosztowała ok. 4 mln euro. Spółka zleciła obsługę całości zarządzania fakturami specjalistycznej firmie w celu przejścia z systemu papierowego na elektroniczny. W ciągu trzech lat wygeneruje to oszczędności rzędu 3 mln euro.