Spotkania bezpośrednie a e-spotkania

Spotkania w sieci wykorzystują systemy groupware - oprogramowanie do współpracy, które pozwala na wymianę informacji między członkami grupy pracującej nad wspólnym zadaniem. Groupware może być kombinacją oprogramowania do współpracy lub intranetu, elektroniki i systemów poczty głosowej, elektronicznych systemów spotkań, systemów telefonicznych, wideo, biuletynów zarządu publikowanych w sieci, oprogramowania do zarządzania dokumentami i narzędzi umożliwiających nanoszenie na obraz rysunków i adnotacji (annotation system).

Podstawowe zalety:
Najogólniej mówiąc, spotkania w sieci są skuteczne w sytuacji, gdy uczestnicy są rozproszeni pod różnymi szerokościami geograficznymi. Pozwalają także na szybkie uzyskanie informacji zwrotnej, ponieważ pomysły i działania są zapisywane i dystrybuowane elektronicznie.

Podstawowe wady:
Spotkaniom w sieci brakuje pozawerbalnych reakcji, typowych dla spotkań bezpośrednich; nie są zbyt skuteczne w wypracowywaniu relacji i kontaktów grupowych. Mogą także być przyczyną kłopotów technicznych lub awarii. Bardzo często udane spotkania elektroniczne są zasługą uczestników, którzy wcześniej spędzili razem czas.

Inne uwagi:

1. zasoby: zastanów się, jakimi materiałami dysponujesz i które są dostępne dla uczestników,
2. oczekiwania grupy: niektórym uczestnikom spotkania w sieci mogą się wydać zbyt powierzchowne, zbyt efekciarskie lub zbyt innowacyjne. Z kolei dla innych brak odwołania do najnowszych technologii będzie postrzegany jako przejaw braku profesjonalizmu.

Mając to na uwadze, zastanów się nad wadami i zaletami każdej z sześciu przedstawionych poniżej opcji.

Kiedy organizować spotkanie bezpośrednie?

Zalety:
Wybierz spotkanie bezpośrednie, gdy:

1. wyciągasz wnioski na podstawie zachowań pozawerbalnych – języka ciała, intonacji, bliskości, kontaktu bezpośredniego,
2. tematy spotkania są szczególnie delikatne,
3. ludzie nie znają się,
4. kwestią kluczową jest ustalenie relacji i związków interpersonalnych w grupie.

Wady:
W porównaniu z wideokonferencjami spotkania bezpośrednie:

1. nie dają możliwości jednoczesnego uczestnictwa osób znajdujących się w różnych miejscach,
2. wymagają sporządzenia stosownego protokołu, co może opóźnić realizację ustalonych działań. W porównaniu ze spotkaniami w sieci spotkania bezpośrednie mogą zostać zdominowane przez nadmierne gadulstwo, zbyt szybkie reakcje czy obecność osób z kierownictwa; mogą też wymagać pokrycia kosztów podróży i zaangażowania nadmiernej ilości czasu.